Le rapprochement de documents cherche chaque ligne sélectionnée dans chaque document sélectionné. Quand un rapprochement trouve moins de correspondances que prévu, les couleurs des résultats et le résumé de l’exécution vous disent pourquoi.
| Couleur de la cellule | Signification |
|---|---|
| Vert | Correspondance trouvée. |
| Orange | Incertain, ou la ligne n’a pas pu être vérifiée entièrement. À revoir. |
| Rouge | Aucune correspondance. |
Vous avez ajouté des documents et obtenu moins de correspondances
Plus de documents, c’est plus d’endroits où une valeur peut apparaître. Quand une valeur est trouvée à plusieurs endroits, Blast Audit ne choisit pas à votre place.
- Plusieurs pages correspondent à cette ligne. La ligne est ambiguë : aucun snip n’est créé automatiquement. Blast Audit vous demande de choisir la bonne page à l’étape de revue. Si vous avez cliqué sur Trancher plus tard, la ligne reste en suspens.
- Deux documents semblent identiques. Choisissez l’original. Vous avez importé deux fois la même facture, par exemple une fois seule et une fois dans un PDF fusionné. Choisissez l’original, ou retirez le doublon du classeur et relancez.
- La recherche s’est arrêtée avant la lecture de toutes les pages. Chaque ligne a un budget de recherche. Avec beaucoup de documents, il peut s’épuiser avant la lecture de toutes les pages, et la ligne est marquée incomplète. Relancez le rapprochement sur moins de documents.
Pour l’éviter, sélectionnez seulement les documents qui concernent l’échantillon : par exemple les factures de la période, pas tous les documents du classeur.
Certains documents n’ont pas été parcourus
- Les documents encore en OCR, jamais traités ou dont l’OCR a échoué ne peuvent pas être sélectionnés. Regardez la colonne Statut OCR dans la page Documents : attendez Terminé ou cliquez sur Relancer l’OCR.
- Le message « Certains documents ont été ignorés » indique les documents écartés, et les lignes qui n’ont pas pu être vérifiées dans ces documents passent en orange.
- Un rapprochement lit au plus 512 documents, 2 048 pages et 32 Mo de texte OCR. Au-delà, Blast Audit vous demande de sélectionner moins de documents.
La valeur dans Excel ne ressemble pas à celle du document
Blast Audit lit chaque cellule telle qu’Excel l’affiche, ainsi que la valeur sous-jacente pour les dates et les montants. Ouvrez Options sur la colonne, à la première étape (Sélectionnez les lignes à pointer), pour régler la comparaison.
| Option | À utiliser quand |
|---|---|
| Type de valeur (Texte, Montant, Date) | Le type détecté est faux. |
| Format décimal dans Excel / dans les documents | Les documents écrivent 1.234,56 et Excel 1,234.56, ou l’inverse. |
| Ordre de date dans Excel / dans les documents | Les documents écrivent jour/mois/année et Excel mois/jour/année, ou l’inverse. |
| Tolérance absolue | Les montants diffèrent à l’arrondi près. Par défaut 0, qui exige le montant exact. Saisissez par exemple 0.01. |
| Tolérer les écarts d’orthographe | Activé par défaut. Accepte les abréviations, les formes juridiques et les erreurs d’OCR. |
| Accepter une partie de la valeur | Le document ne montre qu’une partie de la cellule, par exemple « Jenny » pour « Jenny Lam ». |
Les règles sont trop strictes
- Obligatoire sur un champ signifie qu’une ligne n’est rapprochée que si ce champ est trouvé. Désactivez-le pour les champs qui ne sont pas toujours imprimés, comme une référence.
- Sur la même page signifie que le champ doit figurer sur la page où les autres champs ont été trouvés. Désactivez-le quand la date est en page 1 et le total en page 2.
Relancer un rapprochement
Relancer le rapprochement écrit par-dessus les colonnes de résultat. Avant de les remplacer, Blast Audit vous indique combien de valeurs elles contiennent déjà.
Les snips créés par l’exécution précédente ne sont pas supprimés : ils restent à côté des nouveaux (voir Créer et modifier des snips). Pour éviter les snips en double, lancez le rapprochement dans des colonnes vides, ou effacez d’abord les cellules de résultat : effacer une cellule supprime ses snips.
Si le problème persiste
Contactez le support en indiquant :
- Le résumé de l’exécution, en capture d’écran (par exemple « 12 sur 40 lignes rapprochées »).
- Le nombre de documents et de pages sélectionnés.
- Pour une ligne qui aurait dû être rapprochée : la valeur dans Excel et la page du document où elle figure.
N’envoyez pas le classeur ni les documents du client, sauf si le support les demande pour reproduire le problème.