Der Dokumentenabgleich belegt eine Stichprobe in Excel anhand Ihrer Dokumente. Für jede Zeile durchsucht Blast Audit die ausgewählten Dokumente nach den Werten Ihrer Spalten, schreibt das Gefundene in Ergebnisspalten und verknüpft jedes Ergebnis mit seiner Seite.
Öffnen Sie ihn mit Match in der Gruppe Automatisierung der Registerkarte Blast Audit.
Bevor Sie beginnen
- Importieren Sie die Dokumente und warten Sie, bis ihr OCR-Status Abgeschlossen lautet. Dokumente, die noch gelesen werden, lassen sich nicht auswählen.
- Legen Sie die Stichprobe in einen zusammenhängenden Zellblock mit Kopfzeile.
Einen Abgleich starten
- Klicken Sie auf Neuen Dokumentabgleich starten.
- Zu prüfende Zeilen auswählen: Wählen Sie die Stichprobe in Excel aus, einschließlich der Kopfzeile, und lassen Sie Erste Zeile ist Kopfzeile aktiviert. Markieren Sie die Spalten, nach denen in den Dokumenten gesucht werden soll. Blast Audit erkennt die Art jeder Spalte (Text, Betrag oder Datum); ändern Sie sie, falls sie falsch ist.
- Dokumente auswählen: Wählen Sie die zu durchsuchenden Dokumente. Jede Zeile wird in jedem ausgewählten Dokument gesucht, wählen Sie also nur die Dokumente, die zur Stichprobe gehören.
- Prüfen Sie, wohin die Ergebnisse geschrieben werden. Jedes Feld erhält eine Ergebnisspalte mit dem gefundenen Wert und einem Link zur Seite. Enthalten diese Spalten bereits Werte, nennt Blast Audit die Anzahl und fragt vor dem Ersetzen nach.
- Klicken Sie auf N Zeilen abgleichen. Lassen Sie Excel geöffnet, bis der Lauf beendet ist.
- Hat eine Zeile mehrere mögliche Seiten, zeigt Blast Audit sie nacheinander. Wählen Sie die richtige Seite, wählen Sie Keine davon ist die Quelle oder klicken Sie auf Später entscheiden. Klicken Sie dann auf Ergebnisse schreiben.
Die Ergebnisse lesen
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Treffer gefunden. |
| Gelb | Unsicher, oder die Zeile konnte nicht vollständig geprüft werden. |
| Rot | Kein Treffer gefunden. |
Klicken Sie auf eine Ergebniszelle, um das Dokument am gefundenen Wert zu öffnen. Zeilen mit geringer Sicherheit oder mit mehreren Fundstellen stehen in der Zusammenfassung, damit Sie sie prüfen können.
Spaltenoptionen
Klicken Sie im ersten Schritt bei einer Spalte auf Optionen:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Pflichtfeld | Eine Zeile gilt nur als Treffer, wenn dieses Feld gefunden wird. |
| Auf derselben Seite | Das Feld muss auf der Seite stehen, auf der die anderen Felder gefunden wurden. |
| Schreibabweichungen tolerieren | Akzeptiert Abkürzungen, Rechtsformen und OCR-Tippfehler. Standardmäßig aktiviert. |
| Teil des Werts akzeptieren | Akzeptiert „Jenny“ für „Jenny Lam“. |
| Absolute Toleranz | Für Beträge. 0 (Standard) verlangt den exakten Betrag. |
| Währung | Für Beträge, optional ein dreistelliger ISO-Code. |
| Dezimalformat und Datumsreihenfolge | Sagen Blast Audit, wie Excel und die Dokumente Zahlen und Datumsangaben schreiben. |
Rechnung, Bestellung und Lieferschein
Wählen Sie Rechnung + Bestellung + Lieferschein, um jede Zeile mit ihren drei Belegen abzugleichen, wobei jeder Beleg über das Feld belegt wird, das ihn betrifft. Wählen Sie für jeden Beleg mindestens eine Spalte und eine Ergebnisspalte. Diese Art von Abgleich lässt sich nicht als Vorlage speichern.
Vorlagen
Klicken Sie im letzten Schritt auf Als Vorlage speichern, um die Spaltenzuordnung, die Kopfzeile und die Abgleichsregeln zu behalten. Aktivieren Sie Mit meiner Organisation teilen, um sie Ihren Kollegen zur Verfügung zu stellen. Vorlagen speichern weder Daten noch Formatierung noch Dokumente. Sie finden sie unter Meine Vorlagen und Unternehmen.
Grenzen
Ein Lauf liest bis zu 512 Dokumente, 2.048 Seiten und 32 MB OCR-Text. Darüber hinaus wählen Sie weniger Dokumente aus und führen mehrere Abgleiche durch.
Weniger Treffer als erwartet
Siehe Dokumentenabgleich findet weniger Treffer als erwartet.