Ouvrez la page Documents et regardez la colonne Statut OCR. Le statut indique quoi faire.
| Statut OCR | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| En file d’attente | Le document attend son tour. | Gardez Excel ouvert et patientez. |
| En cours | Le texte est en cours de lecture. | Gardez Excel ouvert et restez sur la page Documents. |
| Non démarré ou OCR requis | L’OCR n’a jamais tourné, ou il a été interrompu. | Cliquez sur Lancer l’OCR pour ce document. |
| Échec OCR | La lecture a échoué. | Cliquez sur Relancer l’OCR pour ce document. |
| Terminé, mais « Aucun texte OCR détecté » à l’ouverture | L’OCR a tourné sans trouver de mots. | Cliquez sur Relancer l’OCR. S’il ne trouve toujours rien, voir « Scans sans texte détecté » plus bas. |
L’OCR semble bloqué
Gardez Excel ouvert et restez sur la page Documents pendant l’OCR. Si vous quittez la page, fermez le volet ou fermez Excel pendant l’import, le résultat de l’OCR peut être perdu.
- Revenez sur la page Documents et patientez quelques minutes, Excel ouvert.
- Si le statut n’a toujours pas bougé, fermez puis rouvrez le volet Blast Audit, et rouvrez Documents.
- Pour chaque document marqué OCR requis ou Non démarré, cliquez sur Lancer l’OCR.
- Pour un document toujours bloqué En cours, cliquez sur le bouton ⋮ au bout de sa ligne, puis sur Relancer l’OCR. Pour en relancer plusieurs, sélectionnez-les et utilisez ⋯ > Relancer l’OCR dans la barre de sélection.
Un document dont l’OCR est vide ou bloqué s’ouvre quand même : la visionneuse affiche un bandeau avec un bouton pour relancer l’OCR.
L’OCR est lent
Les PDF qui contiennent déjà du texte sont lus directement depuis le PDF, en quelques secondes. Les scans et les photos passent par l’OCR visuel, plus long, et dont la durée dépend du nombre de pages.
Pour aller plus vite :
- Importez les gros lots en plusieurs fois.
- Découpez les scans très longs avant de les importer.
- Gardez la page Documents ouverte jusqu’à ce que tous les statuts indiquent Terminé.
Messages liés aux limites
| Le message commence par | Que faire |
|---|---|
| Votre quota OCR est atteint | Vérifiez la consommation de votre organisation avec votre administrateur. Puis cliquez sur Lancer l’OCR pour les documents marqués OCR requis. |
| Votre organisation a déjà le nombre maximal de documents en attente d’OCR | Attendez que certains documents soient terminés, puis lancez l’OCR sur ceux marqués OCR requis. |
| Votre organisation a déjà trop de volume en attente d’OCR | Même chose que ci-dessus. |
| Le service OCR est saturé | Attendez quelques minutes, puis lancez l’OCR sur les documents marqués OCR requis. |
| L’OCR n’a pas pu être relancé. Le résultat OCR précédent est conservé. | Réessayez plus tard. Le résultat précédent reste utilisable. |
Scans sans texte détecté
« Aucun texte OCR détecté » signifie que l’OCR s’est terminé sans trouver de mots : vous ne pouvez pas faire de snip sur ce document.
- Relancez l’OCR une fois. Une erreur passagère peut donner un résultat vide.
- Ouvrez le document et regardez le scan : une page blanche, un scan très pâle ou une photo prise de biais donnent peu ou pas de texte.
- Rescannez le papier en meilleure résolution, ou demandez le PDF d’origine au client, puis importez le nouveau fichier.
Snips erronés sur un PDF qui contient du texte
Certains PDF portent une couche texte qui ne correspond pas à ce qui s’affiche sur la page. Si les snips sur un tel document sont faux ou manquent des valeurs, cliquez sur le bouton ⋮ au bout de sa ligne dans la page Documents, puis sur Lancer l’OCR visuel. Blast Audit lit alors l’image des pages au lieu du texte du PDF.
Savoir si le problème vient du document ou de votre poste
- Ouvrez un nouveau classeur vide.
- Importez un seul petit PDF, par exemple une facture d’une page.
- Attendez que le statut passe à Terminé.
Si cela fonctionne, le problème est lié aux documents d’origine ou à leur taille. Si ce test bloque aussi, le problème vient de votre Excel ou de votre réseau.
Si le problème persiste
Contactez le support en indiquant :
- Le statut OCR affiché et le message éventuel, en capture d’écran.
- Votre Excel : Windows, Mac ou web, et la version.
- Le nombre de documents, le nombre approximatif de pages et l’heure de l’import.
- Le résultat du test sur classeur vide ci-dessus.
N’envoyez pas les documents du client, sauf si le support en demande un pour reproduire le problème.