Importer un grand livre dans un projet d’analyse

En bref

Un projet d’analyse lit le grand livre d’un client au moyen d’un profil. Un profil dit comment une sorte d’export est écrite : quelle colonne porte le compte, la date de l’écriture ou les montants, comment sont écrits les dates et les nombres, et quels textes veulent dire débit ou crédit. Blast Audit fournit des profils pour plusieurs formats officiels. Pour tout autre export, vous faites correspondre ses colonnes une fois, ou laissez l’IA les proposer, et enregistrez le résultat comme profil de votre cabinet.

Si la Vue d’ensemble de votre projet n’affiche pas de liste Profil, les profils de grand livre ne sont pas encore activés pour votre organisation, et le projet importe un FEC comme avant.

Formats lus aujourd’hui

Blast Audit fournit un profil pour chacun de ces exports :

Pays: France · Export: FEC

Pays: Lituanie · Export: i.SAF-T 2.01

Pays: Norvège · Export: SAF-T Financial 1.30 et 1.40

Pays: Pologne · Export: JPK_KR_PD

Pays: Portugal · Export: SAF-T (PT) 1.04_01

Pays: Roumanie · Export: SAF-T D406

Pays: Pays-Bas · Export: XAF 3.2 (XML Auditfile Financieel)

Pays: Tous · Export: Rapport General Ledger de QuickBooks Online, exporté en CSV avec ses noms de colonnes en anglais

La liste Profil peut montrer d’autres profils. Elle place en tête, sous Correspond à ce fichier, les profils qui reconnaissent le fichier à son en-tête.

Pour tout autre export, vous choisissez vous-même la colonne de chaque champ (Faire correspondre les colonnes) ou laissez l’IA les proposer (Proposer avec l’IA). C’est possible pour :

un fichier CSV ou texte dont la première ligne porte les noms des colonnes, séparées par une tabulation, un point-virgule, une virgule ou une barre verticale ;

un classeur Excel (.xlsx ou .xlsm) : choisissez la feuille qui contient le grand livre.

Pour un export GoBD, ajoutez l’index et ses fichiers de tables, leur dossier, ou l’archive ZIP de l’export. Si aucun profil de la liste ne le lit, choisissez la table qui contient le grand livre et faites correspondre ses colonnes. L’IA ne propose pas de correspondance pour un export GoBD. Un fichier XML ne peut être lu que par l’un des profils ci-dessus.

Importer un grand livre

Il vous faut un accès complet au projet.

1. Ouvrez le projet, puis Données, et ajoutez le fichier.
2. Ouvrez Vue d’ensemble. Sous Profil, choisissez le profil qui lit le fichier, ou cliquez sur Faire correspondre les colonnes ou Proposer avec l’IA.
3. Si le profil vous laisse un choix, comme l’encodage ou le type de grand livre, faites-le.
4. Cliquez sur Vérifier le fichier. La vérification lit le fichier entier et affiche le nombre de lignes et d’écritures, le total débit et le total crédit et s’ils sont égaux, les dates, ce que l’import a relevé, et les premières lignes telles que l’import les lit.
5. Pour une correspondance faite par vous ou proposée par l’IA, comparez ces lignes et ces totaux avec le fichier, puis cliquez sur Valider. Si une colonne est fausse, changez-la et vérifiez de nouveau.
6. Cliquez sur Lancer les contrôles.

Contrôles non exécutés

Certains contrôles ont besoin d’une colonne que le fichier peut ne pas avoir, comme l’utilisateur qui a saisi une écriture ou l’heure de sa saisie. Avant le lancement, l’écran liste les contrôles qui ne tourneront pas sur ce fichier, et pourquoi. Les résultats les montrent ensuite comme Non exécuté, avec la raison : une colonne absente, des heures qui ne sont pas en heure locale, ou un réglage laissé vide.

Profils du cabinet

Une fois validée une correspondance faite par vous ou proposée par l’IA, vous pouvez la garder pour votre cabinet : saisissez un Nom du profil et cliquez sur Enregistrer pour le cabinet. Tout membre qui a un accès complet au projet peut en enregistrer un.

Chaque membre de votre organisation le trouve ensuite dans la liste Profil, sous la forme « nom, profil du cabinet ». Quand un fichier a les colonnes que lit le profil, la liste le propose sous Correspond à ce fichier. Chaque fichier est toujours vérifié avant que ses contrôles tournent.

Le tableau de bord ne permet pas encore de renommer, de modifier ou de retirer un profil du cabinet.

Ce que garde un profil du cabinet, et combien de temps

Un profil du cabinet ne contient aucune ligne du grand livre. Il contient ce qu’il faut pour lire le fichier, recopié du fichier mis en correspondance : les noms des colonnes, la façon dont sont écrits les dates et les montants, les textes qui veulent dire débit ou crédit, et le nom que vous lui avez donné, avec qui l’a enregistré et quand.

Un profil du cabinet appartient à votre organisation, pas à un projet : clôturer ou supprimer un projet ne le supprime pas. Il est conservé tant que votre contrat court, et supprimé avec les autres données de votre organisation à la fin du contrat, comme le prévoit l’accord de traitement des données (DPA). Le journal de chaque exécution garde une copie du profil avec lequel le fichier a été lu, pour que l’exécution se rejoue de la même façon si le profil change ensuite. Cette copie est supprimée avec le projet.

Ce que reçoit l’IA quand elle propose une correspondance

Proposer avec l’IA fonctionne sur un fichier CSV, texte ou un classeur. Le code de Blast Audit lit d’abord lui-même l’encodage, le séparateur, les formats de date et les formats de nombre du fichier. On demande ensuite à l’IA quel champ porte chaque colonne. Elle reçoit :

le nom de chaque colonne, et ses valeurs sur au plus 20 des premières lignes sous l’en-tête, sans les valeurs vides, chaque nom et chaque valeur coupés à 200 caractères ;

quand les montants sont dans une seule colonne avec un signe, une seconde question sur les mêmes lignes : le compte, le libellé du compte, le libellé et le montant de chaque ligne, pour dire si un montant positif est un débit ou un crédit.

Un fichier de plus de 64 colonnes n’est pas envoyé. L’IA ne reçoit ni le nom du fichier, ni le nom du projet ou du client, ni le nom de votre organisation. Les requêtes partent vers Azure OpenAI, dans la zone de données de l’UE. Microsoft conserve temporairement les requêtes envoyées à Azure OpenAI et ses réponses pour la surveillance des abus ; ces copies ne sont pas supprimées avec le projet (voir Où sont stockées vos données, et combien de temps).

Les champs remplis par l’IA sont marqués IA. Un champ dont elle était moins sûre vous est laissé. Rien n’est importé ni enregistré avant que vous ayez vérifié le fichier et validé. Une proposition consomme des crédits IA de votre organisation.