Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité explique comment NEXT BP traite les données personnelles lorsque vous consultez blast-audit.com ou utilisez Blast Audit : le complément Excel, le tableau de bord web, les connecteurs de stockage en ligne, le serveur MCP, l’agent d’engagement, la revue des états financiers, les dossiers PBC, les projets d’analyse et l’Académie Blast Audit (le « Logiciel »). Elle constitue l’information exigée par les articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Cette politique informe ; elle ne fait pas partie du contrat conclu avec votre organisation. Les engagements que NEXT BP prend en qualité de sous-traitant figurent dans l’accord de traitement des données (DPA).

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1. Qui sommes-nous

Le responsable du traitement est NEXT BP, société par actions simplifiée au capital de 100 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 920 753 233, dont le siège social est situé 127 rue de la Tour, 75016 Paris.

Pour toute question sur vos données personnelles ou pour exercer vos droits, écrivez à privacy [at] blast-audit.com. NEXT BP n’a pas désigné de délégué à la protection des données ; cette adresse parvient à la personne chargée de la protection des données chez NEXT BP.

Le Logiciel est destiné aux professionnels. Il ne s’adresse pas aux enfants.

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2. Responsable du traitement ou sous-traitant

NEXT BP traite des données personnelles en deux qualités.

• En tant que responsable du traitement, pour les données nécessaires à sa propre activité : visiteurs du site, comptes et authentification des utilisateurs, facturation, assistance, sécurité, mesure d’usage du produit, prospection et relations commerciales. La présente politique décrit ces traitements.
• En tant que sous-traitant, pour les documents et contenus que les cabinets d’audit et d’expertise comptable soumettent au Logiciel (par exemple des relevés bancaires, des factures, des contrats ou des journaux de paie) et pour les données personnelles qu’ils contiennent. Le cabinet qui utilise Blast Audit est responsable du traitement de ces données et décide de ce qu’il soumet. NEXT BP ne les traite que sur les instructions de ce cabinet, dans le cadre du DPA.
• En tant que sous-traitant, aussi, pour la consultation de l’usage par membre lorsque votre organisation active le réglage décrit à l’article 12. Votre organisation est responsable de cette consultation. NEXT BP présente et exporte les indicateurs sur cette instruction (article 2.5 du DPA). Cette consultation n’est pas la mesure d’usage du produit dont NEXT BP est responsable.

Si vos données figurent dans un document qu’un cabinet a soumis à Blast Audit, ou dans un fichier envoyé à un cabinet par un dossier PBC, adressez-vous à ce cabinet pour exercer vos droits. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande au cabinet concerné.

Si un cabinet vous a adressé des demandes de pièces par un dossier PBC, ce cabinet est responsable du traitement des demandes, de votre adresse e-mail, de votre langue, de vos messages, des motifs que vous donnez, de vos fichiers, des résultats des contrôles IA sur ces fichiers et de l’enregistrement de vos actions sur le dossier. Adressez-vous à lui pour exercer vos droits. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande. NEXT BP est responsable de l’enregistrement qu’elle conserve pour limiter les abus du lien, et de ses journaux techniques (section 4).

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3. Données collectées et leur origine

• Données d’identité et de compte : nom, adresse e-mail, organisation, rôle, langue, identifiants de votre fournisseur d’identité lorsque votre organisation utilise l’authentification unique, dates de connexion.
• Données de facturation : nom du contact de facturation, informations sur la société, adresse, numéro de TVA, abonnement, factures et état des paiements. Les données de carte sont saisies sur les pages de Stripe ; nous ne conservons pas le numéro de carte complet.
• Données d’usage : fonctions utilisées, nombre de pages traitées, crédits d’IA consommés, identifiants techniques, données du navigateur et de l’appareil, adresse IP, pages consultées. Le détail par membre (nom, adresse e-mail, rôle, indicateurs de la vue) est décrit à l’article 12. Il n’est pas envoyé à l’outil de mesure d’usage.
• Assistance et échanges : messages, e-mails et pièces jointes que vous nous envoyez, et e-mails que nous vous envoyons.
• Données de prospection : ce que vous saisissez dans nos formulaires de contact et de démonstration (nom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, société, fonction, taille de l’équipe, message).
• Données des connecteurs : lorsque vous connectez Google Drive ou Microsoft 365, les jetons d’accès et l’identifiant de compte que le fournisseur renvoie.
• Contenu soumis au Logiciel : documents, valeurs extraites, instructions, saisie vocale. NEXT BP traite ce contenu en qualité de sous-traitant (article 2).

La plupart de ces données viennent de vous. Certaines proviennent d’autres sources :

• l’administrateur de votre organisation, qui vous invite et vous attribue votre rôle ;
• le fournisseur d’identité de votre organisation, via WorkOS, lorsque l’authentification unique est utilisée ;
• Stripe, pour l’état des paiements ;
• Google ou Microsoft, lorsque vous connectez un connecteur.

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4. Finalités, bases légales et durées de conservation

Les durées ci-dessous sont des durées maximales ; si une suppression échoue, l’article 7 s’applique.

Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer à tout moment (article 8).

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5. Destinataires

Les données personnelles ne sont accessibles qu’aux personnes de NEXT BP qui en ont besoin. Nous les communiquons aux prestataires suivants, qui agissent sur nos instructions :

• Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited) : hébergement sur Microsoft Azure en France ; Azure OpenAI (zone de données UE) pour les fonctions d’intelligence artificielle ; Azure AI Content Understanding pour l’analyse des documents et la lecture avancée des pages scannées (une partie des pages scannées peut être lue par le lecteur de NEXT BP, que nous exploitons nous-mêmes dans notre hébergement Microsoft Azure ; sauf lorsque votre organisation utilise sa propre clé Azure, Azure lit chaque page scannée pour laquelle le résultat que vous recevez ne provient pas de ce lecteur, notamment les pages relues, et peut aussi lire des pages que ce lecteur lit ; pour mesurer et maintenir la qualité de la lecture qui vous est fournie, ce lecteur peut relire une page déjà lue par Azure, et nous ne gardons de cette relecture que des chiffres sans contenu de document) ; le service Azure AI de la zone de données UE, qui contrôle les tableaux de résultats de l’agent d’engagement et de l’agent Excel et vérifie, avant leur envoi, les réponses de Moulinet, l’assistant d’intelligence artificielle de notre assistance (article 12) ; Azure AI Speech pour la saisie vocale ; Azure Communication Services pour les e-mails transactionnels, y compris les réponses de notre assistance ;
• Cloudflare : hébergement du site et du tableau de bord, réception des e-mails d’assistance ;
• Google (Google Workspace) : messagerie de NEXT BP, y compris les e-mails envoyés à support [at] blast-audit.com ;
• WorkOS : authentification et authentification unique ;
• Stripe : paiement et facturation ;
• PostHog : mesure d’usage du produit et mesure d’audience (article 4). Il ne reçoit pas le détail par membre ;
• Sentry : suivi des erreurs ;
• Customer.io : e-mails de service liés au compte et à l’abonnement, dont l’ouverture et les clics sont mesurés par un pixel et par des liens redirigés ;
• Exa : recherche web proposée par l’agent Excel, lorsque vous approuvez la requête de recherche.

Lorsque votre organisation utilise sa propre clé Azure, chaque page scannée est lue par la lecture avancée, avec cette clé. Pour ces lectures, Microsoft agit dans le cadre du contrat Azure de votre organisation et sur ses instructions, et non sur les nôtres (article 5.7 du DPA).

La localisation de chaque prestataire et les garanties applicables aux transferts figurent à l’annexe 3 du DPA, qui constitue notre liste datée des sous-traitants.

Nous pouvons aussi communiquer des données aux autorités publiques lorsque la loi l’exige, à nos conseils (avocats, commissaires aux comptes) tenus au secret, et à un acquéreur en cas de fusion ou de cession de l’activité, après vous en avoir informé.

Nous ne vendons pas de données personnelles.

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6. Transferts hors de l’Espace économique européen

Nous hébergeons nos bases de données et nos fichiers dans l’Union européenne. Certains prestataires sont établis aux États-Unis ou peuvent accéder aux données depuis ce pays : Cloudflare, Google, Stripe, WorkOS, Sentry, Customer.io, PostHog et Exa. Ces transferts reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le destinataire est certifié (à la date de cette politique : Cloudflare, Google, Stripe, PostHog, Sentry et Customer.io), et sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission (décision (UE) 2021/914) dans les autres cas (WorkOS et Exa) ou en complément. Les prestataires Microsoft (hébergement Azure, Azure OpenAI, le service Azure AI de la zone de données UE qui contrôle les tableaux de résultats de l’agent d’engagement et de l’agent Excel et vérifie, avant leur envoi, les réponses de Moulinet, Azure AI Content Understanding, Azure AI Speech et Azure Communication Services) traitent les données dans l’Union européenne. Le personnel de Microsoft situé hors de l’EU Data Boundary peut y accéder à distance, dans la mesure nécessaire pour exploiter, dépanner, assister et sécuriser ses services : ce transfert repose sur les clauses contractuelles types de 2021 (décision (UE) 2021/914, module 3, de sous-traitant à sous-traitant) entre Microsoft Ireland Operations Limited et Microsoft Corporation, et sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel Microsoft Corporation est certifiée. L’examen, par des employés de Microsoft, des données qui ont déclenché ses systèmes de surveillance des abus (article 10) peut aussi avoir lieu hors de l’Espace économique européen : le contrat de Microsoft ne situe ces employés dans l’Espace économique européen que pour un déploiement relevant de la frontière de données de l’UE, et Microsoft ne prend pas d’engagement de frontière de données de l’UE pour la préversion sur laquelle repose le service Azure AI de la zone de données UE. Les employés de Microsoft qui examinent les données de ce service, y compris les messages d’assistance qu’il reçoit pour vérifier les réponses de Moulinet, ne sont donc pas nécessairement situés dans l’Espace économique européen. Le contrat de Microsoft encadre ses transferts hors de l’Espace économique européen par les clauses contractuelles types de 2021, sous réserve, pour une préversion, des mesures de confidentialité et de sécurité moindres ou différentes que Microsoft peut appliquer (article 10). Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à privacy [at] blast-audit.com.

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7. Durées de conservation

La durée de conservation de chaque catégorie de données dont NEXT BP est responsable figure dans le tableau de l’article 4. À l’issue de cette durée, les données sont supprimées ou anonymisées. Si une suppression échoue, elle est relancée et intervient dans les meilleurs délais. Les sauvegardes de la base de données, et les fichiers supprimés d’un engagement, d’une revue des états financiers, d’un dossier PBC ou d’un projet d’analyse, restent récupérables au plus 7 jours après la suppression.

Pour le contenu que NEXT BP traite en qualité de sous-traitant, les durées sont fixées à l’annexe 1 du DPA. En résumé :

• le contenu soumis à l’OCR ou à l’analyse de documents est supprimé, dans les copies que NEXT BP contrôle, au plus tard 24 heures après son import ; les copies que Microsoft conserve temporairement pour la surveillance des abus n’en relèvent pas (article 10) ;
• pour l’agent Excel, le complément envoie à nos serveurs, pour chaque conversation, le nom de chaque document enregistré dans votre classeur et le texte que l’OCR y a lu, afin que l’agent puisse les lister, y faire des recherches et en lire les pages, même lorsque la demande ne porte pas sur ces documents ; il n’envoie pas les fichiers eux-mêmes pour cela ; le contenu d’une conversation avec l’agent Excel, y compris ce texte, est supprimé des systèmes de NEXT BP au plus tard 24 heures après son arrivée, et les sauvegardes de la base le gardent jusqu’à 7 jours de plus ; les copies que Microsoft conserve temporairement pour la surveillance des abus n’en relèvent pas (article 10) ;
• le contenu d’un engagement de l’agent d’engagement, d’une revue des états financiers, d’un dossier PBC ou d’un projet d’analyse est conservé tant que celui-ci est ouvert, puis supprimé des systèmes de NEXT BP au plus tard 30 jours après sa clôture ; après une longue période sans activité, il peut être clôturé, selon les règles de l’annexe 1 du DPA ; les copies que Microsoft conserve temporairement pour la surveillance des abus n’en relèvent pas (article 10) ;
• les fichiers d’un dossier PBC copiés dans un engagement suivent la conservation de cet engagement, et ceux importés dans un classeur restent dans ce classeur ;
• les journaux d’exploitation, conçus pour ne contenir aucun contenu de document, sont conservés 30 jours.

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8. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit à la portabilité de vos données, et d’un droit d’opposition aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, y compris la prospection, à laquelle vous pouvez mettre fin à tout moment sans avoir à vous justifier. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment ; pour les cookies, utilisez le lien Paramètres des cookies en bas de chaque page. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à privacy [at] blast-audit.com. Nous répondons dans un délai d’un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons. Nous pouvons vous demander des informations pour vérifier votre identité.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr), ou de l’autorité de l’État membre où vous résidez ou travaillez.

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9. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Votre nom, votre adresse e-mail et votre organisation sont nécessaires à la création d’un compte ; sans eux, nous ne pouvons pas vous donner accès au Logiciel. Les données de facturation sont nécessaires à la souscription d’un abonnement payant. Dans nos formulaires, les champs obligatoires sont signalés ; les autres sont facultatifs. L’acceptation des cookies de mesure d’audience est facultative et sans effet sur l’accès au site. La mesure d’audience sans cookie du site et du tableau de bord, décrite à l’article 4, a lieu avant ce choix et si vous refusez ; elle ne se rattache pas à votre compte.

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10. Intelligence artificielle et décisions automatisées

• Nous n’utilisons pas vos données ni le contenu que vous soumettez pour entraîner ou ajuster des modèles d’intelligence artificielle. Selon son contrat, notre fournisseur d’IA, Microsoft, n’utilise pas ce contenu pour entraîner des modèles de fondation d’IA générative sans nos instructions documentées, et nous ne donnons pas de telles instructions.
• Si votre organisation enregistre sa propre clé d’API d’un autre fournisseur d’IA ou d’OCR, les requêtes concernées sont envoyées à ce fournisseur, selon le contrat que votre organisation a conclu avec lui ; ce fournisseur n’est pas notre sous-traitant (article 5.7 du DPA).
• Nous configurons le service Azure OpenAI de sorte qu’il ne conserve pas les requêtes ni les réponses pour une consultation ultérieure, sous réserve de la surveillance des abus décrite ci-après.
• Microsoft conserve temporairement toutes les requêtes adressées à Azure OpenAI et toutes les réponses, pour détecter et prévenir les usages abusifs ou préjudiciables du service et de ses résultats (abuse monitoring). Le contrat de Microsoft ne fixe pas de durée à cette conservation. Seules les données qui ont déclenché ses systèmes automatisés peuvent être examinées par des employés habilités de Microsoft ; pour les déploiements relevant de la frontière de données de l’UE (EU Data Boundary), ces employés sont situés dans l’Espace économique européen. Les conditions de Microsoft (Privacy & Security Terms) permettent en outre à son personnel situé hors de cette frontière d’accéder à distance aux systèmes de traitement qui s’y trouvent, dans la mesure nécessaire pour exploiter, dépanner, assister et sécuriser ses services. Microsoft n’a pas accordé à NEXT BP d’exemption de cette surveillance : cette conservation a donc lieu. Microsoft peut aussi conserver temporairement, pour la surveillance des abus, les requêtes adressées au service Azure AI de la zone de données UE qui contrôle les tableaux de résultats et vérifie, avant leur envoi, les réponses de Moulinet, ainsi que les réponses de ce service ; Microsoft n’a donné à NEXT BP aucun engagement sur la durée de cette conservation. Pour ce service également, seules les données qui ont déclenché les systèmes automatisés de Microsoft peuvent être examinées par des employés habilités de Microsoft, situés dans l’Espace économique européen pour un déploiement relevant de la frontière de données de l’UE, et Microsoft n’utilise pas ce contenu pour entraîner des modèles de fondation d’IA générative sans nos instructions documentées, et nous n’en donnons pas. Ce service repose sur une version de modèle que Microsoft propose en préversion (preview) : les conditions de Microsoft applicables aux préversions d’Azure s’y appliquent, et Microsoft peut appliquer aux préversions des mesures de confidentialité et de sécurité moindres ou différentes de celles décrites ici, y compris d’autres pratiques de surveillance des abus. Microsoft ne prend pas d’engagement de frontière de données de l’UE pour les préversions : les employés de Microsoft qui examinent les données de ce service ne sont donc pas nécessairement situés dans l’Espace économique européen. Pour l’un comme pour l’autre service, le contrat de Microsoft ne fixe qu’une suppression au plus tard : après la fin de notre abonnement Azure, Microsoft conserve ces données quatre-vingt-dix (90) jours dans un compte à fonctionnalités limitées, puis les supprime dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivants. Cet abonnement est le nôtre : la fin du contrat de votre organisation n’y met pas fin.
• Le Logiciel ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. Ses résultats sont des propositions que l’utilisateur vérifie. Les réponses de Moulinet aux demandes d’assistance sont envoyées sans relecture préalable par l’équipe ; chacune indique qu’elle est écrite par une IA, et elles ne décident rien à votre sujet. Un bouton du chat confie à tout moment la conversation à l’équipe ; une réponse à son e-mail aussi, sauf la réponse à une question que Moulinet a posée pour préciser la demande (article 12).

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11. Cookies

Les cookies et le stockage du navigateur utilisés par le site et le tableau de bord, leur finalité, leur durée et la façon de modifier votre choix sont décrits dans notre Politique relative aux cookies.

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12. Fonctions particulières

Lorsqu’une fonction ci-dessous traite des données pour le compte de votre organisation, ses durées de conservation figurent à l’annexe 1 du DPA et sont résumées à l’article 7.

Saisie vocale. Lorsque la saisie vocale est activée, le complément enregistre votre voix pendant que vous dictez et envoie l’audio à nos serveurs, qui le font transcrire par Azure AI Speech, dans la zone de données UE. Selon la documentation de Microsoft, ce service ne conserve pas l’audio. NEXT BP ne le conserve pas au-delà de la transcription, qui vous est renvoyée. Ce traitement est réalisé pour le compte de votre organisation, dans le cadre du DPA.

Connexions au stockage en ligne (Google Drive, Microsoft 365). Si vous connectez un compte Google Drive ou Microsoft 365, Blast Audit lit vos fichiers pour que vous puissiez choisir et importer des documents depuis Excel. Pour Microsoft 365, nous demandons la lecture de vos fichiers et, pour un compte professionnel, de la liste des sites SharePoint auxquels vous avez accès. Le Logiciel est conçu pour ne créer, ne modifier, ne partager ni ne supprimer aucun fichier dans votre stockage en ligne. Les jetons d’accès sont chiffrés et conservés pour votre compte, et supprimés lorsque vous déconnectez le compte depuis le tableau de bord Blast Audit. La déconnexion ne retire pas l’autorisation chez le fournisseur : vous pouvez aussi la révoquer depuis la page des autorisations de votre compte Google ou Microsoft. Les fichiers importés sont transmis à votre navigateur ; le Logiciel est conçu pour ne pas les conserver sur nos serveurs. Si vous les soumettez à un traitement, les règles de conservation de l’article 7 s’appliquent.

Recherche dans SharePoint (Microsoft 365 Copilot). Un administrateur qui a connecté son compte Microsoft 365 professionnel peut chercher dans le SharePoint de son organisation depuis le tableau de bord. Sa requête est envoyée, avec sa connexion, au service de récupération de Microsoft 365 Copilot (Microsoft Graph), que Microsoft exploite dans le cadre du contrat Microsoft 365 de votre organisation. Le tableau de bord affiche des extraits, avec leur titre et leur auteur. Le Logiciel est conçu pour ne conserver ni la requête ni les extraits ; nos journaux n’en gardent que le nombre de résultats.

Données des utilisateurs Google. L’utilisation par Blast Audit des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use. Nous demandons la portée https://www.googleapis.com/auth/drive.file, qui ne donne à Blast Audit accès qu’aux fichiers que vous choisissez dans le sélecteur Google Drive. Nous l’utilisons uniquement pour télécharger le fichier que vous sélectionnez afin de l’afficher et de le relier à des cellules de votre propre classeur Excel. Nous n’utilisons pas les données des utilisateurs Google à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas, nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique, et nous ne les transférons à des tiers que dans la mesure nécessaire à la fourniture de la fonction (notre hébergeur Microsoft Azure) ou lorsque la loi l’exige.

Serveur MCP. Si vous connectez à Blast Audit un assistant d’IA de votre choix (par exemple Claude ou ChatGPT) via le serveur MCP, vous l’autorisez avec votre compte Blast Audit via WorkOS. Les requêtes de l’assistant et les résultats renvoyés par votre complément transitent par nos serveurs : leur contenu est masqué, et l’enregistrement supprimé, au plus tard 30 jours après la requête. Pour que l’assistant retrouve vos classeurs, le complément signale à nos serveurs le nom et l’identifiant des classeurs ouverts ; ce signalement est supprimé au plus tard 90 jours après le dernier signalement. L’assistant que vous connectez est exploité par son propre fournisseur, selon les conditions de celui-ci ; il n’est pas un sous-traitant de NEXT BP. Nous conservons la liste des assistants connectés (nom, date de dernière utilisation) afin que vous puissiez les consulter et les déconnecter.

Agent d’engagement. Si votre organisation utilise l’agent d’engagement, les documents importés dans un engagement, le journal des tâches et les feuilles de travail sont conservés sur nos serveurs tant que l’engagement est ouvert, afin que l’agent puisse travailler sans qu’Excel soit ouvert, puis supprimés selon l’article 7.

Revue des états financiers. Si votre organisation utilise la revue des états financiers, nos serveurs conservent le contenu de chaque revue tant qu’elle est ouverte, afin que tous ses membres retrouvent le même travail : documents importés et texte que l’OCR en lit, annotations, commentaires et leurs réponses, listes de contrôle, réponses de l’IA avec les passages qu’elles citent, décisions des réviseurs et leurs notes, paramètres de l’analyse et constats envoyés vers Excel. La revue garde la liste de ses membres et leur accès, et, avec la date, le membre à l’origine de chaque acte. Les commentaires, les réponses et les décisions affichent le nom ou l’adresse e-mail de leur auteur, que reprennent les feuilles de liste de contrôle envoyées vers Excel. Quand l’IA répond à une liste de contrôle, nos serveurs envoient les questions de la liste et le texte des pages des états financiers au service Azure OpenAI ; les copies que Microsoft conserve pour la surveillance des abus (article 10) ne sont pas supprimées avec la revue. Une revue clôturée est supprimée selon l’article 7.

Dossiers PBC. Si votre organisation utilise les dossiers PBC, ses membres adressent par e-mail des demandes de pièces à des personnes chez leurs clients ou ailleurs. Chaque destinataire ouvre un lien personnel, sans compte. Il peut envoyer ou retirer des fichiers, écrire des messages, indiquer qu’il n’a rien à envoyer et pourquoi, choisir sa langue, et confier une demande à un collègue, qui devient alors destinataire. Les demandes, les adresses e-mail et les langues des destinataires, l’enregistrement de leurs actions avec la date, leurs messages, les motifs qu’ils donnent, leurs fichiers, les résultats des contrôles IA lorsque l’organisation a fixé des questions, et le membre qui a envoyé chaque demande sont conservés sur nos serveurs tant que le dossier est ouvert. La clôture d’un dossier met fin à l’accès de tous les destinataires ; le dossier est ensuite supprimé selon l’article 7. Le cabinet est responsable du traitement de ces données (section 2). La page qu’un destinataire ouvre par son lien ne comporte ni mesure d’audience ni analyse produit. Pour limiter les abus, NEXT BP conserve, en tant que responsable du traitement, une empreinte (et non la valeur elle-même) de l’adresse IP, du jeton du lien ou du destinataire, selon l’action, avec un compteur de requêtes, pendant 2 jours au plus (section 4).

Projets d’analyse. Si votre organisation utilise les projets d’analyse, les sources de données importées dans un projet, les jeux de données qui en sont tirés, les plages de cellules envoyées depuis Excel, le journal d’analyse et les scripts exécutés, les résultats et les conversations avec l’assistant du projet sont conservés sur nos serveurs, dans l’Union européenne, tant que le projet est ouvert, puis supprimés selon l’article 7. Le journal d’analyse indique le membre qui a lancé chaque étape ou approuvé une exécution proposée par l’assistant. L’assistant reçoit du projet des éléments limités (noms et colonnes des sources et des jeux de données, nombres de lignes, totaux et quelques lignes d’exemple), ainsi que les messages des membres et l’historique de sa conversation, qui peut reprendre ces éléments. Le Logiciel est conçu pour n’exécuter ce que l’assistant propose qu’avec l’accord d’un membre ayant l’accès complet au projet.

Procédures et conventions de l’agent. Les procédures que votre organisation rédige pour l’agent d’engagement, leurs versions et les conversations qui servent à les rédiger sont conservées jusqu’au retrait de la procédure ; une version citée par une tâche d’engagement est gardée jusqu’à la suppression du dernier engagement qui la cite. Lorsque votre organisation active les conventions, l’agent peut retenir, à votre demande, une manière de travailler ; une convention est conservée jusqu’à ce que vous ou un administrateur la supprimiez, ou jusqu’à votre départ de l’organisation, qui la supprime.

Académie Blast Audit. L’Académie forme les utilisateurs au Logiciel. Si vous la suivez, nous enregistrons les leçons et les parcours que vous terminez, avec leur date, et vos réponses aux exercices et aux questionnaires, avec leur score. Les propriétaires et les administrateurs de votre organisation voient votre progression et votre meilleur score à chaque questionnaire. Ces données sont traitées pour le compte de votre organisation et supprimées après votre départ de l’organisation.

Usage par membre. Le Logiciel enregistre, pour chaque utilisateur, des indicateurs d’usage : la date (le jour, sans l’heure) de la dernière activité, le nombre de jours actifs, les documents importés, les snips, les exécutions de rapprochement, les pages OCR, les exécutions des fonctions d’intelligence artificielle et les crédits consommés. Avec votre nom, votre adresse e-mail, votre rôle et votre statut de membre, ces indicateurs peuvent être montrés aux propriétaires et aux administrateurs de votre organisation, et exportés par eux, lorsque l’un d’eux active cette vue. L’usage des personnes qui ont quitté l’organisation est additionné sur une seule ligne « anciens membres », sans nom ; quand une seule personne a quitté l’organisation, cette ligne montre ses totaux.

La vue ne contient pas le contenu ni le nom des documents. Elle ne contient pas de chronologie, de score, de classement, ni de mesure du temps de travail.

Pour cette consultation, votre organisation est responsable du traitement. NEXT BP est son sous-traitant (article 2.5 du DPA). Les durées de conservation des données d’usage figurent à l’article 4.

Cette politique n’est pas l’information que votre organisation doit vous donner avant d’activer la vue, ni la consultation de vos représentants. Pour exercer vos droits sur cette consultation, adressez-vous à votre organisation. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande. Le détail par membre n’est pas envoyé à l’outil de mesure d’usage.

Assistance. Vous pouvez nous contacter par le chat d’assistance ou par e-mail. Les conversations et leurs pièces jointes sont stockées sur nos serveurs, sur Microsoft Azure dans l’Union européenne. Lorsque vous n’avez pas lu une réponse de notre équipe ou de Moulinet, nous vous l’envoyons par e-mail via Azure Communication Services. Les e-mails d’assistance, y compris ceux envoyés à support [at] blast-audit.com, sont reçus par Google Workspace, notre messagerie, ou par le service de messagerie de Cloudflare, puis transmis à nos serveurs.

Moulinet, l’assistant d’intelligence artificielle de l’assistance. Lorsqu’il est actif, Moulinet, un assistant d’intelligence artificielle (IA), reçoit en premier les messages envoyés à l’assistance, dans le chat comme par e-mail, y compris ceux des visiteurs non connectés. Il répond à partir de notre documentation publique (centre d’aide, notes de version, pages produit du site, page sécurité) et de notes rédigées par notre équipe ; chacun de ses messages indique qu’il est écrit par une IA. Ses réponses font l’objet d’un contrôle automatique avant leur envoi, par Azure OpenAI et, le cas échéant, par le service Azure AI de la zone de données UE (articles 5, 6 et 10) ; ce contrôle ne garantit pas leur exactitude. Ces services reçoivent le texte des messages, après remplacement de toutes les adresses e-mail et des numéros de téléphone que notre outil reconnaît, la langue de la conversation, les extraits de notre documentation qui servent à répondre et la réponse proposée. Ils ne reçoivent aucune donnée de votre compte (nom, adresse e-mail, organisation) et aucune pièce jointe, pas même son nom. En revanche, un nom, une société ou un numéro que notre outil ne reconnaît pas peuvent leur être envoyés s’ils sont écrits dans un message. Vous pouvez à tout moment demander à parler à l’équipe : un bouton du chat confie la conversation à l’équipe ; une réponse à son e-mail fait de même, sauf la réponse à une question que Moulinet a posée pour préciser la demande.

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13. Sécurité

Nous protégeons les données personnelles par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment l’hébergement dans l’Union européenne, le chiffrement en transit (TLS) et au repos, la séparation des données de chaque organisation, des accès restreints et la suppression automatique du contenu des documents. Ces mesures sont décrites à l’annexe 2 du DPA. Pour signaler une vulnérabilité, consultez notre page sécurité.

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14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter une évolution de nos traitements ou de la loi. La date en tête de page indique la version en vigueur. Une version prend effet à sa publication ; nous informons les utilisateurs de toute modification importante par e-mail ou dans le Logiciel au plus tard à cette date.

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15. Contact

privacy [at] blast-audit.com
NEXT BP, 127 rue de la Tour, 75016 Paris