Travailler dans une mission avec l’agent

Une mission réunit le travail d’un client dans le tableau de bord : les documents, l’équipe et les tâches que vous confiez à l’agent. L’agent lit les documents de la mission sur nos serveurs, donc Excel n’a pas besoin d’être ouvert. Ouvrez Missions dans la barre latérale.

Si la page affiche « Les missions ne sont pas disponibles », elles ne sont pas encore activées pour votre organisation.

Créer une mission

1. Sur la page Missions, cliquez sur Nouvelle mission.
2. Saisissez un Nom. Renseignez Client (facultatif) si vous voulez voir le client sur la page.
3. Cliquez sur Créer la mission.

Tout membre de votre organisation qui a l’accès au produit peut créer une mission et y a l’accès complet. Un propriétaire ou un administrateur invité sans Accès au produit, par exemple pour gérer seulement la facturation, ne peut ni créer de mission ni ouvrir celles de l’organisation. Si vous voyez « Votre organisation n’a pas encore de région de données », l’organisation doit en avoir une avant sa première mission. Vous ne pouvez pas la choisir depuis le tableau de bord : contactez le support avec le chat sur blast-audit.com/help.

Ajouter des membres

Dans l’onglet Membres, cliquez sur Ajouter un membre. Choisissez une Personne de votre organisation et son Accès :

Les propriétaires et administrateurs de l’organisation qui ont l’accès au produit ont l’accès complet à toutes les missions. La personne qui a créé la mission garde l’accès complet, et vous ne pouvez pas le lui retirer, tant qu’elle reste dans l’organisation. Si elle quitte l’organisation puis y revient, elle repart sans accès à la mission, sauf si elle revient propriétaire ou administrateur, qui ont l’accès complet à toutes les missions : sinon, ajoutez-la de nouveau. Quelqu’un que vous retirez ne voit plus les documents ni les tâches, et vous pouvez le rajouter plus tard.

Importer des documents

Dans l’onglet Documents, déposez des fichiers ou cliquez sur Choisir des fichiers. L’onglet accepte PDF, images, fichiers Office, e-mails, fichiers texte (.txt), CSV ou ZIP, jusqu’à 100 Mo par fichier. Seuls les membres avec l’accès complet importent des documents.

Chaque document passe par Envoi, Analyse antivirus, Conversion en PDF et Lecture, puis affiche Prêt. L’agent peut lire un document dès qu’il est prêt.

Quand un document échoue, sa ligne dit pourquoi : par exemple un fichier protégé par mot de passe, un type de fichier non pris en charge ou les relectures avancées de votre organisation épuisées. Si la ligne propose Relancer, cliquez dessus. Un fichier protégé par mot de passe ou d’un type non pris en charge n’a pas de Relancer : corrigez le fichier et importez-le de nouveau. Si l’analyse antivirus détecte une menace, le fichier est supprimé.

Le menu d’une ligne propose Aperçu quand le document est prêt, Télécharger l’original quand le fichier a passé l’analyse antivirus, et Retirer de la mission aux membres avec l’accès complet, tant que la mission est ouverte. L’agent ne voit plus un document retiré. Les feuilles de travail des tâches déjà réalisées gardent les valeurs et l’indication de leurs sources, mais le document n’est plus servi : ni l’aperçu, ni l’original, ni la page derrière la Source de la cellule, qui affiche alors Document retiré de la mission. Téléchargez l’original avant de retirer un document dont vous pourriez avoir besoin comme justificatif.

Sources de données

Une mission ne prend que des documents. Une source de données, comme un FEC ou un grand livre exporté en CSV, TSV ou texte, va dans un projet d’analyse : ouvrez Analyses dans la barre latérale, puis Nouveau projet. Si vous ne voyez pas Analyses, les analyses ne sont pas encore activées pour vous. Un fichier CSV ou texte importé dans l’onglet Documents d’une mission est un document, pas une source de données.

Lancer une tâche

Dans l’onglet Tâches, cliquez sur Lancer une tâche. Les membres avec l’accès complet lancent des tâches, dans une mission ouverte.

1. Sous Procédure, choisissez un agent de votre bibliothèque, ou gardez Tâche libre pour écrire vos propres consignes. Procédure publiée cherche parmi les procédures que votre organisation a publiées. La tâche garde la version que vous avez choisie, même si une version plus récente est publiée ensuite. Un agent et une procédure publiée ne vont pas ensemble : le dernier choix remplace l’autre. Avec un agent de la bibliothèque, vos consignes priment là où elles diffèrent des siennes. Avec une procédure publiée, l’agent applique ses règles telles qu’elles sont écrites ; si vos consignes en contredisent une, il vous demande laquelle des deux s’applique et n’applique aucune des deux sur ce point avant votre réponse.
2. Saisissez un Titre.
3. Dans Consignes, dites ce qu’il faut vérifier, sur quels documents, et ce que vous attendez en retour. La ligne au-dessus du champ indique les documents que la tâche lit : par défaut, tous ceux de la mission. Cliquez dessus pour en choisir certains. Tapez @ pour désigner un document ou un agent. Choisir un agent avec @ en fait la procédure de la tâche : il remplace l’agent ou la procédure publiée déjà choisis, et une ligne sous le champ l’indique.
4. Dans Modèle de feuille de travail, choisissez, si vous en avez un, un classeur .xlsx ou .xlsm de cette mission. L’agent en remplit les cellules. Avec Aucun (feuille vierge), il part d’une feuille de travail vide.
5. Dans Responsable, choisissez un membre avec l’accès complet, ou Sans responsable. La tâche apparaît dans les revues de ce membre.
6. Cliquez sur Lancer la tâche.

Les boutons Agents et Procédures, en haut de la page Missions, ouvrent la bibliothèque de votre organisation.

L’onglet affiche les tâches en Tableau ou en Liste. Le tableau les range par statut, de gauche à droite : Brouillon, En cours, Attend une réponse, Prête à revoir et Terminée. Brouillon garde les tâches pas encore lancées. Une tâche en pause faute de crédits ou à cause d’un plafond reste dans En cours. Les tâches échouées ou annulées n’ont pas de colonne : sous le tableau ou la liste, Afficher N tâches échouées ou annulées les affiche, et Masquer les tâches échouées ou annulées les range. Mes revues garde les tâches que vous revoyez. Le bouton Mes revues de la page Missions les liste sur toutes vos missions.

Les membres avec l’accès complet voient aussi Tâches automatiques dans cet onglet. Une tâche automatique lance une tâche d’elle-même quand arrivent de nouveaux documents d’un type ou d’une étiquette. Chacune a un responsable et un plafond mensuel.

Suivre la tâche

Cliquez sur une tâche pour ouvrir sa page. L’en-tête indique son statut, le coût à ce stade, le nombre d’étapes et le temps écoulé. Les tâches consomment les crédits IA de votre organisation (voir Choisir une offre, acheter des licences ou demander un devis).

Les étapes de l’agent s’affichent en phrases, comme « 12 documents lus » ou « 4 cellules écrites ». Cliquez sur une étape pour son détail : les documents lus, le code exécuté dans l’espace de calcul, les cellules écrites avec leurs valeurs avant et après.

Vous pouvez fermer la page. La tâche avance sans vous. Pour ajouter une précision pendant que l’agent travaille, utilisez Écrire à l’agent pendant qu’il travaille, puis Envoyer. Annuler arrête l’agent après l’étape en cours. Envoyer et annuler demandent l’accès complet à une mission ouverte.

Une tâche peut être dans ces états :

• En file d’attente et En cours.
• Attend ses sous-tâches. L’agent a lancé des sous-tâches. Elles avancent sans vous, et la tâche reprend quand elles sont terminées.
• Attend votre réponse. Voir la section suivante.
• En pause : crédits épuisés. La tâche reprend d’elle-même, là où elle s’était arrêtée, une fois les crédits rechargés. Les propriétaires et administrateurs voient Acheter des crédits. Les autres membres sont invités à leur demander.
• En pause : plafond mensuel atteint. La tâche reprend quand la période suivante commence. Pour relever ou supprimer le plafond plus tôt, un propriétaire ou un administrateur s’adresse au support : le tableau de bord n’a pas d’écran pour cela.
• En pause : plafond atteint. Une tâche automatique a lancé cette tâche, et son propre plafond mensuel est épuisé. La tâche reprend d’elle-même quand un membre avec l’accès complet relève le plafond dans Tâches automatiques (onglet Tâches), ou quand le mois suivant commence.
• Arrêtée par une limite de sécurité (statut En pause). Le coût de la tâche a dépassé une limite de sécurité interne, et notre équipe a été alertée. Contrairement aux autres pauses, la tâche ne reprend pas d’elle-même : un membre avec l’accès complet clique sur Annuler, puis lance une nouvelle tâche. Un membre en lecture seule ne peut pas l’annuler.
• À revoir. L’agent a terminé et attend votre revue.
• Terminée, Échouée et Annulée.

Répondre aux questions de l’agent

Quand l’agent a besoin de vous, la tâche affiche Attend votre réponse et la page s’ouvre sur la question.

• Une question en texte. La page affiche un champ. Saisissez Votre réponse, puis cliquez sur Répondre et reprendre.
• Une série de questions. Elle arrive sous forme de carte, une page par question, et peut ne contenir qu’une seule question. Choisissez une option, ou Autre chose… pour écrire votre propre réponse. Quand la question en accepte, Joindre des documents ajoute des documents de la mission à la tâche. Passer laisse une question de côté, Répondre plus tard met la carte de côté, et Envoyer les réponses les envoie. Les flèches se déplacent entre les options, Entrée choisit et Échap passe ; dans un champ Autre chose… rempli, le premier Échap quitte seulement le champ.
• Pause automatique. Si l’agent n’avance plus, la page le dit. Donnez-lui une consigne et cliquez sur Reprendre avec cette consigne, ou annulez la tâche.

Vous pouvez aussi écrire un message à la place. Il remplace les questions en attente, et l’agent le lit à leur place. Les membres en lecture seule voient la question mais ne peuvent pas répondre.

Relire la feuille de travail et ses sources

La page de la tâche a trois boutons : Feuille de travail, Revue et Sorties.

Feuille de travail montre le fichier Excel que l’agent remplit pour cette tâche, feuille par feuille. La grille s’ouvre en lecture seule. De petites marques dans le coin d’une cellule indiquent ce qu’il faut regarder :

• Snip : la valeur vient d’un document, et la cellule a une source.
• À vérifier : la valeur a été écrite, ou tirée d’un document, sans snip, ou le contrôle ne fait pas confiance à la formule : elle utilise une fonction que la grille ne calcule pas, une référence circulaire, une formule qu’il n’a pas pu lire, un résultat qu’Excel peut arrondir autrement, ou une cellule elle-même à vérifier. La liste À vérifier nomme chaque cellule et la raison.
• Erreur : la formule renvoie une erreur.

Cliquez sur une cellule marquée Snip. Sa Source de la cellule s’ouvre à côté de la feuille : la page du document, avec les mots dont la valeur est tirée encadrés. Quand l’emplacement n’est pas connu, la page s’ouvre sans cadre. Si une cellule a plusieurs sources, utilisez Source précédente et Source suivante. Sur un écran étroit, le document prend la place de la feuille : Retour à la feuille la ramène. Fermer le document le ferme. Une cellule sans snip n’a pas de source, et le volet le dit.

Un membre avec accès complet peut saisir des valeurs. Cliquez sur Modifier, puis double-cliquez sur une cellule, ou sélectionnez-la et tapez. L’état indique Enregistrement…, puis Enregistré, ou Non enregistré. Les formules sont refusées : saisissez une valeur. Pendant ce temps, les autres membres voient la feuille en lecture seule, et un autre membre avec l’accès complet peut utiliser Prendre la main. Personne ne peut modifier pendant que l’agent écrit dans la feuille, ni une fois la mission clôturée ou la revue terminée. Terminer la modification met fin à votre saisie.

Télécharger (.xlsx) enregistre le fichier. Sous Versions, chaque version a son propre téléchargement. Avec l’accès complet à une mission ouverte, Enregistrer une version garde la feuille de travail telle qu’elle est maintenant. Chaque fichier téléchargé contient un onglet journal : les documents lus par l’agent, les cellules écrites, ses questions et les réponses. Sorties rassemble tout cela : la feuille de travail avec Ouvrir et son téléchargement, les versions enregistrées et l’onglet journal. Elle reste vide tant que l’agent n’a rien écrit dans la feuille de travail.

Relire le travail de l’agent

Quand une tâche est À revoir, cliquez sur Revue. L’écran liste les Points à vérifier : les valeurs écrites sans snip, les valeurs tirées d’un document sans snip, les formules qui renvoient une erreur, les formules que le contrôle ne juge pas fiables (voir À vérifier plus haut) et les suggestions qui attendent votre décision. Choisissez un point pour voir la cellule dans sa feuille. Quand la valeur a un document source, le document s’affiche à côté. Une valeur sans source indique Sans source, et une formule indique Calculée par une formule. Ensuite :

• C’est bon valide une valeur écrite par l’agent. Il n’est pas proposé pour une formule (qu’elle renvoie une erreur ou que le contrôle ne lui fasse pas confiance), pour une date, ni pour une cellule que l’agent n’a pas écrite : laissez une note. Tant qu’une suggestion attend sur la cellule, décidez-la d’abord. Retirer reprend la validation.
• Laisser une note écrit une note pour l’agent. Cliquez sur Ajouter la note pour la garder.
• Pour une suggestion, Appliquer écrit les valeurs, Ne pas appliquer laisse les cellules telles quelles, et Annuler remet ce que Appliquer a changé.

Quand vous avez parcouru les points, vous pouvez :

• Renvoyer N notes à l’agent. L’agent répond à chaque note, puis rend la feuille de travail.
• Terminer la revue, ou Terminer sans renvoyer quand des notes sont ouvertes. La feuille de travail est enregistrée comme nouvelle version, et la tâche passe à Terminée. L’écran liste ce que la fin laisse de côté : points non validés, suggestions non tranchées et notes jamais envoyées.

Seuls les membres avec l’accès complet valident, laissent des notes et terminent. Les membres en lecture seule peuvent lire la revue. Une fois la revue terminée, ses validations restent telles qu’elles ont été données.

Clôturer et rouvrir une mission

Les membres avec l’accès complet cliquent sur Clôturer la mission. La fenêtre indique ce qui suit :

• Toutes les tâches non terminées se mettent en pause : en cours, en file d’attente, en attente d’une réponse ou de crédits, ou à revoir. Leur travail est conservé.
• La mission passe en lecture seule. Personne ne peut importer de documents, lancer de tâches ni écrire à l’agent.
• La suppression est prévue à la date indiquée par la fenêtre : les documents, les feuilles de travail et l’historique des tâches sont alors supprimés définitivement. C’est irréversible. La suppression s’exécute une fois par jour, et une exécution qui échoue est reprise un autre jour.
• Vous pouvez rouvrir la mission avant cette date pour la garder.

Une mission clôturée affiche un bandeau avec les dates. Les membres avec l’accès complet voient aussi un bouton Rouvrir. Rouvrir ne relance pas les tâches en pause. Ouvrez chacune d’elles, là où il est écrit En pause à cause de la clôture, et cliquez sur Renvoyer à l’agent. Une fois la suppression commencée, la mission ne peut plus être rouverte.

Téléchargez ce dont vous avez besoin avant la date de suppression : Télécharger l’original dans le menu d’un document, et Télécharger (.xlsx) sur la feuille de travail ou la version d’une tâche. Où sont stockées vos données, et combien de temps indique combien de temps le contenu reste sur nos serveurs.

Quand personne n’a travaillé dans une mission depuis 6 mois, la personne qui l’a créée, si elle est toujours dans l’organisation, et les propriétaires et administrateurs reçoivent un e-mail. Si personne n’agit sur la mission dans les 30 jours qui suivent, elle est clôturée automatiquement et suit alors les mêmes règles qu’une clôture manuelle. Toute action sur la mission la maintient ouverte.

Les propriétaires et administrateurs peuvent supprimer une mission immédiatement. Ouvrez Autres actions, choisissez Supprimer la mission…, saisissez le nom de la mission et cliquez sur Supprimer définitivement. Les tâches non terminées sont annulées. La mission quitte votre liste aussitôt. Son contenu est effacé par la suppression quotidienne ; une exécution qui échoue est reprise un autre jour.