Pas de compte pour le client
Chaque personne reçoit par e-mail un lien valable 24 heures. À son expiration, la page en envoie un nouveau à la même adresse.
Un statut par demande
Brouillon, À fournir, À revoir, Acceptée, Renvoyée au client ou Sans objet. Vous voyez ce qui manque sans tenir de tableau de suivi.
Des relances aux échéances
Les relances partent 3 jours avant l’échéance, le jour même, puis tous les 3 jours après, 3 fois au maximum. Sur chaque dossier, une personne reçoit une relance programmée par jour qui regroupe toutes ses demandes en attente.
Chaque fichier analysé
Fichiers jusqu’à 100 Mo, depuis un ordinateur ou l’appareil photo d’un téléphone. Chaque fichier passe par un antivirus avant que vous puissiez accepter la demande.
Des contrôles IA qui ne décident jamais
Chaque fichier est comparé au type de document attendu. Les réponses trouvées dans le fichier citent leur page, les autres sont marquées à vérifier. Le oui ou le non vous revient toujours.
Les fichiers vont là où vous travaillez
Copiez les fichiers acceptés dans une mission sans les renvoyer, ou importez-les dans le complément Excel, où OCR, snips et rapprochement travaillent dessus.
De la liste de demandes à la feuille de travail
Montez la liste dans Excel
Remplissez le modèle Excel puis importez-le. Un aperçu montre ce qui sera ajouté ou modifié avant toute application. Un import ne supprime jamais une demande.
- Exportez la liste vers Excel, modifiez-la, puis réimportez-la.
- Le modèle prend le type de document attendu et jusqu’à 10 questions par demande.
Ce que voit le client
Une page avec ses seules demandes. Il dépose des fichiers, répond « Rien à fournir » en donnant un motif, écrit des messages et transmet une demande à un collègue.
- La page et les e-mails existent en anglais, français, allemand, espagnol, italien ou polonais, au choix pour chaque personne.
- Les e-mails de demande et de relance portent le nom du cabinet, le nombre de demandes, la première échéance si elle est fixée, et le lien. Les intitulés des demandes et les noms de fichiers restent sur la page.
Accepter ou renvoyer
Acceptez une demande, ou renvoyez-la avec un motif que le client lit sur sa page. Relancez quelqu’un à la main, ou désactivez les relances pour un dossier.
Le dossier de l’an prochain
Dupliquez un dossier et ses demandes reviennent en brouillon. Les échéances sont reportées d’un an, et une demande sans échéance reste sans échéance. Fichiers, messages et réponses IA ne sont pas copiés, et rien ne part avant votre envoi.
Conservation
Un dossier est conservé tant qu’il est ouvert. Le clore coupe tous les liens du client, et le dossier et ses fichiers sont supprimés 30 jours plus tard au plus tard.
- Un dossier sans activité depuis 6 mois reçoit un avertissement. Il n’est clos que s’il reste inactif pendant les 30 jours suivants, et toute activité lève l’avertissement.
- Les fichiers copiés dans une mission suivent la conservation de cette mission.
De la demande au fichier accepté
Construisez le dossier
Ajoutez les demandes à la main ou importez le modèle Excel. Donnez à chaque demande une échéance et une personne chez le client.
Envoyez les demandes
Chaque personne reçoit un e-mail avec son lien. Elle dépose ses fichiers sur chaque demande, depuis un ordinateur ou un téléphone.
Revoyez et acceptez
Vérifiez les fichiers et les réponses IA, puis acceptez ou renvoyez chaque demande. Les fichiers acceptés vont dans une mission ou dans Excel.
Questions sur les demandes PBC
- Le client a-t-il besoin d’un compte ?
- Non. Chaque personne reçoit par e-mail un lien valable 24 heures. À son expiration, elle en demande un nouveau, envoyé à la même adresse.
- Les contrôles IA acceptent-ils ou rejettent-ils des fichiers ?
- Non. Ils vous signalent ce qui mérite un coup d’œil. La réponse oui ou non revient toujours à l’auditeur, et le client ne voit jamais les contrôles.
- Quel est le tarif ?
- Les dossiers PBC sont inclus pour chaque utilisateur Blast Audit. L’OCR des fichiers scannés compte sur le pool de pages mensuel de l’organisation, et les questions utilisent des crédits IA. Le contrôle du type de document est gratuit.