Le rapprochement de documents pointe un échantillon Excel avec vos documents. Pour chaque ligne, Blast Audit cherche dans les documents sélectionnés les valeurs de vos colonnes, écrit ce qu’il a trouvé dans des colonnes de résultat et relie chaque résultat à sa page.
Ouvrez-le avec Match dans le groupe Automatisation de l’onglet Blast Audit.
Avant de commencer
- Importez les documents et attendez que leur Statut OCR soit Terminé. Les documents encore en cours de lecture ne peuvent pas être sélectionnés.
- Placez l’échantillon dans un seul bloc de cellules, avec une ligne d’en-tête.
Lancer un rapprochement
- Cliquez sur Démarrer un nouveau rapprochement de documents.
- Sélectionnez les lignes à pointer : sélectionnez l’échantillon dans Excel, ligne d’en-tête comprise, et laissez La première ligne est un en-tête coché. Cochez les colonnes à chercher dans les documents. Blast Audit détecte le type de chaque colonne (Texte, Montant ou Date) ; corrigez-le s’il est faux.
- Choisissez les documents : sélectionnez les documents où chercher. Chaque ligne est recherchée dans chaque document sélectionné : ne prenez que ceux qui concernent l’échantillon.
- Vérifiez où les résultats seront écrits. Chaque champ reçoit une colonne de résultat avec la valeur trouvée et un lien vers sa page. Si ces colonnes contiennent déjà des valeurs, Blast Audit vous indique combien et demande confirmation avant de les remplacer.
- Cliquez sur Rapprocher N lignes. Gardez Excel ouvert jusqu’à la fin de l’exécution.
- Si certaines lignes ont plusieurs pages possibles, Blast Audit vous les présente une par une. Choisissez la bonne page, choisissez Aucune n’est la source, ou cliquez sur Trancher plus tard. Cliquez ensuite sur Écrire les résultats.
Lire les résultats
| Couleur | Signification |
|---|---|
| Vert | Correspondance trouvée. |
| Orange | Incertain, ou la ligne n’a pas pu être vérifiée entièrement. |
| Rouge | Aucune correspondance. |
Cliquez sur une cellule de résultat pour ouvrir le document sur la valeur trouvée. Les lignes rapprochées avec une confiance faible, ou qui correspondent à plusieurs endroits, sont signalées dans le résumé pour que vous les vérifiiez.
Options des colonnes
Cliquez sur Options sur une colonne, à la première étape :
| Option | Effet |
|---|---|
| Obligatoire | Une ligne n’est rapprochée que si ce champ est trouvé. |
| Sur la même page | Le champ doit figurer sur la page où les autres champs ont été trouvés. |
| Tolérer les écarts d’orthographe | Accepte les abréviations, les formes juridiques et les erreurs d’OCR. Activé par défaut. |
| Accepter une partie de la valeur | Accepte « Jenny » pour « Jenny Lam ». |
| Tolérance absolue | Pour les montants. 0 (par défaut) exige le montant exact. |
| Devise | Pour les montants, un code ISO à trois lettres, facultatif. |
| Format décimal et ordre de date | Indiquent à Blast Audit comment Excel et les documents écrivent les nombres et les dates. |
Facture, commande et bon de livraison
Choisissez Facture + commande + bon de livraison pour rapprocher chaque ligne de ses trois pièces, chacune prouvée par le champ qui la concerne. Choisissez au moins une colonne et une colonne de résultat pour chaque pièce. Ce type de rapprochement ne s’enregistre pas en modèle.
Modèles
À la dernière étape, cliquez sur Enregistrer comme modèle pour conserver le mappage des colonnes, la ligne d’en-tête et les règles de rapprochement. Cochez Partager avec mon organisation pour le rendre disponible à vos collègues. Les modèles n’enregistrent ni les données, ni la mise en forme, ni les documents. Retrouvez-les sous Mes modèles et Entreprise.
Limites
Un rapprochement lit au plus 512 documents, 2 048 pages et 32 Mo de texte OCR. Au-delà, sélectionnez moins de documents et lancez plusieurs rapprochements.
Moins de correspondances que prévu
Voir Corriger un rapprochement qui trouve moins de correspondances que prévu.