Blast Audit propose deux façons de sortir les mêmes champs de nombreux documents vers un tableau Excel, à raison d’une ligne par document.
| AI Extraction | Extraction de formulaires | |
|---|---|---|
| Ouverture | Extraction dans le groupe IA | Extraction de formulaires dans le groupe Automatisation |
| Pour | Des documents aux mises en page différentes, des valeurs qui changent de place d’un document à l’autre, plusieurs pages | Des documents qui partagent une même mise en page fixe |
| Vous définissez les champs | En les décrivant avec vos mots | En faisant leur snip sur un document type |
AI Extraction
AI Extraction lit toutes les pages de chaque document : un champ en page 3 d’un bulletin de paie et en page 1 d’un autre est quand même trouvé. Chaque enregistrement reste séparé : si plusieurs documents ont été fusionnés dans un seul PDF, vous obtenez un résultat par document qu’il contient.
- Quoi extraire : décrivez ce dont vous avez besoin, par exemple « nom du salarié, période, salaire brut, net à payer », et cliquez sur Générer les champs. Vérifiez les champs proposés. Chaque champ a un nom, une description et un type : Texte, Nombre, Oui / Non, Date, Liste ou Tableau. Vous pouvez aussi partir d’un modèle enregistré par vous ou un collègue.
- Règles de filtrage (facultatif) : définissez des conditions pour accepter ou exclure automatiquement des documents, par exemple pour écarter ce qui n’est pas une facture.
- Sélectionner les documents : choisissez les documents à traiter.
- Extraire vers Excel : lancez l’extraction. Quand les résultats sont prêts, vérifiez chaque valeur par rapport à sa source surlignée sur le document. Appuyez sur V pour valider et sur X pour rejeter. Écrivez ensuite le tableau dans Excel.
Excel reçoit une ligne par document, avec une colonne Document et une colonne Statut. Cliquez sur n’importe quelle cellule de résultat pour ouvrir le document source.
Limites et coût :
- Jusqu’à 100 documents et 50 champs par exécution.
- Chaque exécution consomme des crédits IA selon le nombre de pages lues.
- Les résultats sont supprimés automatiquement au plus tard 24 heures après l’envoi du document. Écrivez-les dans Excel avant.
Pour savoir quels documents mentionnent un mot ou un sujet, ajoutez un champ Oui / Non comme « Mentionne une garantie » et un champ Texte qui cite le passage.
Extraction de formulaires
Utilisez l’extraction de formulaires quand tous les documents ont la même mise en page, par exemple les relevés d’une même banque ou un formulaire standard.
- Cliquez sur Créer une nouvelle extraction et choisissez les documents.
- Sur un document type, faites le snip de chaque champ avec les outils habituels : texte, somme ou tableau. Chaque snip devient un champ. Cliquez sur le nom d’un champ pour le renommer.
- Vérifiez l’aperçu : Blast Audit applique les mêmes zones à chaque document sélectionné.
- Cliquez sur Exporter vers Excel.
Les documents dont la mise en page diffère affichent un marqueur Aucune correspondance. Créez un modèle par mise en page. Enregistrez le modèle et cochez Partager avec mon organisation pour que vos collègues puissent le réutiliser.
Laquelle choisir
- Bulletins de paie, factures ou contrats d’émetteurs différents : AI Extraction.
- Valeurs qui changent de place d’un document à l’autre, ou sur plusieurs pages : AI Extraction.
- Nombreux exemplaires du même formulaire : extraction de formulaires.