Des documents prêts à lire
Déposez PDF, images, fichiers Office, e-mails, CSV ou archives ZIP, jusqu’à 100 Mo chacun. Chaque fichier est analysé contre les virus, converti en PDF et lu par OCR. Les classeurs Excel et les fichiers CSV sont convertis jusqu’à 10 Mo.
Des tâches sans Excel ouvert
Donnez à une tâche des consignes ou une procédure, les documents concernés et votre modèle de feuille de travail. L’agent travaille sur le serveur et s’arrête pour poser une question quand il a besoin d’une réponse.
Des valeurs avec leur source
Chaque valeur que l’agent tire d’un document porte ce document, sa page et sa ligne. Le serveur cherche la valeur sur cette ligne, et une valeur introuvable devient une suggestion.
Désignez un responsable
Confiez une tâche à un responsable qui a l’accès complet. Il approuve les valeurs, renvoie des notes à l’agent et termine la revue, ce qui enregistre une nouvelle version de la feuille de travail.
Deux niveaux d’accès
Avec l’accès complet, on importe des documents, lance des tâches et gère l’équipe. En lecture seule, on consulte les documents et les tâches. Les propriétaires et les admins voient toutes les missions.
Une règle de conservation que vous pouvez citer
Le contenu reste tant que la mission est ouverte et il est supprimé au plus tard 30 jours après sa clôture. Vous pouvez la rouvrir tant que sa suppression n’a pas commencé.
Ce que contient une mission
Votre modèle, votre feuille de travail
L’agent remplit le modèle .xlsx ou .xlsm du cabinet et conserve tout ce qu’il n’a pas écrit. Chaque version enregistrée peut être téléchargée.
- Une feuille de journal liste les documents lus, les cellules écrites, les questions et les réponses, jusqu’à 500 lignes. Au-delà, elle garde le statut final et renvoie au fil complet sur la page de la tâche.
- Ouvrez une feuille de travail dans Excel, puis renvoyez-la à la mission comme nouvelle version.
Comment l’agent travaille
Il ne lit que les documents de la mission. Il additionne les totaux avec un outil, pas de tête, et il ignore les consignes écrites dans les documents.
- Les points de jugement vous reviennent comme des exceptions à appliquer ou non.
- Les questions arrivent sous forme de cartes : répondez, passez, ou revenez-y plus tard.
Activité et revues
Le fil d’activité montre qui a ajouté des documents, lancé une tâche ou terminé une revue : un membre, l’agent ou le système. « Mes revues » rassemble vos revues de toutes les missions.
Les fichiers du client
Les fichiers acceptés d’un dossier PBC se copient dans la mission sans nouvel envoi. Chacun garde une note de la demande d’où il vient.
Clôturer une mission
La clôture met la mission en lecture seule et suspend les tâches en cours. Une mission sans activité depuis 6 mois reçoit un avertissement. Elle n’est clôturée que si elle reste inactive pendant les 30 jours suivants, et toute activité lève l’avertissement.
Crédits
Les tâches consomment les crédits IA de l’organisation, et chaque tâche affiche son coût. Une exécution qui échoue de notre côté n’est pas facturée.
Des documents à une feuille de travail revue
Créez la mission
Nommez-la, ajoutez le client et invitez des membres en accès complet ou en lecture seule.
Importez les documents
Déposez les fichiers du client. Chacun est analysé, converti et lu avant que l’agent l’utilise.
Lancez et revoyez
Démarrez une tâche à partir d’une procédure. Si vous désignez un responsable, il vérifie les valeurs citées et termine la revue.
Questions sur les missions
- Faut-il qu’Excel soit ouvert pour lancer une tâche ?
- Non. Les tâches s’exécutent sur le serveur à partir des documents de la mission. Vous pouvez ouvrir ensuite la feuille de travail dans Excel et la renvoyer comme nouvelle version.
- Que se passe-t-il quand une mission est clôturée ?
- Elle passe en lecture seule et les tâches en cours se mettent en pause. Son contenu est supprimé au plus tard 30 jours après la clôture, et vous pouvez la rouvrir tant que sa suppression n’a pas commencé.
- Qui peut voir une mission ?
- Ses membres, en accès complet ou en lecture seule, et les propriétaires et les admins de l’organisation.