La conciliación de documentos comprueba una muestra de Excel con tus documentos. Para cada fila, Blast Audit busca en los documentos seleccionados los valores de tus columnas, escribe lo que encuentra en columnas de resultado y vincula cada resultado con su página.
Ábrela con Match en el grupo Automatización de la pestaña Blast Audit.
Antes de empezar
- Importa los documentos y espera a que su Estado OCR sea Completado. Los documentos que aún se están leyendo no se pueden seleccionar.
- Pon la muestra en un único bloque de celdas, con una fila de encabezado.
Ejecutar una conciliación
- Haz clic en Iniciar nueva concordancia de documentos.
- Selecciona las filas que comprobar: selecciona la muestra en Excel, con la fila de encabezado incluida, y deja marcada La primera fila es un encabezado. Marca las columnas que se buscarán en los documentos. Blast Audit detecta el tipo de cada columna (texto, importe o fecha); cámbialo si no es correcto.
- Elige los documentos: selecciona los documentos en los que buscar. Cada fila se busca en todos los documentos seleccionados, así que selecciona solo los que pertenecen a la muestra.
- Comprueba adónde irán los resultados. Cada campo tiene una columna de resultado con el valor encontrado y un vínculo a su página. Si esas columnas ya contienen valores, Blast Audit te dice cuántos y pregunta antes de reemplazarlos.
- Haz clic en Cotejar N filas. Mantén Excel abierto hasta que termine la ejecución.
- Si algunas filas tienen más de una página posible, Blast Audit te las muestra una a una. Elige la página correcta, elige Ninguna es el origen o haz clic en Decidir más tarde. Después haz clic en Escribir los resultados.
Interpretar los resultados
| Color | Significado |
|---|---|
| Verde | Coincidencia encontrada. |
| Ámbar | Incierto, o la fila no se pudo comprobar del todo. |
| Rojo | No se encontró ninguna coincidencia. |
Haz clic en una celda de resultado para abrir el documento en el valor encontrado. Las filas que coincidieron con poca confianza, o que coinciden en varios sitios, aparecen en el resumen para que las revises.
Opciones de columna
Haz clic en Opciones en una columna en el primer paso:
| Opción | Efecto |
|---|---|
| Obligatorio | Una fila coincide solo si se encuentra este campo. |
| En la misma página | El campo debe estar en la página donde se encontraron los demás campos. |
| Tolerar diferencias de escritura | Acepta abreviaturas, formas jurídicas y errores de OCR. Activada por defecto. |
| Aceptar parte del valor | Acepta «Jenny» para «Jenny Lam». |
| Tolerancia absoluta | Para importes. 0 (el valor por defecto) exige el importe exacto. |
| Moneda | Para importes, un código ISO de tres letras opcional. |
| Formato decimal y orden de fecha | Indican a Blast Audit cómo escriben Excel y los documentos los números y las fechas. |
Factura, pedido y albarán
Elige Factura + pedido + albarán para conciliar cada fila con sus tres documentos de soporte, cada uno comprobado con el campo que le corresponde. Elige al menos una columna y una columna de resultado para cada documento. Este tipo de conciliación no se puede guardar como plantilla.
Plantillas
En el último paso, haz clic en Guardar como plantilla para conservar la asignación de columnas, la fila de encabezado y las reglas de conciliación. Marca Compartir con mi organización para ponerla a disposición de tus compañeros. Las plantillas no guardan datos, formato ni documentos. Las encontrarás en Mis plantillas y Empresa.
Límites
Una ejecución lee hasta 512 documentos, 2048 páginas y 32 MB de texto OCR. Por encima de eso, selecciona menos documentos y haz varias conciliaciones.
Menos coincidencias de las esperadas
Consulta La conciliación encuentra menos coincidencias de las esperadas.