Mit dem Agenten im Mandat arbeiten

Ein Mandat bündelt im Dashboard die Arbeit für einen Mandanten: die Dokumente, das Team und die Aufgaben, die Sie dem Agenten übergeben. Der Agent liest die Dokumente des Mandats auf unseren Servern, Excel muss also nicht geöffnet sein. Öffnen Sie Mandate in der Seitenleiste.

Wenn die Seite „Mandate sind nicht verfügbar“ anzeigt, sind sie für Ihre Organisation noch nicht aktiviert.

Ein Mandat anlegen

1. Klicken Sie auf der Seite Mandate auf Neues Mandat.
2. Tragen Sie bei Name den Namen des Mandats ein. Füllen Sie Mandant (optional) aus, wenn der Mandant auf der Seite erscheinen soll.
3. Klicken Sie auf Mandat anlegen.

Jedes Mitglied Ihrer Organisation mit Produktzugriff kann ein Mandat anlegen und hat darauf vollen Zugriff. Ein Inhaber oder Administrator, der ohne Produktzugriff eingeladen wurde, etwa um nur die Abrechnung zu verwalten, kann weder ein Mandat anlegen noch die Mandate der Organisation öffnen. Wenn Sie „Ihre Organisation hat noch keine Datenregion“ sehen, braucht die Organisation vor dem ersten Mandat eine. Sie können sie nicht im Dashboard auswählen: Wenden Sie sich an den Support, über den Chat auf blast-audit.com/help.

Mitglieder hinzufügen

Klicken Sie auf der Registerkarte Mitglieder auf Mitglied hinzufügen. Wählen Sie eine Person aus Ihrer Organisation und ihren Zugriff:

Inhaber und Administratoren der Organisation mit Produktzugriff haben vollen Zugriff auf jedes Mandat. Wer das Mandat angelegt hat, behält den vollen Zugriff und kann nicht entfernt werden, solange die Person in der Organisation bleibt. Verlässt sie die Organisation und kehrt zurück, hat sie keinen Zugriff auf das Mandat, es sei denn, sie kommt als Inhaber oder Administrator zurück: Diese haben vollen Zugriff auf jedes Mandat. Sonst fügen Sie sie erneut hinzu. Wen Sie entfernen, sieht die Dokumente und Aufgaben nicht mehr, und Sie können die Person später wieder hinzufügen.

Dokumente importieren

Ziehen Sie auf der Registerkarte Dokumente Dateien hinein oder klicken Sie auf Dateien auswählen. Die Registerkarte nimmt PDF, Bilder, Office-Dateien, E-Mails, Textdateien (.txt), CSV oder ZIP an, bis zu 100 MB pro Datei. Nur Mitglieder mit vollem Zugriff importieren Dokumente.

Jedes Dokument durchläuft Wird hochgeladen, Virenprüfung, Umwandlung in PDF und Wird gelesen und zeigt dann Bereit. Der Agent kann ein Dokument lesen, sobald es bereit ist.

Schlägt ein Dokument fehl, nennt seine Zeile den Grund, zum Beispiel eine passwortgeschützte Datei, einen nicht unterstützten Dateityp oder die aufgebrauchten erweiterten Neuerfassungen Ihrer Organisation. Bietet die Zeile Erneut versuchen an, klicken Sie darauf. Eine passwortgeschützte Datei oder ein nicht unterstützter Dateityp hat kein Erneut versuchen: Korrigieren Sie die Datei und importieren Sie sie noch einmal. Findet die Virenprüfung eine Bedrohung, wird die Datei gelöscht.

Das Menü einer Zeile bietet Vorschau, sobald das Dokument bereit ist, Original herunterladen, sobald die Datei die Virenprüfung bestanden hat, und Aus dem Mandat entfernen für Mitglieder mit vollem Zugriff, solange das Mandat offen ist. Der Agent sieht ein entferntes Dokument nicht mehr. Die Arbeitspapiere bereits erledigter Aufgaben behalten die Werte und den Hinweis auf ihre Quellen, aber das Dokument wird nicht mehr bereitgestellt: Weder die Vorschau noch das Original noch die Seite hinter der Quelle der Zelle lassen sich öffnen, und der Bereich zeigt Dokument aus dem Mandat entfernt. Laden Sie das Original herunter, bevor Sie ein Dokument entfernen, das Sie noch als Nachweis brauchen.

Datenquellen

Ein Mandat nimmt nur Dokumente auf. Eine Datenquelle, etwa ein FEC oder ein Hauptbuch als CSV-, TSV- oder Textexport, gehört in ein Analyseprojekt: Öffnen Sie Analysen in der Seitenleiste und dann Neues Projekt. Sehen Sie Analysen nicht, sind die Analysen für Sie noch nicht freigeschaltet. Eine CSV- oder Textdatei, die Sie auf der Registerkarte Dokumente eines Mandats importieren, ist ein Dokument, keine Datenquelle.

Eine Aufgabe starten

Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgaben auf Neue Aufgabe. Aufgaben starten Mitglieder mit vollem Zugriff, in einem offenen Mandat.

1. Wählen Sie unter Prüfungshandlung einen Agenten aus Ihrer Bibliothek oder lassen Sie Freie Aufgabe stehen, um eigene Anweisungen zu schreiben. Veröffentlichte Prozedur durchsucht die Prozeduren, die Ihre Organisation veröffentlicht hat. Die Aufgabe behält die gewählte Version, auch wenn später eine neuere veröffentlicht wird. Ein Agent und eine veröffentlichte Prozedur schließen sich aus: Die zuletzt getroffene Wahl ersetzt die andere. Bei einem Agenten aus Ihrer Bibliothek gehen Ihre Anweisungen vor, wo sie von seinen abweichen. Bei einer veröffentlichten Prozedur wendet der Agent ihre Regeln wie geschrieben an; widersprechen Ihre Anweisungen einer Regel, fragt er Sie, welche von beiden gilt, und wendet bis zu Ihrer Antwort an dieser Stelle keine von beiden an.
2. Geben Sie einen Titel ein.
3. Sagen Sie unter Anweisungen, was zu prüfen ist, an welchen Dokumenten und was Sie zurückerwarten. Die Zeile über dem Feld zeigt die Dokumente, die die Aufgabe liest: standardmäßig alle Dokumente des Mandats. Klicken Sie darauf, um einige auszuwählen. Tippen Sie @, um ein Dokument oder einen Agenten zu nennen. Wählen Sie mit @ einen Agenten, wird er zur Prüfungshandlung der Aufgabe: Er ersetzt den bereits gewählten Agenten oder die veröffentlichte Prozedur, und eine Zeile unter dem Feld sagt das.
4. Wählen Sie unter Vorlage für das Arbeitspapier, falls Sie eine haben, eine .xlsx- oder .xlsm-Arbeitsmappe dieses Mandats. Der Agent füllt ihre Zellen aus. Bei Keine (leeres Arbeitspapier) beginnt er mit einem leeren Arbeitspapier.
5. Wählen Sie unter Verantwortlich ein Mitglied mit vollem Zugriff oder Ohne Verantwortliche. Die Aufgabe erscheint in den Prüfungen dieses Mitglieds.
6. Klicken Sie auf Aufgabe starten.

Die Schaltflächen Agenten und Prüfverfahren oben auf der Seite Mandate öffnen die Bibliothek Ihrer Organisation.

Die Registerkarte zeigt die Aufgaben als Board oder als Liste. Das Board gruppiert sie nach Status, von links nach rechts: Entwurf, In Bearbeitung, Wartet auf eine Antwort, Bereit zur Prüfung und Erledigt. Entwurf enthält die Aufgaben, die noch nicht gestartet wurden. Eine Aufgabe, die wegen fehlenden Guthabens oder eines Limits pausiert, bleibt unter In Bearbeitung. Fehlgeschlagene und abgebrochene Aufgaben haben keine Spalte: Unter dem Board oder der Liste zeigt N fehlgeschlagene oder abgebrochene Aufgaben anzeigen sie an, und Fehlgeschlagene und abgebrochene Aufgaben ausblenden räumt sie weg. Meine Prüfungen behält die Aufgaben, die Sie prüfen. Die Schaltfläche Meine Prüfungen auf der Seite Mandate listet sie über alle Ihre Mandate auf.

Mitglieder mit vollem Zugriff sehen auf dieser Registerkarte außerdem Automatische Aufgaben. Eine automatische Aufgabe startet von selbst eine Aufgabe, wenn neue Dokumente eines Typs oder mit einem Tag eintreffen. Jede hat eine verantwortliche Person und ein Monatslimit.

Die Aufgabe verfolgen

Klicken Sie auf eine Aufgabe, um ihre Seite zu öffnen. Die Kopfzeile zeigt Status, bisherige Kosten, Anzahl der Schritte und verstrichene Zeit. Aufgaben verbrauchen das KI-Guthaben Ihrer Organisation (siehe Tarif wählen, Lizenzen kaufen oder Angebot anfordern).

Die Schritte des Agenten erscheinen als Sätze, etwa „12 Dokumente gelesen“ oder „4 Zellen geschrieben“. Klicken Sie auf einen Schritt für die Details: die gelesenen Dokumente, den in der Sandbox ausgeführten Code, die geschriebenen Zellen mit ihren Werten vorher und nachher.

Sie können die Seite schließen. Die Aufgabe läuft ohne Sie weiter. Um etwas hinzuzufügen, während der Agent arbeitet, nutzen Sie Dem Agenten schreiben, während er arbeitet und dann Senden. Abbrechen hält den Agenten nach dem laufenden Schritt an. Senden und Abbrechen setzen vollen Zugriff auf ein offenes Mandat voraus.

Eine Aufgabe kann diese Zustände haben:

• In der Warteschlange und Läuft.
• Wartet auf die Teilaufgaben. Der Agent hat Teilaufgaben gestartet. Sie laufen ohne Sie, und die Aufgabe geht weiter, wenn sie fertig sind.
• Wartet auf Ihre Antwort. Siehe den nächsten Abschnitt.
• Pausiert: Guthaben aufgebraucht. Die Aufgabe läuft von selbst dort weiter, wo sie stehen geblieben ist, sobald das Guthaben aufgeladen ist. Inhaber und Administratoren sehen Guthaben kaufen. Andere Mitglieder werden gebeten, einen von ihnen zu fragen.
• Pausiert: Monatslimit erreicht. Die Aufgabe läuft weiter, wenn der nächste Zeitraum beginnt. Um das Limit früher zu erhöhen oder aufzuheben, wendet sich ein Inhaber oder Administrator an den Support: Das Dashboard hat dafür keinen Bildschirm.
• Pausiert: Limit erreicht. Eine automatische Aufgabe hat diese Aufgabe gestartet, und ihr eigenes Monatslimit ist aufgebraucht. Die Aufgabe läuft von selbst weiter, wenn ein Mitglied mit vollem Zugriff das Limit unter Automatische Aufgaben (Registerkarte Aufgaben) erhöht oder wenn der nächste Monat beginnt.
• Durch ein Sicherheitslimit gestoppt (Status Pausiert). Die Kosten der Aufgabe haben ein internes Sicherheitslimit überschritten, und unser Team wurde benachrichtigt. Anders als die anderen Pausen läuft die Aufgabe nicht von selbst weiter: Ein Mitglied mit vollem Zugriff klickt auf Abbrechen und startet dann eine neue Aufgabe. Ein Mitglied mit Nur-Lese-Zugriff kann sie nicht abbrechen.
• Zu prüfen. Der Agent ist fertig und wartet auf Ihre Prüfung.
• Abgeschlossen, Fehlgeschlagen und Abgebrochen.

Die Fragen des Agenten beantworten

Braucht der Agent Sie, zeigt die Aufgabe Wartet auf Ihre Antwort, und die Seite öffnet sich bei der Frage.

• Eine Frage als Text. Die Seite zeigt ein Feld. Tippen Sie bei Ihre Antwort und klicken Sie auf Antworten und fortsetzen.
• Ein Fragenset. Es kommt als Karte, eine Seite pro Frage, und kann auch nur eine Frage enthalten. Wählen Sie eine Option oder Etwas anderes…, um eine eigene Antwort zu schreiben. Nimmt die Frage Dokumente an, fügt Dokumente anhängen der Aufgabe Dokumente des Mandats hinzu. Überspringen lässt eine Frage aus, Später antworten legt die Karte beiseite, und Antworten senden schickt die Antworten ab. Die Pfeiltasten wechseln zwischen den Optionen, die Eingabetaste wählt, Esc überspringt; in einem ausgefüllten Feld Etwas anderes… verlässt das erste Esc nur das Feld.
• Automatische Pause. Kommt der Agent nicht mehr voran, sagt die Seite das. Geben Sie ihm eine Vorgabe und klicken Sie auf Mit dieser Vorgabe fortsetzen, oder brechen Sie die Aufgabe ab.

Sie können stattdessen auch eine Nachricht schreiben. Sie ersetzt die offenen Fragen: Der Agent liest sie an deren Stelle. Mitglieder mit Nur-Lese-Zugriff sehen die Frage, können aber nicht antworten.

Das Arbeitspapier und seine Quellen lesen

Die Aufgabenseite hat drei Schaltflächen: Arbeitspapier, Prüfung und Ergebnisse.

Arbeitspapier zeigt die Excel-Datei, die der Agent für diese Aufgabe ausfüllt, Blatt für Blatt. Das Raster öffnet sich schreibgeschützt. Kleine Markierungen in der Ecke einer Zelle zeigen, wohin Sie schauen sollten:

• Snip: Der Wert stammt aus einem Dokument, und die Zelle hat eine Quelle.
• Zu prüfen: Der Wert wurde ohne Snip geschrieben oder aus einem Dokument übernommen, oder die Prüfung traut der Formel nicht: Sie verwendet eine Funktion, die das Raster nicht berechnet, einen Zirkelbezug, eine Formel, die die Prüfung nicht lesen konnte, ein Ergebnis, das Excel möglicherweise anders rundet, oder eine Zelle, die selbst zu prüfen ist. Die Liste Zu prüfen nennt jede Zelle und den Grund.
• Fehler: Die Formel liefert einen Fehler.

Klicken Sie auf eine Zelle mit Snip. Ihre Quelle der Zelle öffnet sich neben dem Blatt: die Dokumentseite, mit den Wörtern, aus denen der Wert gelesen wurde, in einem Rahmen. Ist die Position nicht bekannt, öffnet sich die Seite ohne Rahmen. Hat eine Zelle mehrere Quellen, nutzen Sie Vorherige Quelle und Nächste Quelle. Auf einem schmalen Bildschirm nimmt das Dokument den Platz des Blatts ein: Zurück zum Blatt bringt das Blatt zurück. Dokument schließen schließt es. Eine Zelle ohne Snip hat keine Quelle, und der Bereich sagt das.

Ein Mitglied mit vollem Zugriff kann Werte eingeben. Klicken Sie auf Bearbeiten, doppelklicken Sie dann auf eine Zelle, oder wählen Sie sie aus und tippen Sie. Der Status zeigt Wird gespeichert…, dann Gespeichert, oder Nicht gespeichert. Formeln werden abgelehnt: Geben Sie einen Wert ein. Die anderen Mitglieder sehen das Arbeitspapier solange schreibgeschützt, und ein anderes Mitglied mit vollem Zugriff kann Übernehmen verwenden. Niemand kann bearbeiten, während der Agent in das Arbeitspapier schreibt, nach dem Abschluss des Mandats oder nach dem Ende der Prüfung. Bearbeitung beenden beendet Ihre Bearbeitung.

Herunterladen (.xlsx) speichert die Datei. Unter Versionen hat jede Version ihren eigenen Download. Mit vollem Zugriff auf ein offenes Mandat hält Version speichern das Arbeitspapier so fest, wie es jetzt ist. Jede heruntergeladene Datei enthält ein Journalblatt: die Dokumente, die der Agent gelesen hat, die Zellen, die er geschrieben hat, seine Fragen und die Antworten. Ergebnisse fasst das zusammen: das Arbeitspapier mit Öffnen und seinem Download, die gespeicherten Versionen und das Journalblatt. Es bleibt leer, bis der Agent in das Arbeitspapier geschrieben hat.

Die Arbeit prüfen

Ist eine Aufgabe Zu prüfen, klicken Sie auf Prüfung. Unter Zu prüfende Punkte listet der Bildschirm auf: ohne Snip geschriebene Werte, ohne Snip aus einem Dokument übernommene Werte, Formeln mit Fehler, Formeln, denen die Prüfung nicht traut (siehe oben unter Zu prüfen), und Vorschläge, die auf Ihre Entscheidung warten. Wählen Sie einen Punkt, um die Zelle in ihrem Blatt zu sehen. Hat der Wert ein Quelldokument, erscheint es daneben. Ein Wert ohne Quelle zeigt Keine Quelle, eine Formel zeigt Von einer Formel berechnet. Dann:

• In Ordnung genehmigt einen Wert, den der Agent geschrieben hat. Für eine Formel (ob sie einen Fehler liefert oder die Prüfung ihr nicht traut), für ein Datum und für eine Zelle, die der Agent nicht geschrieben hat, wird es nicht angeboten: Hinterlassen Sie dort eine Notiz. Wartet auf der Zelle ein Vorschlag, entscheiden Sie zuerst darüber. Zurückziehen nimmt die Genehmigung zurück.
• Notiz hinterlassen schreibt eine Notiz für den Agenten. Klicken Sie auf Notiz hinzufügen, um sie zu behalten.
• Bei einem Vorschlag schreibt Anwenden die Werte, Nicht anwenden lässt die Zellen, wie sie sind, und Rückgängig stellt wieder her, was Anwenden geändert hat.

Wenn Sie die Punkte durchgesehen haben, können Sie:

• N Notizen an den Agenten senden. Der Agent beantwortet jede Notiz und gibt dann das Arbeitspapier zurück.
• Prüfung abschließen, oder Ohne Senden abschließen, wenn Notizen offen sind. Das Arbeitspapier wird als neue Version gespeichert, und die Aufgabe wechselt zu Erledigt. Der Bildschirm listet auf, was das Abschließen zurücklässt: nicht genehmigte Punkte, nicht entschiedene Vorschläge und nie gesendete Notizen.

Nur Mitglieder mit vollem Zugriff genehmigen, hinterlassen Notizen und schließen ab. Mitglieder mit Nur-Lese-Zugriff können die Prüfung lesen. Ist die Prüfung abgeschlossen, bleiben ihre Genehmigungen, wie sie erteilt wurden.

Ein Mandat schließen und wieder öffnen

Mitglieder mit vollem Zugriff klicken auf Mandat schließen. Das Fenster nennt die Folgen:

• Alle Aufgaben, die nicht abgeschlossen sind, pausieren: laufende, wartende, solche mit offener Frage oder ohne Guthaben und solche zur Prüfung. Ihre Arbeit bleibt erhalten.
• Das Mandat wird schreibgeschützt. Niemand kann Dokumente importieren, Aufgaben starten oder dem Agenten schreiben.
• Das Löschen ist für das Datum geplant, das das Fenster nennt: Dann werden die Dokumente, Arbeitspapiere und der Aufgabenverlauf endgültig gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Das Löschen läuft einmal täglich, und ein Lauf, der fehlschlägt, wird an einem späteren Tag wiederholt.
• Sie können das Mandat vorher wieder öffnen, um es zu behalten.

Ein geschlossenes Mandat zeigt ein Banner mit den Daten. Mitglieder mit vollem Zugriff sehen außerdem die Schaltfläche Wieder öffnen. Das Wiederöffnen startet die pausierten Aufgaben nicht neu. Öffnen Sie jede einzelne, dort steht Durch das Schließen pausiert, und klicken Sie auf An den Agenten zurücksenden. Hat das Löschen begonnen, lässt sich das Mandat nicht mehr wieder öffnen.

Laden Sie vor dem Löschdatum herunter, was Sie brauchen: Original herunterladen im Menü eines Dokuments und Herunterladen (.xlsx) beim Arbeitspapier oder bei der Version einer Aufgabe. Wo Ihre Daten gespeichert werden und wie lange erklärt, wie lange der Inhalt auf unseren Servern bleibt.

Hat in einem Mandat 6 Monate lang niemand gearbeitet, erhalten die Person, die es angelegt hat, sofern sie noch in der Organisation ist, sowie die Inhaber und Administratoren eine E-Mail. Handelt in den folgenden 30 Tagen niemand im Mandat, wird es automatisch geschlossen, und es gelten dieselben Regeln wie bei einem manuellen Schließen. Jede Aktion im Mandat hält es offen.

Inhaber und Administratoren können ein Mandat sofort löschen. Öffnen Sie Weitere Aktionen, wählen Sie Mandat löschen…, geben Sie den Namen des Mandats ein und klicken Sie auf Endgültig löschen. Nicht abgeschlossene Aufgaben werden abgebrochen. Das Mandat verschwindet sofort aus Ihrer Liste. Sein Inhalt wird vom täglichen Löschen entfernt; ein Lauf, der fehlschlägt, wird an einem späteren Tag wiederholt.