Blast Audit turi du būdus tuos pačius laukus iš daugelio dokumentų perkelti į Excel lentelę, po vieną eilutę kiekvienam dokumentui.
| DI išgavimas | Formų duomenų išgavimas | |
|---|---|---|
| Kur atidaryti | Išgavimas grupėje DI | Formų duomenų išgavimas grupėje Automatizavimas |
| Tinka | Dokumentams su skirtingais maketais, reikšmėms, kurios dokumentuose keičia vietą, keliems puslapiams | Dokumentams, kurių maketas fiksuotas ir vienodas |
| Laukus apibrėžiate | Aprašydami juos paprastais žodžiais | Sukurdami jų snipus pavyzdiniame dokumente |
DI išgavimas
DI išgavimas skaito kiekvieną kiekvieno dokumento puslapį, todėl laukas, esantis vieno darbo užmokesčio lapelio 3 puslapyje, o kito – 1 puslapyje, vis tiek randamas. Kiekvienas įrašas laikomas atskirai: jei keli dokumentai buvo sujungti į vieną PDF, gausite po rezultatą kiekvienam jame esančiam dokumentui.
- Ką išgauti: aprašykite, ko jums reikia, pavyzdžiui, „darbuotojo vardas ir pavardė, laikotarpis, bruto atlyginimas, išmokamas atlyginimas“, ir spustelėkite Sugeneruoti laukus. Patikrinkite pasiūlytus laukus. Kiekvienas laukas turi pavadinimą, aprašą ir tipą: Tekstas, Skaičius, Taip / Ne, Data, Sąrašas arba Lentelė. Taip pat galite pradėti nuo šablono, kurį išsaugojote jūs ar kolega.
- Filtravimo taisyklės (neprivaloma): nustatykite sąlygas, pagal kurias dokumentai priimami arba atmetami automatiškai, pavyzdžiui, kad būtų atmesti dokumentai, kurie nėra sąskaitos faktūros.
- Pasirinkti dokumentus: pasirinkite dokumentus, kuriuos reikia apdoroti.
- Išgauti į Excel: paleiskite išgavimą. Kai rezultatai bus paruošti, kiekvieną reikšmę patikrinkite pagal paryškintą šaltinį dokumente. Spauskite V, kad patvirtintumėte, ir X, kad atmestumėte. Tada įrašykite lentelę į Excel.
Excel gauna po vieną eilutę kiekvienam dokumentui, su stulpeliais Dokumentas ir Būsena. Spustelėkite bet kurį rezultato langelį, kad atidarytumėte šaltinio dokumentą.
Apribojimai ir kaina:
- Iki 100 dokumentų ir 50 laukų per paleidimą.
- Kiekvienas paleidimas sunaudoja DI kreditų pagal perskaitytų puslapių skaičių.
- Rezultatai ištrinami automatiškai ne vėliau kaip po 24 valandų nuo dokumento įkėlimo. Iki to laiko įrašykite juos į Excel.
Norėdami rasti, kuriuose dokumentuose minimas žodis ar tema, pridėkite lauką Taip / Ne, pavyzdžiui, „Mini garantiją“, ir lauką Tekstas, kuriame cituojama ištrauka.
Formų duomenų išgavimas
Naudokite formų duomenų išgavimą, kai visų dokumentų maketas vienodas, pavyzdžiui, to paties banko išrašai ar standartinė forma.
- Spustelėkite Pradėti naują formų duomenų išgavimą ir pasirinkite dokumentus.
- Pavyzdiniame dokumente sukurkite kiekvieno lauko snipą įprastais snipų įrankiais: teksto, sumos ar lentelės. Kiekvienas snipas tampa lauku. Spustelėkite lauko pavadinimą, kad jį pervadintumėte.
- Patikrinkite išankstinę peržiūrą: Blast Audit tas pačias zonas pritaiko kiekvienam pasirinktam dokumentui.
- Spustelėkite Eksportuoti į Excel.
Dokumentai su kitokiu maketu pažymimi ženklu Nėra atitikmens. Kiekvienam maketui sukurkite atskirą šabloną. Išsaugokite šabloną ir pažymėkite Bendrinti su mano organizacija, kad kolegos galėtų juo naudotis.
Kurį pasirinkti
- Darbo užmokesčio lapeliai, sąskaitos faktūros ar sutartys iš daugelio išdavėjų: DI išgavimas.
- Reikšmės, kurios dokumentuose keičia vietą arba driekiasi per kelis puslapius: DI išgavimas.
- Daug vienos formos kopijų: formų duomenų išgavimas.