Blast Audit bietet zwei Wege, dieselben Felder aus vielen Dokumenten in eine Excel-Tabelle zu übernehmen, eine Zeile pro Dokument.
| KI-Extraktion | Formularextraktion | |
|---|---|---|
| Öffnen mit | Extraktion in der Gruppe KI | Formularextraktion in der Gruppe Automatisierung |
| Geeignet für | Dokumente mit unterschiedlichen Layouts, Werte, die von Dokument zu Dokument wandern, mehrere Seiten | Dokumente mit einem gemeinsamen festen Layout |
| Felder definieren durch | Beschreiben in normalen Worten | Snippen auf einem Beispieldokument |
KI-Extraktion
Die KI-Extraktion liest jede Seite jedes Dokuments, sodass ein Feld auf Seite 3 einer Gehaltsabrechnung und auf Seite 1 einer anderen trotzdem gefunden wird. Sie hält jeden Datensatz getrennt: Wurden mehrere Dokumente zu einem PDF zusammengeführt, erhalten Sie ein Ergebnis pro enthaltenem Dokument.
- Zu extrahierende Daten: Beschreiben Sie, was Sie brauchen, zum Beispiel „Name des Mitarbeiters, Zeitraum, Bruttogehalt, Nettoauszahlung“, und klicken Sie auf Felder generieren. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Felder. Jedes Feld hat einen Namen, eine Beschreibung und einen Typ: Text, Zahl, Ja / Nein, Datum, Liste oder Tabelle. Sie können auch mit einer Vorlage beginnen, die Sie oder ein Kollege gespeichert haben.
- Filterregeln (optional): Legen Sie Bedingungen fest, um Dokumente automatisch zu akzeptieren oder auszuschließen, zum Beispiel um Dokumente auszuschließen, die keine Rechnungen sind.
- Dokumente auswählen: Wählen Sie die zu verarbeitenden Dokumente.
- Nach Excel extrahieren: Starten Sie die Extraktion. Sind die Ergebnisse fertig, prüfen Sie jeden Wert anhand seiner hervorgehobenen Quelle im Dokument. Drücken Sie V, um zu genehmigen, und X, um abzulehnen. Schreiben Sie dann die Tabelle nach Excel.
Excel erhält eine Zeile pro Dokument, mit einer Spalte Dokument und einer Spalte Status. Klicken Sie auf eine beliebige Ergebniszelle, um das Quelldokument zu öffnen.
Grenzen und Kosten:
- Bis zu 100 Dokumente und 50 Felder pro Lauf.
- Jeder Lauf verbraucht KI-Guthaben je nach Anzahl der gelesenen Seiten.
- Ergebnisse werden spätestens 24 Stunden nach dem Hochladen des Dokuments automatisch gelöscht. Schreiben Sie sie vorher nach Excel.
Um herauszufinden, welche Dokumente ein Wort oder ein Thema erwähnen, fügen Sie ein Feld vom Typ Ja / Nein hinzu, etwa „Erwähnt eine Garantie“, und ein Feld vom Typ Text, das die Passage zitiert.
Formularextraktion
Nutzen Sie die Formularextraktion, wenn alle Dokumente dasselbe Layout haben, etwa die Kontoauszüge derselben Bank oder ein Standardformular.
- Klicken Sie auf Neue Formularextraktion starten und wählen Sie die Dokumente.
- Snippen Sie auf einem Beispieldokument jedes Feld mit den üblichen Snip-Werkzeugen: Text, Summe oder Tabelle. Jeder Snip wird zu einem Feld. Klicken Sie auf einen Feldnamen, um ihn umzubenennen.
- Prüfen Sie die Vorschau: Blast Audit wendet dieselben Bereiche auf jedes ausgewählte Dokument an.
- Klicken Sie auf Nach Excel exportieren.
Dokumente mit anderem Layout zeigen die Markierung Keine Übereinstimmung. Erstellen Sie eine Vorlage pro Layout. Speichern Sie die Vorlage und aktivieren Sie Mit meiner Organisation teilen, damit Kollegen sie wiederverwenden können.
Welche Methode wählen
- Gehaltsabrechnungen, Rechnungen oder Verträge von vielen Ausstellern: KI-Extraktion.
- Werte, die zwischen Dokumenten wandern oder sich über mehrere Seiten erstrecken: KI-Extraktion.
- Viele Exemplare desselben Formulars: Formularextraktion.