Der Dokumentenabgleich durchsucht jede ausgewählte Zeile in jedem ausgewählten Dokument. Findet ein Lauf weniger Treffer als erwartet, verraten die Ergebnisfarben und die Zusammenfassung des Laufs den Grund.
| Zellfarbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Treffer gefunden. |
| Gelb | Unsicher, oder die Zeile konnte nicht vollständig geprüft werden. Prüfen Sie sie. |
| Rot | Kein Treffer gefunden. |
Sie haben Dokumente hinzugefügt und weniger Treffer erhalten
Mehr Dokumente bedeuten mehr Stellen, an denen ein Wert vorkommen kann. Wird ein Wert an mehreren Stellen gefunden, wählt Blast Audit nicht für Sie aus.
- Mehrere Seiten passen zu dieser Zeile. Die Zeile ist mehrdeutig, daher wird kein Snip automatisch erstellt. Blast Audit bittet Sie, im Prüfschritt die richtige Seite zu wählen. Haben Sie auf Später entscheiden geklickt, bleibt die Zeile ungeklärt.
- Zwei Dokumente sehen identisch aus. Wählen Sie das Original. Sie haben dieselbe Rechnung zweimal importiert, zum Beispiel einmal einzeln und einmal in einem zusammengeführten PDF. Wählen Sie das Original oder entfernen Sie das Duplikat aus der Arbeitsmappe und starten Sie den Lauf erneut.
- Die Suche wurde beendet, bevor alle Seiten gelesen waren. Jede Zeile hat ein Suchbudget. Bei vielen Dokumenten kann es aufgebraucht sein, bevor alle Seiten gelesen sind, und die Zeile wird als unvollständig markiert. Führen Sie den Abgleich erneut mit weniger Dokumenten durch.
Um das zu vermeiden, wählen Sie nur die Dokumente aus, die zur Stichprobe gehören: zum Beispiel die Rechnungen des Zeitraums, nicht alle Dokumente der Arbeitsmappe.
Manche Dokumente wurden nicht durchsucht
- Dokumente, die noch in der OCR sind, nie verarbeitet wurden oder bei denen die OCR fehlgeschlagen ist, lassen sich nicht auswählen. Prüfen Sie die Spalte OCR-Status auf der Seite Dokumente und warten Sie auf Abgeschlossen oder klicken Sie auf OCR erneut ausführen.
- Eine Meldung „Einige Dokumente wurden übersprungen“ nennt die ausgelassenen Dokumente, und die Zeilen, die nicht gegen sie geprüft werden konnten, werden gelb.
- Ein Lauf liest höchstens 512 Dokumente, 2.048 Seiten und 32 MB OCR-Text. Darüber hinaus bittet Blast Audit Sie, weniger Dokumente auszuwählen.
Der Wert in Excel sieht anders aus als der Wert im Dokument
Blast Audit liest jede Zelle so, wie Excel sie anzeigt, plus den zugrunde liegenden Wert bei Datumsangaben und Beträgen. Öffnen Sie im ersten Schritt (Zu prüfende Zeilen auswählen) die Optionen der Spalte, um den Vergleich der Werte anzupassen.
| Option | Nutzen Sie sie, wenn |
|---|---|
| Wertart (Text, Betrag, Datum) | Die erkannte Art falsch ist. |
| Dezimalformat in Excel / in Dokumenten | Dokumente 1.234,56 schreiben und Excel 1,234.56, oder umgekehrt. |
| Datumsreihenfolge in Excel / in Dokumenten | Dokumente Tag/Monat/Jahr schreiben und Excel Monat/Tag/Jahr, oder umgekehrt. |
| Absolute Toleranz | Beträge durch Rundung abweichen. Standard ist 0, was den exakten Betrag verlangt. Geben Sie zum Beispiel 0.01 ein. |
| Schreibabweichungen tolerieren | Standardmäßig aktiviert. Akzeptiert Abkürzungen, Rechtsformen und OCR-Tippfehler. |
| Teil des Werts akzeptieren | Das Dokument nur einen Teil der Zelle zeigt, zum Beispiel „Jenny“ für „Jenny Lam“. |
Die Regeln sind zu streng
- Pflichtfeld bei einem Feld bedeutet, dass eine Zeile nur als Treffer gilt, wenn dieses Feld gefunden wird. Schalten Sie es bei Feldern aus, die nicht immer aufgedruckt sind, etwa einer Referenz.
- Auf derselben Seite bedeutet, dass das Feld auf der Seite stehen muss, auf der die anderen Felder gefunden wurden. Schalten Sie es aus, wenn das Datum auf Seite 1 und die Summe auf Seite 2 steht.
Erneut ausführen
Ein erneuter Abgleich überschreibt die Ergebnisspalten. Blast Audit nennt Ihnen vor dem Ersetzen, wie viele Werte diese Spalten bereits enthalten.
Die Snips des vorherigen Laufs werden nicht gelöscht: Sie bleiben neben den neuen bestehen (siehe Snips erstellen und bearbeiten). Um doppelte Snips zu vermeiden, führen Sie den Abgleich in leere Spalten aus oder leeren Sie zuerst die Ergebniszellen: Das Leeren einer Zelle entfernt ihre Snips.
Wenn es weiterhin nicht klappt
Wenden Sie sich an den Support und geben Sie an:
- Die Zusammenfassung des Laufs als Screenshot (zum Beispiel „12 von 40 Zeilen abgeglichen“).
- Die Anzahl der ausgewählten Dokumente und Seiten.
- Für eine Zeile, die hätte passen sollen: den Wert in Excel und die Seite des Dokuments, auf der er steht.
Senden Sie die Arbeitsmappe oder die Mandantendokumente nur, wenn der Support sie zur Reproduktion des Problems anfordert.