Ein Hauptbuch in ein Analyseprojekt importieren

Überblick

Ein Analyseprojekt liest das Hauptbuch eines Mandanten über ein Profil. Ein Profil sagt, wie eine Art von Export geschrieben ist: welche Spalte das Konto, das Buchungsdatum oder die Beträge enthält, wie Datumsangaben und Zahlen geschrieben sind und welche Texte Soll oder Haben bedeuten. Blast Audit liefert Profile für mehrere amtliche Formate. Bei jedem anderen Export ordnen Sie die Spalten einmal zu oder lassen sie von der KI vorschlagen und speichern das Ergebnis als Profil Ihrer Kanzlei.

Zeigt die Übersicht Ihres Projekts keine Liste Profil, sind Hauptbuchprofile für Ihre Organisation noch nicht freigeschaltet, und das Projekt importiert einen FEC wie bisher.

Heute gelesene Formate

Blast Audit liefert für jeden dieser Exporte ein Profil:

Land: Frankreich · Export: FEC

Land: Litauen · Export: i.SAF-T 2.01

Land: Norwegen · Export: SAF-T Financial 1.30 und 1.40

Land: Polen · Export: JPK_KR_PD

Land: Portugal · Export: SAF-T (PT) 1.04_01

Land: Rumänien · Export: SAF-T D406

Land: Niederlande · Export: XAF 3.2 (XML Auditfile Financieel)

Land: Beliebig · Export: Bericht „General Ledger“ von QuickBooks Online, als CSV mit den englischen Spaltennamen exportiert

Die Liste Profil kann weitere Profile zeigen. Oben, unter Passt zu dieser Datei, stehen die Profile, die die Datei an ihrer Kopfzeile erkennen.

Bei jedem anderen Export wählen Sie die Spalte jedes Felds selbst (Spalten zuordnen) oder lassen sie von der KI vorschlagen (Mit KI vorschlagen). Das geht bei:

einer CSV- oder Textdatei, deren erste Zeile die Spaltennamen enthält, getrennt durch Tabulator, Semikolon, Komma oder senkrechten Strich;

einer Excel-Arbeitsmappe (.xlsx oder .xlsm): Wählen Sie das Blatt, das das Hauptbuch enthält.

Bei einem GoBD-Export fügen Sie den Index und seine Tabellendateien hinzu, ihren Ordner oder das ZIP-Archiv des Exports. Liest kein Profil der Liste ihn, wählen Sie die Tabelle mit dem Hauptbuch und ordnen ihre Spalten zu. Für einen GoBD-Export schlägt die KI keine Zuordnung vor. Eine XML-Datei lässt sich nur über eines der Profile oben lesen.

Ein Hauptbuch importieren

Sie brauchen Vollzugriff auf das Projekt.

1. Öffnen Sie das Projekt, dann Daten, und fügen Sie die Datei hinzu.
2. Öffnen Sie Übersicht. Wählen Sie unter Profil das Profil, das die Datei liest, oder klicken Sie auf Spalten zuordnen oder Mit KI vorschlagen.
3. Lässt Ihnen das Profil eine Wahl, etwa die Zeichenkodierung oder die Art des Hauptbuchs, treffen Sie sie.
4. Klicken Sie auf Datei prüfen. Die Prüfung liest die ganze Datei und zeigt die Zahl der Zeilen und Buchungen, die Summe Soll und die Summe Haben und ob sie gleich sind, die Datumsangaben, was der Import festgestellt hat, und die ersten Zeilen so, wie der Import sie liest.
5. Bei einer Zuordnung, die Sie selbst gemacht oder die die KI vorgeschlagen hat, vergleichen Sie diese Zeilen und Summen mit der Datei und klicken dann auf Bestätigen. Ist eine Spalte falsch, ändern Sie sie und prüfen erneut.
6. Klicken Sie auf Prüfungen starten.

Nicht ausgeführte Prüfungen

Manche Prüfungen brauchen eine Spalte, die die Datei vielleicht nicht hat, etwa den Benutzer, der eine Buchung erfasst hat, oder die Uhrzeit der Erfassung. Vor dem Start listet der Bildschirm die Prüfungen auf, die auf dieser Datei nicht laufen, und nennt den Grund. Die Ergebnisse zeigen sie dann als Nicht ausgeführt mit dem Grund: eine fehlende Spalte, Uhrzeiten nicht in Ortszeit oder eine leer gelassene Einstellung.

Kanzleiprofile

Nachdem Sie eine Zuordnung bestätigt haben, die Sie selbst gemacht oder die die KI vorgeschlagen hat, können Sie sie für Ihre Kanzlei behalten: Geben Sie einen Profilnamen ein und klicken Sie auf Für die Kanzlei speichern. Jedes Mitglied mit Vollzugriff auf das Projekt kann ein Profil speichern.

Jedes Mitglied Ihrer Organisation findet es danach in der Liste Profil als „Name, Kanzleiprofil“. Hat eine Datei die Spalten, die das Profil liest, bietet die Liste es unter Passt zu dieser Datei an. Jede Datei wird trotzdem geprüft, bevor ihre Prüfungen laufen.

Im Dashboard lässt sich ein Kanzleiprofil noch nicht umbenennen, ändern oder zurückziehen.

Was ein Kanzleiprofil speichert und wie lange

Ein Kanzleiprofil enthält keine Zeile des Hauptbuchs. Es enthält, was zum Lesen der Datei nötig ist, übernommen aus der zugeordneten Datei: die Spaltennamen, wie Datumsangaben und Beträge geschrieben sind, die Texte für Soll und Haben und den Namen, den Sie ihm gegeben haben, mit der Angabe, wer es wann gespeichert hat.

Ein Kanzleiprofil gehört Ihrer Organisation, nicht einem Projekt: Wird ein Projekt abgeschlossen oder gelöscht, bleibt das Profil bestehen. Es wird aufbewahrt, solange Ihr Vertrag läuft, und am Vertragsende mit den übrigen Daten Ihrer Organisation gelöscht, wie es der Auftragsverarbeitungsvertrag vorsieht. Das Journal jeder Ausführung behält eine Kopie des Profils, mit dem die Datei gelesen wurde, damit sich die Ausführung genauso wiederholen lässt, auch wenn sich das Profil später ändert. Diese Kopie wird mit dem Projekt gelöscht.

Was die KI bei einem Zuordnungsvorschlag erhält

Mit KI vorschlagen funktioniert bei einer CSV-, Text- oder Excel-Datei. Der Code von Blast Audit liest zuerst selbst die Zeichenkodierung, das Trennzeichen, die Datums- und die Zahlenformate der Datei. Dann wird die KI gefragt, welches Feld jede Spalte enthält. Sie erhält:

den Namen jeder Spalte und ihre Werte in höchstens 20 der ersten Zeilen unter der Kopfzeile, ohne leere Werte, jeden Namen und jeden Wert auf 200 Zeichen gekürzt;

wenn die Beträge in einer einzigen Spalte mit Vorzeichen stehen, eine zweite Frage zu denselben Zeilen: Konto, Kontobezeichnung, Buchungstext und Betrag jeder Zeile, um zu klären, ob ein positiver Betrag Soll oder Haben ist.

Eine Datei mit mehr als 64 Spalten wird nicht gesendet. Die KI erhält weder den Dateinamen noch den Namen des Projekts oder des Mandanten noch den Namen Ihrer Organisation. Die Anfragen gehen an Azure OpenAI in der EU-Datenzone. Microsoft speichert die an Azure OpenAI gesendeten Anfragen und seine Antworten vorübergehend zur Missbrauchsüberwachung; diese Kopien werden nicht mit dem Projekt gelöscht (siehe Wo Ihre Daten gespeichert werden und wie lange).

Von der KI befüllte Felder sind mit KI markiert. Ein Feld, bei dem sie unsicherer war, bleibt Ihnen überlassen. Nichts wird importiert oder gespeichert, bevor Sie die Datei geprüft und bestätigt haben. Ein Vorschlag verbraucht KI-Guthaben Ihrer Organisation.