Lavorare in un incarico con l’agente

Un incarico raccoglie nella dashboard il lavoro di un cliente: i documenti, il team e le attività che affidi all’agente. L’agente legge i documenti dell’incarico sui nostri server, quindi Excel non deve essere aperto. Apri Incarichi nella barra laterale.

Se la pagina dice «Gli incarichi non sono disponibili», non sono ancora attivi per la tua organizzazione.

Creare un incarico

1. Nella pagina Incarichi, fai clic su Nuovo incarico.
2. Scrivi un Nome. Compila Cliente (facoltativo) se vuoi il cliente nella pagina.
3. Fai clic su Crea incarico.

Ogni membro della tua organizzazione con accesso al prodotto può creare un incarico e ne ha l’accesso completo. Un proprietario o un amministratore invitato senza Accesso al prodotto, per esempio per gestire solo la fatturazione, non può né creare incarichi né aprire quelli dell’organizzazione. Se vedi «La tua organizzazione non ha ancora una regione dei dati», l’organizzazione ne ha bisogno prima del primo incarico. Non puoi sceglierla dalla dashboard: contatta il supporto con la chat su blast-audit.com/help.

Aggiungere membri

Nella scheda Membri, fai clic su Aggiungi un membro. Scegli una Persona della tua organizzazione e il suo Accesso:

I proprietari e gli amministratori dell’organizzazione con accesso al prodotto hanno l’accesso completo a ogni incarico. Chi ha creato l’incarico mantiene l’accesso completo e non si può rimuovere finché resta nell’organizzazione. Se lascia l’organizzazione e poi torna, riparte senza accesso all’incarico, a meno che non torni come proprietario o amministratore, che hanno l’accesso completo a ogni incarico; altrimenti aggiungilo di nuovo. Una persona che rimuovi smette di vedere i documenti e le attività, e puoi aggiungerla di nuovo più tardi.

Importare documenti

Nella scheda Documenti, trascina i file o fai clic su Seleziona file. La scheda accetta PDF, immagini, file Office, e-mail, file di testo (.txt), CSV o ZIP, fino a 100 MB per file. Solo i membri con accesso completo importano documenti.

Ogni documento passa da Invio, Scansione antivirus, Conversione in PDF e Lettura, poi mostra Pronto. L’agente può leggere un documento quando è pronto.

Quando un documento non riesce, la sua riga dice perché: per esempio un file protetto da password, un tipo di file non supportato o le riletture avanzate della tua organizzazione esaurite. Se la riga offre Riprova, fai clic su quel pulsante. Un file protetto da password o di un tipo non supportato non ha Riprova: correggi il file e importalo di nuovo. Se la scansione antivirus trova una minaccia, il file viene eliminato.

Il menu di una riga offre Anteprima quando il documento è pronto, Scarica l’originale quando il file ha superato la scansione antivirus, e Rimuovi dall’incarico ai membri con accesso completo finché l’incarico è aperto. L’agente non vede più un documento rimosso. Le carte di lavoro delle attività già svolte conservano i valori e l’indicazione delle loro fonti, ma il documento non viene più servito: né l’anteprima, né l’originale, né la pagina dietro la Fonte della cella, che mostra allora Documento rimosso dall’incarico. Scarica l’originale prima di rimuovere un documento che potrebbe servirti come prova.

Fonti dati

Un incarico accetta solo documenti. Una fonte dati, come un FEC o un libro mastro esportato in CSV, TSV o testo, va in un progetto di analisi: apri Analisi nella barra laterale, poi Nuovo progetto. Se non vedi Analisi, le analisi non sono ancora attivate per te. Un file CSV o di testo importato nella scheda Documenti di un incarico è un documento, non una fonte dati.

Avviare un’attività

Nella scheda Attività, fai clic su Nuova attività. I membri con accesso completo avviano le attività, in un incarico aperto.

1. Sotto Procedura, scegli un agente della tua libreria, oppure lascia Attività libera per scrivere le tue istruzioni. Procedura pubblicata cerca tra le procedure che la tua organizzazione ha pubblicato. L’attività mantiene la versione che hai scelto, anche se in seguito ne viene pubblicata una più recente. Un agente e una procedura pubblicata non vanno insieme: l’ultima scelta sostituisce l’altra. Con un agente della tua libreria, le tue istruzioni hanno la precedenza dove differiscono dalle sue. Con una procedura pubblicata, l’agente applica le sue regole come sono scritte; se le tue istruzioni ne contraddicono una, ti chiede quale delle due vale e su quel punto non applica nessuna delle due finché non rispondi.
2. Scrivi un Titolo.
3. In Istruzioni, di’ cosa controllare, su quali documenti e cosa ti aspetti in cambio. La riga sopra il campo mostra i documenti che l’attività legge: per impostazione predefinita, tutti quelli dell’incarico. Fai clic su di essa per sceglierne alcuni. Scrivi @ per indicare un documento o un agente. Scegliere un agente con @ lo rende la procedura dell’attività: sostituisce l’agente o la procedura pubblicata già scelti, e una riga sotto il campo lo segnala.
4. In Modello di carta di lavoro, scegli, se ne hai uno, una cartella .xlsx o .xlsm di questo incarico. L’agente ne compila le celle. Con Nessuno (carta di lavoro vuota), parte da una carta di lavoro vuota.
5. In Responsabile, scegli un membro con accesso completo, oppure Senza responsabile. L’attività compare tra le revisioni di quel membro.
6. Fai clic su Avvia attività.

I pulsanti Agenti e Procedure, in alto nella pagina Incarichi, aprono la libreria della tua organizzazione.

La scheda mostra le attività in Bacheca o in Elenco. La bacheca le raggruppa per stato, da sinistra a destra: Bozza, In corso, In attesa di risposta, Pronta da rivedere e Completata. Bozza raccoglie le attività non ancora avviate. Un’attività in pausa per crediti esauriti o per un tetto resta in In corso. Le attività non riuscite o annullate non hanno una colonna: sotto la bacheca o l’elenco, Mostra N attività non riuscite o annullate le mostra e Nascondi le attività non riuscite o annullate le rimette via. Le mie revisioni tiene le attività che rivedi tu. Il pulsante Le mie revisioni della pagina Incarichi le elenca su tutti i tuoi incarichi.

I membri con accesso completo vedono anche Attività automatiche in questa scheda. Un’attività automatica avvia un’attività da sola quando arrivano nuovi documenti di un tipo o con un tag. Ognuna ha un responsabile e un tetto mensile.

Seguire l’attività

Fai clic su un’attività per aprire la sua pagina. L’intestazione mostra lo stato, il costo finora, il numero di passaggi e il tempo trascorso. Le attività usano i crediti IA della tua organizzazione (vedi Scegliere un piano, comprare licenze, chiedere un preventivo).

I passaggi dell’agente compaiono come frasi, per esempio «12 documenti letti» o «4 celle scritte». Fai clic su un passaggio per il dettaglio: i documenti letti, il codice eseguito nello spazio di calcolo, le celle scritte con i valori prima e dopo.

Puoi chiudere la pagina. L’attività va avanti senza di te. Per aggiungere qualcosa mentre l’agente lavora, usa Scrivi all’agente mentre lavora, poi Invia. Annulla ferma l’agente dopo il passaggio in corso. Inviare e annullare richiedono l’accesso completo a un incarico aperto.

Un’attività può trovarsi in questi stati:

• In coda e In corso.
• Attende le sue sotto-attività. L’agente ha avviato delle sotto-attività. Vanno avanti senza di te, e l’attività prosegue quando hanno finito.
• Attende la tua risposta. Vedi la sezione successiva.
• In pausa: crediti esauriti. L’attività riprende da sola, dal punto in cui si era fermata, quando i crediti vengono ricaricati. I proprietari e gli amministratori vedono Acquista crediti. Agli altri membri viene detto di chiederlo a uno di loro.
• In pausa: tetto mensile raggiunto. L’attività riprende quando inizia il periodo successivo. Per alzare o togliere il tetto prima, un proprietario o un amministratore si rivolge al supporto: la dashboard non ha una schermata per farlo.
• In pausa: tetto raggiunto. Un’attività automatica ha avviato questa attività, e il suo tetto mensile è esaurito. L’attività riprende da sola quando un membro con accesso completo alza il tetto in Attività automatiche (scheda Attività), o quando inizia il mese successivo.
• Fermata da un limite di sicurezza (stato In pausa). Il costo dell’attività ha superato un limite di sicurezza interno e il nostro team è stato avvisato. A differenza delle altre pause, l’attività non riprende da sola: un membro con accesso completo fa clic su Annulla, poi avvia una nuova attività. Un membro in sola lettura non può annullarla.
• Da rivedere. L’agente ha finito e aspetta la tua revisione.
• Completata, Non riuscita e Annullata.

Rispondere alle domande dell’agente

Quando l’agente ha bisogno di te, l’attività mostra Attende la tua risposta e la pagina si apre sulla domanda.

• Una domanda in testo. La pagina mostra un campo. Scrivi in La tua risposta, poi fai clic su Rispondi e riprendi.
• Un gruppo di domande. Arriva in una scheda, una pagina per domanda, e può contenere anche una sola domanda. Scegli un’opzione, oppure Altro… per scrivere la tua risposta. Quando la domanda li accetta, Allega documenti aggiunge all’attività documenti dell’incarico. Salta lascia da parte una domanda, Rispondi più tardi mette via la scheda e Invia le risposte le invia. Le frecce si spostano tra le opzioni, Invio sceglie ed Esc salta; in un campo Altro… compilato, il primo Esc esce solo dal campo.
• Pausa automatica. Se l’agente non avanza più, la pagina lo dice. Dagli un’indicazione e fai clic su Riprendi con questa indicazione, oppure annulla l’attività.

Puoi anche scrivere un messaggio. Sostituisce le domande in attesa: l’agente legge il messaggio invece delle domande. I membri in sola lettura vedono la domanda ma non possono rispondere.

Leggere la carta di lavoro e le sue fonti

La pagina dell’attività ha tre pulsanti: Carta di lavoro, Revisione e Risultati.

Carta di lavoro mostra il file Excel che l’agente compila per questa attività, foglio per foglio. La griglia si apre in sola lettura. Piccoli segni nell’angolo di una cella indicano cosa guardare:

• Snip: il valore viene da un documento e la cella ha una fonte.
• Da verificare: il valore è stato scritto, o preso da un documento, senza snip, oppure il controllo non si fida della formula: usa una funzione che la griglia non calcola, un riferimento circolare, una formula che non è riuscito a leggere, un risultato che Excel potrebbe arrotondare in modo diverso, o una cella a sua volta da verificare. L’elenco Da verificare nomina ogni cella e il motivo.
• Errore: la formula restituisce un errore.

Fai clic su una cella contrassegnata da Snip. La sua Fonte della cella si apre accanto al foglio: la pagina del documento, con le parole da cui è stato letto il valore riquadrate. Quando la posizione non è nota, la pagina si apre senza riquadro. Se una cella ha più fonti, usa Fonte precedente e Fonte successiva. Su uno schermo stretto il documento prende il posto del foglio: Torna al foglio lo riporta. Chiudi il documento lo chiude. Una cella senza snip non ha una fonte, e il pannello lo dice.

Un membro con accesso completo può inserire valori. Fai clic su Modifica, poi fai doppio clic su una cella, oppure selezionala e digita. Lo stato indica Salvataggio…, poi Salvato, oppure Non salvato. Le formule vengono rifiutate: inserisci un valore. Nel frattempo gli altri membri vedono la carta di lavoro in sola lettura, e un altro membro con accesso completo può usare Prendi il controllo. Nessuno può modificare mentre l’agente scrive nella carta di lavoro, né dopo la chiusura dell’incarico o la fine della revisione. Termina la modifica conclude il tuo turno.

Scarica (.xlsx) salva il file. Sotto Versioni, ogni versione ha il proprio download. Con accesso completo a un incarico aperto, Salva una versione conserva la carta di lavoro com’è adesso. Ogni file scaricato contiene un foglio registro: i documenti letti dall’agente, le celle scritte, le sue domande e le risposte. Risultati raccoglie tutto questo: la carta di lavoro con Apri e il suo download, le versioni salvate e il foglio del registro. Resta vuoto finché l’agente non ha scritto nella carta di lavoro.

Rivedere il lavoro

Quando un’attività è Da rivedere, fai clic su Revisione. La schermata elenca i Punti da verificare: i valori scritti senza snip, i valori presi da un documento senza snip, le formule che restituiscono un errore, le formule di cui il controllo non si fida (vedi Da verificare sopra) e i suggerimenti che aspettano la tua decisione. Scegli un punto per vedere la cella nel suo foglio. Se il valore ha un documento di origine, il documento appare accanto. Un valore senza fonte dice Senza fonte, e una formula dice Calcolata da una formula. Poi:

• Va bene approva un valore scritto dall’agente. Non viene proposto per una formula (che restituisca un errore o di cui il controllo non si fidi), per una data né per una cella che l’agente non ha scritto: lascia una nota. Finché un suggerimento attende sulla cella, decidilo prima. Ritira toglie l’approvazione.
• Lascia una nota scrive una nota per l’agente. Fai clic su Aggiungi la nota per tenerla.
• Per un suggerimento, Applica scrive i valori, Non applicare lascia le celle come sono e Annulla rimette ciò che Applica ha cambiato.

Quando hai passato in rassegna i punti, puoi:

• Invia N note all’agente. L’agente risponde a ogni nota, poi restituisce la carta di lavoro.
• Termina la revisione, oppure Termina senza inviare quando ci sono note aperte. La carta di lavoro viene salvata come nuova versione e l’attività passa a Completata. La schermata elenca ciò che terminare lascia indietro: punti non approvati, suggerimenti non decisi e note mai inviate.

Solo i membri con accesso completo approvano, lasciano note e terminano. I membri in sola lettura possono leggere la revisione. Quando la revisione è terminata, le sue approvazioni restano come sono state date.

Chiudere e riaprire un incarico

I membri con accesso completo fanno clic su Chiudi l’incarico. La finestra dice cosa succede:

• Tutte le attività non terminate vanno in pausa: in corso, in coda, in attesa di una risposta o di crediti, o da rivedere. Il loro lavoro viene conservato.
• L’incarico diventa di sola lettura. Nessuno può importare documenti, avviare attività o scrivere all’agente.
• L’eliminazione è prevista per la data indicata dalla finestra: i documenti, le carte di lavoro e la cronologia delle attività vengono allora eliminati definitivamente. L’operazione non si può annullare. L’eliminazione viene eseguita una volta al giorno e un’esecuzione che fallisce viene ripetuta un altro giorno.
• Puoi riaprire l’incarico prima di quella data per conservarlo.

Un incarico chiuso mostra un banner con le date. I membri con accesso completo vedono anche un pulsante Riapri. Riaprire non riavvia le attività in pausa. Apri ciascuna, dove c’è scritto In pausa per la chiusura, e fai clic su Rimanda all’agente. Dopo l’inizio dell’eliminazione, l’incarico non si può più riaprire.

Scarica ciò che ti serve prima della data di eliminazione: Scarica l’originale nel menu di un documento e Scarica (.xlsx) sulla carta di lavoro o sulla versione di un’attività. Dove sono archiviati i tuoi dati e per quanto tempo spiega per quanto tempo il contenuto resta sui nostri server.

Quando nessuno lavora in un incarico da 6 mesi, chi lo ha creato, se è ancora nell’organizzazione, e i proprietari e gli amministratori ricevono un’e-mail. Se nessuno interviene sull’incarico nei 30 giorni successivi, l’incarico viene chiuso automaticamente e segue allora le stesse regole di una chiusura manuale. Qualsiasi azione sull’incarico lo mantiene aperto.

I proprietari e gli amministratori possono eliminare subito un incarico. Apri Altre azioni, scegli Elimina l’incarico…, scrivi il nome dell’incarico e fai clic su Elimina definitivamente. Le attività non terminate vengono annullate. L’incarico esce subito dal tuo elenco. Il suo contenuto viene cancellato dall’eliminazione giornaliera; un’esecuzione che fallisce viene ripetuta un altro giorno.