Importar un libro mayor en un proyecto de análisis

En resumen

Un proyecto de análisis lee el libro mayor de un cliente mediante un perfil. Un perfil dice cómo está escrito un tipo de exportación: qué columna lleva la cuenta, la fecha del asiento o los importes, cómo se escriben las fechas y los números, y qué textos significan debe o haber. Blast Audit ofrece perfiles para varios formatos oficiales. Para cualquier otra exportación, asocias sus columnas una vez, o dejas que la IA las proponga, y guardas el resultado como perfil de tu firma.

Si el Resumen de tu proyecto no muestra una lista Perfil, los perfiles de libro mayor aún no están activados para tu organización, y el proyecto importa un FEC como antes.

Formatos que se leen hoy

Blast Audit ofrece un perfil para cada una de estas exportaciones:

País: Francia · Exportación: FEC

País: Lituania · Exportación: i.SAF-T 2.01

País: Noruega · Exportación: SAF-T Financial 1.30 y 1.40

País: Polonia · Exportación: JPK_KR_PD

País: Portugal · Exportación: SAF-T (PT) 1.04_01

País: Rumanía · Exportación: SAF-T D406

País: Países Bajos · Exportación: XAF 3.2 (XML Auditfile Financieel)

País: Cualquiera · Exportación: Informe General Ledger de QuickBooks Online, exportado en CSV con sus nombres de columna en inglés

La lista Perfil puede mostrar otros perfiles. Pone primero, bajo Corresponde a este archivo, los perfiles que reconocen el archivo por su cabecera.

Para cualquier otra exportación, eliges tú la columna de cada campo (Asociar las columnas) o dejas que la IA las proponga (Proponer con IA). Funciona con:

un archivo CSV o de texto cuya primera línea lleva los nombres de las columnas, separadas por un tabulador, un punto y coma, una coma o una barra vertical;

un libro de Excel (.xlsx o .xlsm): elige la hoja que contiene el libro mayor.

Para una exportación GoBD, añade el índice y sus archivos de tablas, su carpeta o el archivo ZIP de la exportación. Si ningún perfil de la lista la lee, elige la tabla que contiene el libro mayor y asocia sus columnas. La IA no propone una asociación para una exportación GoBD. Un archivo XML solo se puede leer con uno de los perfiles anteriores.

Importar un libro mayor

Necesitas acceso completo al proyecto.

1. Abre el proyecto, luego Datos, y añade el archivo.
2. Abre Resumen. En Perfil, elige el perfil que lee el archivo, o haz clic en Asociar las columnas o Proponer con IA.
3. Si el perfil te deja una elección, como la codificación o el tipo de libro mayor, hazla.
4. Haz clic en Verificar el archivo. La verificación lee el archivo entero y muestra el número de líneas y de asientos, el total del debe y el total del haber y si son iguales, las fechas, lo que encontró la importación y las primeras líneas tal como las lee la importación.
5. Para una asociación hecha por ti o propuesta por la IA, compara estas líneas y estos totales con el archivo y haz clic en Validar. Si una columna está mal, cámbiala y verifica de nuevo.
6. Haz clic en Lanzar las pruebas.

Pruebas no ejecutadas

Algunas pruebas necesitan una columna que el archivo puede no tener, como el usuario que registró un asiento o la hora en que se registró. Antes del lanzamiento, la pantalla lista las pruebas que no se ejecutarán en este archivo y por qué. Después, los resultados las muestran como No ejecutada, con el motivo: una columna que falta, horas que no están en hora local o un ajuste vacío.

Perfiles de la firma

Cuando validas una asociación hecha por ti o propuesta por la IA, puedes guardarla para tu firma: escribe un Nombre del perfil y haz clic en Guardar para la firma. Cualquier miembro con acceso completo al proyecto puede guardar uno.

Todos los miembros de tu organización lo encuentran después en la lista Perfil como «nombre, perfil de la firma». Cuando un archivo tiene las columnas que lee el perfil, la lista lo ofrece bajo Corresponde a este archivo. Cada archivo se sigue verificando antes de que se ejecuten sus pruebas.

El panel aún no permite renombrar, cambiar ni retirar un perfil de la firma.

Qué guarda un perfil de la firma y durante cuánto tiempo

Un perfil de la firma no contiene ninguna línea del libro mayor. Contiene lo que hace falta para leer el archivo, copiado del archivo que asociaste: los nombres de las columnas, cómo se escriben las fechas y los importes, los textos que significan debe o haber, y el nombre que le diste, con quién lo guardó y cuándo.

Un perfil de la firma pertenece a tu organización, no a un proyecto: cerrar o eliminar un proyecto no lo elimina. Se conserva mientras dura tu contrato y se elimina con los demás datos de tu organización cuando el contrato termina, como establece el Acuerdo de procesamiento de datos. El diario de cada ejecución guarda una copia del perfil con el que se leyó el archivo, para que la ejecución se repita igual si el perfil cambia después. Esa copia se elimina con el proyecto.

Qué recibe la IA cuando propone una asociación

Proponer con IA funciona con un archivo CSV, de texto o un libro de Excel. El código de Blast Audit lee primero, por sí mismo, la codificación, el separador, los formatos de fecha y los formatos de número del archivo. Después se pregunta a la IA qué campo lleva cada columna. Recibe:

el nombre de cada columna y sus valores en como máximo 20 de las primeras líneas bajo la cabecera, sin los valores vacíos, cada nombre y cada valor cortados a 200 caracteres;

cuando los importes están en una sola columna con signo, una segunda pregunta sobre las mismas líneas: la cuenta, el nombre de la cuenta, la descripción y el importe de cada línea, para saber si un importe positivo es un debe o un haber.

Un archivo de más de 64 columnas no se envía. La IA no recibe el nombre del archivo, ni el nombre del proyecto o del cliente, ni el nombre de tu organización. Las solicitudes van a Azure OpenAI, en la zona de datos de la UE. Microsoft conserva temporalmente las solicitudes enviadas a Azure OpenAI y sus respuestas para la supervisión de abusos; esas copias no se eliminan con el proyecto (consulta Dónde se guardan tus datos y durante cuánto tiempo).

Los campos que rellenó la IA están marcados IA. Un campo del que estaba menos segura queda a tu cargo. No se importa ni se guarda nada hasta que verificas el archivo y validas. Una propuesta usa créditos de IA de tu organización.