Darbas projekte su agentu

Projektas valdymo skydelyje sujungia vieno kliento darbą: dokumentus, komandą ir užduotis, kurias pavedate agentui. Agentas skaito projekto dokumentus mūsų serveriuose, todėl Excel atidaryti nebūtina. Šoninėje juostoje atidarykite Projektai.

Jei puslapyje rodoma „Projektai nepasiekiami“, jie jūsų organizacijai dar neįjungti.

Projekto kūrimas

1. Puslapyje Projektai spustelėkite Naujas projektas.
2. Įveskite Pavadinimas. Jei norite, kad klientas būtų rodomas puslapyje, užpildykite Klientas (neprivaloma).
3. Spustelėkite Sukurti projektą.

Bet kuris jūsų organizacijos narys, turintis prieigą prie produkto, gali sukurti projektą ir gauna visą prieigą prie jo. Savininkas ar administratorius, pakviestas be parinkties Prieiga prie produkto (pavyzdžiui, tik atsiskaitymui valdyti), negali nei sukurti projekto, nei atidaryti organizacijos projektų. Jei matote „Jūsų organizacija dar neturi duomenų regiono“, organizacijai jo reikia prieš pirmąjį projektą. Jo negalite pasirinkti valdymo skydelyje: susisiekite su palaikymo tarnyba per pokalbį adresu blast-audit.com/help.

Narių pridėjimas

Skirtuke Nariai spustelėkite Pridėti narį. Pasirinkite Asmuo iš savo organizacijos ir jo Prieiga:

Organizacijos savininkai ir administratoriai, turintys prieigą prie produkto, turi visą prieigą prie kiekvieno projekto. Projekto sukūrėjas išlaiko visą prieigą ir negali būti pašalintas, kol lieka jūsų organizacijoje. Sukūrėjas, kuris palieka organizaciją ir sugrįžta, pradeda be prieigos, nebent sugrįžta kaip savininkas ar administratorius: jie turi visą prieigą prie kiekvieno projekto. Kitu atveju pridėkite jį iš naujo. Pašalintas asmuo nebemato dokumentų ir užduočių, o vėliau galite jį vėl pridėti.

Dokumentų importavimas

Skirtuke Dokumentai nuvilkite failus arba spustelėkite Pasirinkti failus. Skirtukas priima PDF, paveikslėlius, Office failus, el. laiškus, tekstinius failus (.txt), CSV arba ZIP, iki 100 MB vienam failui. Dokumentus importuoja tik nariai, turintys visą prieigą.

Kiekvienas dokumentas pereina etapus Įkeliama, Virusų patikra, Konvertuojama į PDF ir Skaitoma, tada rodoma Paruošta. Agentas gali skaityti dokumentą, kai jis paruoštas.

Jei dokumento nepavyksta apdoroti, jo eilutėje nurodyta priežastis, pavyzdžiui, slaptažodžiu apsaugotas failas, nepalaikomas failo tipas arba išnaudoti jūsų organizacijos išplėstiniai pakartotiniai skaitymai. Jei eilutėje yra Bandyti dar kartą, spustelėkite jį. Slaptažodžiu apsaugotas failas ir nepalaikomas tipas Bandyti dar kartą neturi: pataisykite failą ir importuokite jį iš naujo. Jei virusų patikra randa grėsmę, failas ištrinamas.

Eilutės meniu yra Išankstinė peržiūra, kai dokumentas paruoštas, Atsisiųsti originalą, kai failas praėjo virusų patikrą, ir Pašalinti iš projekto nariams, turintiems visą prieigą, kol projektas atidarytas. Agentas pašalinto dokumento nebemato. Jau atliktų užduočių darbo dokumentuose lieka reikšmės ir šaltinių įrašas, bet dokumentas nebeteikiamas: nei išankstinė peržiūra, nei originalas, nei puslapis, kurį atveria Langelio šaltinis ir kuriame tada rašoma Dokumentas pašalintas iš projekto. Prieš pašalindami dokumentą, kurio gali prireikti kaip įrodymo, atsisiųskite originalą.

Duomenų šaltiniai

Projektas priima tik dokumentus. Duomenų šaltinis, pavyzdžiui, prancūziškas apskaitos įrašų failas (FEC) arba didžioji knyga, eksportuota kaip CSV, TSV ar tekstas, dedamas į analizės projektą: šoninėje juostoje atidarykite Analizės, tada Naujas projektas. Jei nematote Analizės, duomenų analizė jums dar neįjungta. CSV ar tekstinis failas, importuotas projekto skirtuke Dokumentai, yra dokumentas, o ne duomenų šaltinis.

Užduoties paleidimas

Skirtuke Užduotys spustelėkite Nauja užduotis. Užduotis atidarytame projekte paleidžia nariai, turintys visą prieigą.

1. Skiltyje Procedūra pasirinkite agentą iš savo bibliotekos arba palikite Laisva užduotis, kad parašytumėte savo nurodymus. Paskelbta procedūra ieško jūsų organizacijos paskelbtų procedūrų. Užduotis išlaiko jūsų pasirinktą versiją, net jei vėliau paskelbiama naujesnė. Agentas ir paskelbta procedūra nesuderinami: paskutinis jūsų pasirinkimas pakeičia kitą. Su agentu iš jūsų bibliotekos pirmiausia taikomi jūsų nurodymai, kur jie skiriasi nuo agento nurodymų. Su paskelbta procedūra agentas taiko jos taisykles taip, kaip jos parašytos; jei jūsų nurodymai taisyklei prieštarauja, jis paklausia, kuri iš dviejų galioja, ir iki jūsų atsakymo šiuo klausimu netaiko nė vienos.
2. Įveskite Pavadinimas.
3. Lauke Nurodymai parašykite, ką tikrinti, kuriuose dokumentuose ir ko tikitės gauti. Eilutėje virš lauko rodomi dokumentai, kuriuos užduotis skaito: pagal numatytuosius nustatymus visi projekto dokumentai. Spustelėkite ją, kad pasirinktumėte tik kai kuriuos. Įveskite @, kad paminėtumėte dokumentą ar agentą. Pasirinkus agentą su @, jis tampa užduoties procedūra: pakeičia jau pasirinktą agentą ar paskelbtą procedūrą, ir eilutė po lauku tai nurodo.
4. Lauke Darbo dokumento šablonas pasirinkite šio projekto .xlsx arba .xlsm darbaknygę, jei tokią turite. Agentas užpildo jos langelius. Pasirinkus Nėra (tuščias darbo dokumentas), pradedama nuo tuščio darbo dokumento.
5. Lauke Peržiūrėtojas pasirinkite narį, turintį visą prieigą, arba Nėra peržiūrėtojo. Užduotis rodoma to nario peržiūrose.
6. Spustelėkite Paleisti užduotį.

Puslapio Projektai viršuje esantys mygtukai Agentai ir Procedūros atidaro jūsų organizacijos biblioteką.

Skirtuke užduotys rodomos kaip Lenta arba kaip Sąrašas. Lenta grupuoja jas pagal būseną iš kairės į dešinę: Juodraštis, Vykdoma, Laukiama atsakymo, Paruošta peržiūrai ir Atlikta. Juodraštis – dar nepaleistos užduotys. Dėl DI kreditų trūkumo ar dėl limito pristabdyta užduotis lieka stulpelyje Vykdoma. Nepavykusios ir atšauktos užduotys stulpelio neturi: po lenta ar sąrašu Rodyti nepavykusias arba atšauktas užduotis: N jas parodo, o Slėpti nepavykusias ir atšauktas užduotis paslepia. Mano peržiūros palieka užduotis, kurias peržiūrite jūs. Mygtukas Mano peržiūros puslapyje Projektai išvardija jas per visus jūsų projektus.

Nariai, turintys visą prieigą, šiame skirtuke mato ir Automatines užduotis. Automatinė užduotis pati paleidžia užduotį, kai atkeliauja nauji tam tikro tipo ar su tam tikra žyma dokumentai. Kiekviena jų turi peržiūrėtoją ir mėnesio limitą.

Užduoties sekimas

Spustelėkite užduotį, kad atidarytumėte jos puslapį. Antraštėje rodoma būsena, iki šiol patirta kaina, žingsnių skaičius ir praleistas laikas. Užduotys naudoja jūsų organizacijos DI kreditus (žr. Plano pasirinkimas, licencijų pirkimas ir pasiūlymas).

Agento žingsniai rodomi kaip sakiniai, pavyzdžiui, „Perskaityta dokumentų: 12“ arba „Įrašyta langelių: 4“. Spustelėkite žingsnį, kad pamatytumėte detales: perskaitytus dokumentus, izoliuotoje aplinkoje vykdytą kodą, įrašytus langelius su jų reikšmėmis prieš ir po.

Puslapį galite uždaryti. Užduotis tęsiasi be jūsų. Jei norite ką nors pridėti, kol agentas dirba, naudokite Rašyti agentui jam dirbant, tada Siųsti. Atšaukti sustabdo agentą po dabartinio žingsnio. Siųsti ir atšaukti galima tik turint visą prieigą prie atidaryto projekto.

Užduotis gali būti tokios būsenos:

• Eilėje ir Vykdoma.
• Laukiama jos dalinių užduočių. Agentas paleido dalines užduotis. Jos vykdomos be jūsų, o užduotis tęsiasi joms pasibaigus.
• Laukiama jūsų atsakymo. Žr. kitą skyrių.
• Pristabdyta: nebėra DI kreditų. Papildžius kreditus, užduotis pati tęsiasi nuo ten, kur sustojo. Savininkai ir administratoriai mato Pirkti DI kreditus. Kitiems nariams pasakoma kreiptis į juos.
• Pristabdyta: pasiektas mėnesio limitas. Užduotis tęsiasi prasidėjus kitam laikotarpiui. Norint limitą padidinti ar panaikinti anksčiau, savininkas ar administratorius kreipiasi į palaikymo tarnybą: valdymo skydelyje tam skirto ekrano nėra.
• Pristabdyta: pasiektas limitas. Šią užduotį paleido automatinė užduotis, o jos pačios mėnesio limitas išnaudotas. Užduotis tęsiasi pati, kai narys, turintis visą prieigą, padidina limitą skiltyje Automatinės užduotys (skirtukas Užduotys), arba prasidėjus kitam mėnesiui.
• Sustabdyta dėl saugos limito (būsena Pristabdyta). Užduoties kaina viršijo vidinę saugos ribą, ir mūsų komanda gavo įspėjimą. Skirtingai nuo kitų pristabdymų, užduotis pati netęsiasi: narys, turintis visą prieigą, spustelėja Atšaukti, tada paleidžia naują užduotį. Tik skaityti galintis narys jos atšaukti negali.
• Laukia peržiūros. Agentas baigė ir laukia jūsų peržiūros.
• Užbaigta, Nepavyko ir Atšaukta.

Atsakymai į agento klausimus

Kai agentui reikia jūsų, užduotyje rodoma Laukiama jūsų atsakymo, o puslapis atsidaro ties klausimu.

• Klausimas tekstu. Puslapyje rodomas laukas. Įveskite Jūsų atsakymas, tada spustelėkite Atsakyti ir tęsti.
• Klausimų rinkinys. Pateikiamas kaip kortelė, po vieną puslapį kiekvienam klausimui; jame gali būti ir vienas klausimas. Pasirinkite variantą arba Kita…, kad parašytumėte savo atsakymą. Kai klausimas leidžia, Pridėti dokumentus prideda projekto dokumentus prie užduoties. Praleisti praleidžia klausimą, Atsakyti vėliau padeda kortelę į šalį, o Siųsti atsakymus juos išsiunčia. Rodyklių klavišai perkelia tarp variantų, Enter pasirenka, o Esc praleidžia; užpildytame lauke Kita… pirmasis Esc tik išeina iš lauko.
• Automatinė pauzė. Jei agentas nustoja daryti pažangą, puslapis tai nurodo. Nurodykite jam kryptį ir spustelėkite Tęsti su šiuo nurodymu arba atšaukite užduotį.

Vietoje to galite parašyti žinutę. Ji pakeičia laukiančius klausimus, ir agentas skaito ją jų vietoje. Nariai, turintys tik skaitymo prieigą, klausimą mato, bet atsakyti negali.

Darbo dokumento ir jo šaltinių skaitymas

Užduoties puslapyje yra trys mygtukai: Darbo dokumentas, Peržiūra ir Rezultatai.

Darbo dokumentas rodo Excel failą, kurį agentas užpildo šiai užduočiai, lapas po lapo. Tinklelis atsidaro tik skaitymo režimu. Maži ženklai langelio kampe parodo, į ką atkreipti dėmesį:

• Snipas: reikšmė paimta iš dokumento, ir langelis turi šaltinį.
• Tikrintina: reikšmė įrašyta arba paimta iš dokumento be snipo, arba patikra formule nepasitiki: ji naudoja funkciją, kurios tinklelis neskaičiuoja, ciklinę nuorodą, formulę, kurios nepavyko nuskaityti, rezultatą, kurį Excel gali suapvalinti kitaip, arba langelį, kuris pats yra tikrintinas. Sąraše Tikrintina nurodytas kiekvienas langelis ir priežastis.
• Klaida: formulė grąžina klaidą.

Spustelėkite langelį, pažymėtą Snipas. Jo Langelio šaltinis atsidaro šalia lapo: dokumento puslapis, kuriame žodžiai, iš kurių nuskaityta reikšmė, apvesti rėmeliu. Kai pozicija nežinoma, puslapis atsidaro be rėmelio. Jei langelis turi kelis šaltinius, naudokite Ankstesnis šaltinis ir Kitas šaltinis. Siaurame ekrane dokumentas užima lapo vietą: Atgal į lapą grąžina lapą, Uždaryti dokumentą jį uždaro. Langelis be snipo šaltinio neturi, ir sritis tai nurodo.

Narys, turintis visą prieigą, gali įvesti reikšmes. Spustelėkite Redaguoti, tada dukart spustelėkite langelį arba pasirinkite jį ir rašykite. Būsena rodo Išsaugoma…, tada Išsaugota arba Neišsaugota. Formulės atmetamos: įveskite reikšmę. Tuo metu kiti nariai darbo dokumentą mato tik skaitymo režimu, o kitas narys, turintis visą prieigą, gali spustelėti Perimti. Niekas negali redaguoti, kol agentas rašo darbo dokumente, taip pat kai projektas uždarytas arba peržiūra baigta. Baigti redaguoti užbaigia jūsų eilę.

Atsisiųsti (.xlsx) išsaugo failą. Skiltyje Versijos kiekviena versija turi savo atsisiuntimą. Turint visą prieigą prie atidaryto projekto, Išsaugoti versiją išsaugo darbo dokumentą tokį, koks jis dabar. Kiekvienas atsisiųstas failas turi žurnalo lapą: agento perskaitytus dokumentus, jo įrašytus langelius, jo klausimus ir atsakymus. Rezultatai viską sujungia: darbo dokumentą su Atidaryti ir jo atsisiuntimu, išsaugotas versijas ir žurnalo skirtuką. Jis lieka tuščias, kol agentas nieko neįrašo į darbo dokumentą.

Darbo peržiūra

Kai užduotis Laukia peržiūros, spustelėkite Peržiūra. Ekrane išvardyti Tikrintini punktai: be snipo įrašytos reikšmės, be snipo iš dokumento paimtos reikšmės, formulės, kurios grąžina klaidą, formulės, kuriomis patikra nepasitiki (žr. aukščiau Tikrintina), ir pasiūlymai, laukiantys jūsų sprendimo. Pasirinkite punktą, kad pamatytumėte langelį jo lape. Kai reikšmė turi šaltinio dokumentą, dokumentas rodomas šalia. Reikšmė be jo rodo Šaltinio nėra, o formulė – Apskaičiuota formule. Tada:

• Atrodo teisingai patvirtina agento įrašytą reikšmę. Mygtukas nerodomas formulei (nesvarbu, ar ji grąžina klaidą, ar patikra ja nepasitiki), datai arba langeliui, kurio agentas neįrašė: vietoj to palikite pastabą. Kol langelyje laukia pasiūlymas, pirmiausia nuspręskite dėl jo. Atsiimti patvirtinimą atšaukia.
• Palikti pastabą parašo pastabą agentui. Spustelėkite Pridėti pastabą, kad ją išsaugotumėte.
• Pasiūlymui: Taikyti įrašo reikšmes, Netaikyti palieka langelius tokius, kokie jie yra, o Anuliuoti grąžina tai, ką pakeitė Taikyti.

Peržiūrėję punktus, galite:

• Siųsti agentui pastabas: N. Agentas atsako į kiekvieną pastabą, tada grąžina darbo dokumentą.
• Baigti peržiūrą arba Baigti nesiunčiant, kai yra neišsiųstų pastabų. Darbo dokumentas išsaugomas kaip nauja versija, o užduotis pereina į Atlikta. Ekrane išvardyta, ką baigimas palieka: nepatvirtintus punktus, nenuspręstus pasiūlymus ir niekada neišsiųstas pastabas.

Patvirtinti, palikti pastabas ir baigti gali tik nariai, turintys visą prieigą. Nariai, turintys tik skaitymo prieigą, peržiūrą gali skaityti. Baigus peržiūrą, jos patvirtinimai lieka tokie, kokie buvo suteikti.

Projekto uždarymas ir atidarymas iš naujo

Nariai, turintys visą prieigą, spustelėja Uždaryti projektą. Dialogo lange nurodoma, kas įvyks:

• Kiekviena nebaigta užduotis pristabdoma: vykdoma, eilėje, laukianti atsakymo ar kreditų arba laukianti peržiūros. Jų darbas išsaugomas.
• Projektas tampa tik skaitomas. Niekas negali importuoti dokumentų, paleisti užduočių ar rašyti agentui.
• Ištrynimas suplanuotas dialogo lange rodomai datai: tada dokumentai, darbo dokumentai ir užduočių istorija ištrinami visam laikui. To anuliuoti negalima. Ištrynimas vykdomas kartą per dieną, o nepavykęs paleidimas kartojamas vėlesnę dieną.
• Iki tol galite projektą atidaryti iš naujo, kad jį išsaugotumėte.

Uždarytame projekte rodoma pranešimų juosta su datomis. Nariai, turintys visą prieigą, mato ir mygtuką Atidaryti iš naujo. Atidarymas iš naujo nepaleidžia pristabdytų užduočių iš naujo. Atidarykite kiekvieną jų, kur parašyta Pristabdyta dėl uždarymo, ir spustelėkite Grąžinti agentui. Kai tik prasideda ištrynimas, projekto atidaryti iš naujo nebegalima.

Atsisiųskite, ko jums reikia, prieš ištrynimo datą: Atsisiųsti originalą dokumento meniu ir Atsisiųsti (.xlsx) prie užduoties darbo dokumento ar versijos. Kur saugomi jūsų duomenys ir kiek laiko paaiškina, kiek laiko turinys lieka mūsų serveriuose.

Kai projekte 6 mėnesius niekas nedirba, jo sukūrėjas (jei vis dar jūsų organizacijoje), savininkai ir administratoriai gauna el. laišką. Jei per kitas 30 dienų niekas su projektu nieko nepadaro, jis uždaromas automatiškai ir taikomos tos pačios taisyklės kaip uždarant rankiniu būdu. Bet kuris veiksmas projekte palieka jį atidarytą.

Savininkai ir administratoriai gali projektą ištrinti iš karto. Atidarykite Daugiau veiksmų, pasirinkite Ištrinti projektą…, įveskite projekto pavadinimą ir spustelėkite Ištrinti visam laikui. Nebaigtos užduotys atšaukiamos. Projektas iš jūsų sąrašo išnyksta iš karto. Jo turinį ištrina kasdienis ištrynimas; nepavykęs paleidimas kartojamas vėlesnę dieną.