Trabaja en un encargo con el agente

Un encargo reúne en el panel el trabajo de un cliente: los documentos, el equipo y las tareas que le das al agente. El agente lee los documentos del encargo en nuestros servidores, así que Excel no tiene que estar abierto. Abre Encargos en la barra lateral.

Si la página dice «Los encargos no están disponibles», todavía no están activados para tu organización.

Crear un encargo

1. En la página Encargos, haz clic en Nuevo encargo.
2. Escribe un Nombre. Rellena Cliente (opcional) si quieres ver el cliente en la página.
3. Haz clic en Crear encargo.

Cualquier miembro de tu organización con acceso al producto puede crear un encargo y tiene acceso completo a él. Un propietario o administrador invitado sin Acceso al producto, por ejemplo para gestionar solo la facturación, no puede crear encargos ni abrir los de la organización. Si ves «Su organización todavía no tiene región de datos», la organización necesita una antes de su primer encargo. No puedes elegirla desde el panel: contacta con soporte con el chat de blast-audit.com/help.

Añadir miembros

En la pestaña Miembros, haz clic en Añadir un miembro. Elige una Persona de tu organización y su Acceso:

Los propietarios y administradores de la organización con acceso al producto tienen acceso completo a todos los encargos. Quien creó el encargo conserva el acceso completo y no se le puede quitar mientras siga en la organización. Si sale de la organización y vuelve, empieza sin acceso al encargo, salvo que vuelva como propietario o administrador, que tienen acceso completo a todos los encargos; si no, vuelve a añadirlo. A quien quites deja de ver los documentos y las tareas, y puedes volver a añadirlo más tarde.

Importar documentos

En la pestaña Documentos, suelta archivos o haz clic en Seleccionar archivos. La pestaña admite PDF, imágenes, archivos de Office, correos electrónicos, archivos de texto (.txt), CSV o ZIP, hasta 100 MB por archivo. Solo los miembros con acceso completo importan documentos.

Cada documento pasa por Envío, Análisis antivirus, Conversión a PDF y Lectura, y después muestra Listo. El agente puede leer un documento cuando está listo.

Cuando un documento falla, su fila dice por qué: por ejemplo, un archivo protegido con contraseña, un tipo de archivo no admitido o las relecturas avanzadas de tu organización agotadas. Si la fila ofrece Reintentar, haz clic en ese botón. Un archivo protegido con contraseña o de un tipo no admitido no tiene Reintentar: corrige el archivo e impórtalo de nuevo. Si el análisis antivirus detecta una amenaza, el archivo se elimina.

El menú de una fila ofrece Vista previa cuando el documento está listo, Descargar el original cuando el archivo ha pasado el análisis antivirus, y Quitar del encargo a los miembros con acceso completo mientras el encargo está abierto. El agente deja de ver un documento quitado. Los papeles de trabajo de las tareas ya realizadas conservan los valores y la indicación de sus fuentes, pero el documento ya no se sirve: ni la vista previa, ni el original, ni la página que hay detrás de la Fuente de la celda, que entonces muestra Documento retirado del encargo. Descarga el original antes de quitar un documento que puedas necesitar como prueba.

Fuentes de datos

Un encargo solo admite documentos. Una fuente de datos, como un FEC o un libro mayor exportado en CSV, TSV o texto, va en un proyecto de análisis: abre Análisis en la barra lateral y después Nuevo proyecto. Si no ves Análisis, los análisis aún no están activados para ti. Un archivo CSV o de texto importado en la pestaña Documentos de un encargo es un documento, no una fuente de datos.

Lanzar una tarea

En la pestaña Tareas, haz clic en Nueva tarea. Los miembros con acceso completo lanzan tareas, en un encargo abierto.

1. En Procedimiento, elige un agente de tu biblioteca, o deja Tarea libre para escribir tus propias instrucciones. Procedimiento publicado busca entre los procedimientos que tu organización ha publicado. La tarea conserva la versión que elegiste, aunque después se publique una más reciente. Un agente y un procedimiento publicado no van juntos: la última elección sustituye a la otra. Con un agente de tu biblioteca, tus instrucciones tienen prioridad donde difieren de las suyas. Con un procedimiento publicado, el agente aplica sus reglas tal como están escritas; si tus instrucciones contradicen una, te pregunta cuál de las dos se aplica y no aplica ninguna de las dos en ese punto hasta que respondas.
2. Escribe un Título.
3. En Instrucciones, di qué hay que comprobar, en qué documentos y qué esperas recibir. La línea sobre el cuadro muestra los documentos que lee la tarea: por defecto, todos los del encargo. Haz clic en ella para elegir algunos. Escribe @ para nombrar un documento o un agente. Elegir un agente con @ lo convierte en el procedimiento de la tarea: sustituye al agente o al procedimiento publicado ya elegido, y una línea bajo el cuadro lo indica.
4. En Plantilla del papel de trabajo, elige, si tienes uno, un libro .xlsx o .xlsm de este encargo. El agente rellena sus celdas. Con Ninguna (papel de trabajo en blanco), parte de un papel de trabajo vacío.
5. En Responsable, elige a un miembro con acceso completo, o Sin responsable. La tarea aparece en las revisiones de ese miembro.
6. Haz clic en Lanzar tarea.

Los botones Agentes y Procedimientos, arriba en la página Encargos, abren la biblioteca de tu organización.

La pestaña muestra las tareas en Tablero o en Lista. El tablero las agrupa por estado, de izquierda a derecha: Borrador, En curso, Esperando respuesta, Lista para revisar y Terminada. Borrador reúne las tareas que aún no se han lanzado. Una tarea en pausa por falta de créditos o por un límite sigue en En curso. Las tareas fallidas o canceladas no tienen columna: bajo el tablero o la lista, Mostrar N tareas fallidas o canceladas las muestra y Ocultar las tareas fallidas o canceladas las vuelve a guardar. Mis revisiones deja las tareas que revisas tú. El botón Mis revisiones de la página Encargos las lista en todos tus encargos.

Los miembros con acceso completo ven también Tareas automáticas en esta pestaña. Una tarea automática lanza una tarea por sí sola cuando llegan documentos nuevos de un tipo o con un atributo. Cada una tiene un responsable y un límite mensual.

Seguir la tarea

Haz clic en una tarea para abrir su página. El encabezado muestra su estado, el coste hasta ahora, el número de pasos y el tiempo transcurrido. Las tareas usan los créditos de IA de tu organización (consulta Elegir un plan, comprar licencias o pedir un presupuesto).

Los pasos del agente aparecen como frases, por ejemplo «12 documentos leídos» o «4 celdas escritas». Haz clic en un paso para ver su detalle: los documentos leídos, el código ejecutado en el espacio de cálculo, las celdas escritas con sus valores antes y después.

Puedes cerrar la página. La tarea sigue sin ti. Para añadir algo mientras el agente trabaja, usa Escribir al agente mientras trabaja y después Enviar. Cancelar detiene al agente tras el paso en curso. Enviar y cancelar requieren acceso completo a un encargo abierto.

Una tarea puede estar en estos estados:

• En cola y En curso.
• Espera a sus subtareas. El agente lanzó subtareas. Avanzan sin ti, y la tarea continúa cuando terminan.
• Espera su respuesta. Consulta la sección siguiente.
• En pausa: créditos agotados. La tarea se reanuda sola, donde se detuvo, cuando se recargan los créditos. Los propietarios y administradores ven Comprar créditos. A los demás miembros se les indica que se lo pidan a uno de ellos.
• En pausa: límite mensual alcanzado. La tarea se reanuda cuando empieza el periodo siguiente. Para subir o quitar el límite antes, un propietario o un administrador contacta con soporte: el panel no tiene una pantalla para ello.
• En pausa: límite alcanzado. Una tarea automática lanzó esta tarea, y su propio límite mensual está agotado. La tarea se reanuda sola cuando un miembro con acceso completo sube el límite en Tareas automáticas (pestaña Tareas), o cuando empieza el mes siguiente.
• Detenida por un límite de seguridad (estado En pausa). El coste de la tarea superó un límite de seguridad interno y nuestro equipo ha recibido una alerta. A diferencia de las demás pausas, la tarea no se reanuda sola: un miembro con acceso completo hace clic en Cancelar y después lanza una tarea nueva. Un miembro de solo lectura no puede cancelarla.
• Por revisar. El agente ha terminado y espera tu revisión.
• Terminada, Fallida y Cancelada.

Responder a las preguntas del agente

Cuando el agente te necesita, la tarea muestra Espera su respuesta y la página se abre en la pregunta.

• Una pregunta en texto. La página muestra un campo. Escribe en Su respuesta y haz clic en Responder y reanudar.
• Un conjunto de preguntas. Llega en una tarjeta, una página por pregunta, y puede contener una sola pregunta. Elige una opción, u Otra cosa… para escribir tu propia respuesta. Cuando la pregunta los admite, Adjuntar documentos añade a la tarea documentos del encargo. Omitir deja una pregunta de lado, Responder más tarde aparta la tarjeta y Enviar respuestas las envía. Las flechas se mueven entre las opciones, Intro elige y Esc omite; en un campo Otra cosa… con texto, la primera pulsación de Esc solo sale del campo.
• Pausa automática. Si el agente deja de avanzar, la página lo dice. Dale una indicación y haz clic en Reanudar con esta indicación, o cancela la tarea.

También puedes escribir un mensaje en su lugar. Sustituye a las preguntas pendientes: el agente lo lee en vez de ellas. Los miembros con solo lectura ven la pregunta pero no pueden responder.

Leer el papel de trabajo y sus fuentes

La página de la tarea tiene tres botones: Papel de trabajo, Revisión y Resultados.

Papel de trabajo muestra el archivo de Excel que el agente rellena para esta tarea, hoja por hoja. La cuadrícula se abre en solo lectura. Unas marcas pequeñas en la esquina de una celda indican qué mirar:

• Snip: el valor procede de un documento y la celda tiene una fuente.
• Por revisar: el valor se escribió, o se tomó de un documento, sin snip, o el control no se fía de la fórmula: usa una función que la cuadrícula no calcula, una referencia circular, una fórmula que no pudo leer, un resultado que Excel puede redondear de otra forma, o una celda que a su vez está por revisar. La lista Por revisar nombra cada celda y el motivo.
• Error: la fórmula devuelve un error.

Haz clic en una celda marcada con Snip. Su Fuente de la celda se abre junto a la hoja: la página del documento, con las palabras de las que se leyó el valor enmarcadas. Cuando no se conoce la posición, la página se abre sin recuadro. Si una celda tiene varias fuentes, usa Fuente anterior y Fuente siguiente. En una pantalla estrecha el documento ocupa el lugar de la hoja: Volver a la hoja la devuelve. Cerrar el documento lo cierra. Una celda sin snip no tiene fuente, y el panel lo dice.

Un miembro con acceso completo puede escribir valores. Haga clic en Editar, luego haga doble clic en una celda, o selecciónela y escriba. El estado muestra Guardando…, luego Guardado, o Sin guardar. Las fórmulas se rechazan: introduzca un valor. Mientras tanto, los demás miembros ven el papel de trabajo en solo lectura, y otro miembro con acceso completo puede usar Tomar el control. Nadie puede editar mientras el agente escribe en el papel de trabajo, ni una vez cerrado el encargo o terminada la revisión. Terminar la edición pone fin a su edición.

Descargar (.xlsx) guarda el archivo. En Versiones, cada versión tiene su propia descarga. Con acceso completo a un encargo abierto, Guardar una versión conserva el papel de trabajo tal como está ahora. Cada archivo descargado lleva una hoja de registro: los documentos que leyó el agente, las celdas que escribió, sus preguntas y las respuestas. Resultados reúne todo esto: el papel de trabajo con Abrir y su descarga, las versiones guardadas y la pestaña de registro. Queda vacío hasta que el agente escribe en el papel de trabajo.

Revisar el trabajo

Cuando una tarea está Por revisar, haz clic en Revisión. La pantalla lista los Puntos por revisar: los valores escritos sin snip, los valores tomados de un documento sin snip, las fórmulas que devuelven un error, las fórmulas de las que el control no se fía (véase Por revisar, más arriba) y las sugerencias que esperan tu decisión. Elige un punto para ver la celda en su hoja. Si el valor tiene un documento fuente, el documento se muestra al lado. Un valor sin fuente dice Sin fuente, y una fórmula dice Calculada por una fórmula. Después:

• Está bien aprueba un valor que ha escrito el agente. No se ofrece para una fórmula (devuelva un error o no se fíe de ella el control), para una fecha ni para una celda que el agente no ha escrito: deja una nota. Si hay una sugerencia pendiente en la celda, decídela antes. Retirar quita la aprobación.
• Dejar una nota escribe una nota para el agente. Haz clic en Añadir la nota para guardarla.
• En una sugerencia, Aplicar escribe los valores, No aplicar deja las celdas como están y Deshacer devuelve lo que cambió Aplicar.

Cuando has recorrido los puntos, puedes:

• Enviar N notas al agente. El agente responde a cada nota y después devuelve el papel de trabajo.
• Terminar la revisión, o Terminar sin enviar cuando hay notas abiertas. El papel de trabajo se guarda como una versión nueva y la tarea pasa a Terminada. La pantalla lista lo que deja atrás terminar: puntos sin aprobar, sugerencias sin decidir y notas que nunca se enviaron.

Solo los miembros con acceso completo aprueban, dejan notas y terminan. Los miembros con solo lectura pueden leer la revisión. Cuando la revisión termina, sus aprobaciones quedan como se dieron.

Cerrar y volver a abrir un encargo

Los miembros con acceso completo hacen clic en Cerrar el encargo. El cuadro de diálogo explica qué sigue:

• Todas las tareas sin terminar se pausan: en curso, en cola, a la espera de una respuesta o de créditos, o por revisar. Su trabajo se conserva.
• El encargo pasa a solo lectura. Nadie puede importar documentos, lanzar tareas ni escribir al agente.
• La eliminación está prevista para la fecha que indica el cuadro: los documentos, los papeles de trabajo y el historial de tareas se eliminan entonces definitivamente. No se puede deshacer. La eliminación se ejecuta una vez al día, y una ejecución que falla se repite otro día.
• Puedes volver a abrir el encargo antes de esa fecha para conservarlo.

Un encargo cerrado muestra un aviso con las fechas. Los miembros con acceso completo ven además un botón Volver a abrir. Volver a abrir no reactiva las tareas en pausa. Abre cada una, donde dice En pausa por el cierre, y haz clic en Reenviar al agente. Cuando la eliminación ha empezado, el encargo ya no se puede volver a abrir.

Descarga lo que necesites antes de la fecha de eliminación: Descargar el original en el menú de un documento y Descargar (.xlsx) en el papel de trabajo o en la versión de una tarea. Dónde se guardan tus datos y durante cuánto tiempo explica cuánto tiempo permanece el contenido en nuestros servidores.

Cuando nadie ha trabajado en un encargo durante 6 meses, quien lo creó, si sigue en la organización, y los propietarios y administradores reciben un correo. Si nadie actúa en el encargo durante los 30 días siguientes, se cierra automáticamente y sigue entonces las mismas reglas que un cierre manual. Cualquier acción en el encargo lo mantiene abierto.

Los propietarios y administradores pueden eliminar un encargo de inmediato. Abre Más acciones, elige Eliminar el encargo…, escribe el nombre del encargo y haz clic en Eliminar definitivamente. Las tareas sin terminar se cancelan. El encargo sale de tu lista al instante. Su contenido lo borra la eliminación diaria; una ejecución que falla se repite otro día.