Blast Audit offre due modi per estrarre gli stessi campi da molti documenti in una tabella Excel, una riga per documento.
| Estrazione IA | Estrazione moduli | |
|---|---|---|
| Si apre con | Estrazione nel gruppo IA | Estrazione moduli nel gruppo Automazione |
| Funziona su | Documenti con layout diversi, valori che cambiano posizione da un documento all'altro, più pagine | Documenti che condividono un unico layout fisso |
| Definisci i campi | Descrivendoli con parole semplici | Facendo lo snip su un documento di esempio |
Estrazione IA
L'Estrazione IA legge ogni pagina di ciascun documento, quindi un campo a pagina 3 di una busta paga e a pagina 1 di un'altra viene comunque trovato. Mantiene ogni record separato: se più documenti sono stati uniti in un unico PDF, ottieni un risultato per ciascun documento contenuto.
- Cosa estrarre: descrivi ciò che ti serve, ad esempio «nome del dipendente, periodo, retribuzione lorda, retribuzione netta», e fai clic su Genera i campi. Controlla i campi proposti. Ogni campo ha un nome, una descrizione e un tipo: Testo, Numero, Sì / No, Data, Elenco o Tabella. Puoi anche partire da un modello salvato da te o da un collega.
- Regole di filtraggio (facoltativo): imposta condizioni per accettare o escludere i documenti automaticamente, ad esempio per escludere i documenti che non sono fatture.
- Seleziona documenti: scegli i documenti da elaborare.
- Estrai in Excel: avvia l'estrazione. Quando i risultati sono pronti, controlla ogni valore rispetto alla sua origine evidenziata nel documento. Premi V per approvare e X per rifiutare. Poi scrivi la tabella in Excel.
Excel riceve una riga per documento, con una colonna Documento e una colonna Stato. Fai clic su una qualsiasi cella di risultato per aprire il documento di origine.
Limiti e costi:
- Fino a 100 documenti e 50 campi per esecuzione.
- Ogni esecuzione usa crediti IA in base al numero di pagine lette.
- I risultati vengono eliminati automaticamente al massimo 24 ore dopo il caricamento del documento. Scrivili in Excel prima di allora.
Per trovare quali documenti citano una parola o un argomento, aggiungi un campo Sì / No come «Cita una garanzia» e un campo Testo che riporta il passaggio.
Estrazione moduli
Usa l'Estrazione moduli quando tutti i documenti hanno lo stesso layout, ad esempio gli estratti conto della stessa banca o un modulo standard.
- Fai clic su Crea una nuova estrazione e scegli i documenti.
- Su un documento di esempio, fai lo snip di ogni campo con i normali strumenti snip: testo, somma o tabella. Ogni snip diventa un campo. Fai clic sul nome di un campo per rinominarlo.
- Controlla l'anteprima: Blast Audit applica le stesse zone a ogni documento selezionato.
- Fai clic su Esporta in Excel.
I documenti con un layout diverso mostrano un indicatore Nessuna corrispondenza. Crea un modello per ogni layout. Salva il modello e seleziona Condividi con la mia organizzazione per permettere ai colleghi di riutilizzarlo.
Quale scegliere
- Buste paga, fatture o contratti di molti emittenti: Estrazione IA.
- Valori che cambiano posizione tra i documenti, o che si estendono su più pagine: Estrazione IA.
- Molte copie dello stesso modulo: Estrazione moduli.