Dokumentų sugretinimas patikrina Excel imtį pagal jūsų dokumentus. Kiekvienai eilutei Blast Audit pasirinktuose dokumentuose ieško jūsų stulpelių reikšmių, rezultatų stulpeliuose įrašo, ką rado, ir susieja kiekvieną rezultatą su jo puslapiu.
Atidarykite jį mygtuku Sugretinti juostos skirtuko Blast Audit grupėje Automatizavimas.
Prieš pradedant
- Importuokite dokumentus ir palaukite, kol jų OCR būsena taps Baigta. Dokumentų, kurie dar skaitomi, pasirinkti negalima.
- Imtį sudėkite į vieną langelių bloką su antraštės eilute.
Sugretinimo paleidimas
- Spustelėkite Pradėti naują dokumentų sugretinimą.
- Pasirinkite eilutes patikrai: Excel pasirinkite imtį su antraštės eilute ir palikite pažymėtą Pirmoji eilutė yra antraštė. Pažymėkite stulpelius, kurių reikšmių reikia ieškoti dokumentuose. Blast Audit aptinka kiekvieno stulpelio tipą (Tekstas, Suma arba Data); jei jis neteisingas, pakeiskite.
- Pasirinkite dokumentus: pasirinkite dokumentus, kuriuose ieškoti. Kiekvienos eilutės ieškoma kiekviename pasirinktame dokumente, todėl pasirinkite tik tuos, kurie priklauso imčiai.
- Patikrinkite, kur bus įrašyti rezultatai. Kiekvienas laukas gauna rezultatų stulpelį su rasta reikšme ir nuoroda į jos puslapį. Jei tuose stulpeliuose jau yra reikšmių, Blast Audit pasako, kiek, ir paklausia prieš jas pakeisdamas.
- Spustelėkite Sugretinti eilutes: N. Kol paleidimas nesibaigė, laikykite Excel atidarytą.
- Jei kai kurioms eilutėms tinka daugiau nei vienas puslapis, Blast Audit rodo jas po vieną. Pasirinkite tinkamą puslapį, pasirinkite Nė vienas iš šių nėra šaltinis arba spustelėkite Nuspręsti vėliau. Tada spustelėkite Įrašyti rezultatus.
Rezultatų skaitymas
| Spalva | Reikšmė |
|---|---|
| Žalia | Atitikmuo rastas. |
| Gintarinė | Neaišku arba eilutės nepavyko visiškai patikrinti. |
| Raudona | Atitikmuo nerastas. |
Spustelėkite rezultato langelį, kad atidarytumėte dokumentą ties sugretinta reikšme. Eilutės, kurios sugretintos mažu patikimumu arba atitinka kelias vietas, išvardytos suvestinėje, kad galėtumėte jas patikrinti.
Stulpelių parinktys
Pirmajame žingsnyje spustelėkite stulpelio Parinktys:
| Parinktis | Poveikis |
|---|---|
| Būtina | Eilutė atitinka tik tada, jei šis laukas rastas. |
| Tame pačiame puslapyje | Laukas turi būti puslapyje, kuriame rasti kiti laukai. |
| Toleruoti rašybos skirtumus | Priima santrumpas, teisines formas ir OCR rašybos klaidas. Pagal numatytuosius nustatymus įjungta. |
| Priimti dalį reikšmės | Priima „Jenny“ vietoj „Jenny Lam“. |
| Absoliutus leistinas nuokrypis | Sumoms. 0 (numatytoji reikšmė) reikalauja tikslios sumos. |
| Valiuta | Sumoms, neprivalomas trijų raidžių ISO kodas. |
| Dešimtainių skaičių formatas ir datų tvarka | Nurodo Blast Audit, kaip Excel ir dokumentuose užrašomi skaičiai ir datos. |
Sąskaita faktūra, pirkimo užsakymas ir važtaraštis
Pasirinkite Sąskaita faktūra + pirkimo užsakymas + važtaraštis, kad kiekviena eilutė būtų sugretinta su trimis ją pagrindžiančiais dokumentais, o kiekvieną jų patvirtintų jį liečiantis laukas. Kiekvienam dokumentui pasirinkite bent vieną stulpelį ir vieną rezultatų stulpelį. Tokio tipo sugretinimo kaip šablono išsaugoti negalima.
Šablonai
Paskutiniame žingsnyje spustelėkite Išsaugoti kaip šabloną, kad išsaugotumėte stulpelių susiejimą, antraštės eilutę ir sugretinimo taisykles. Pažymėkite Bendrinti su mano organizacija, kad šablonas būtų prieinamas kolegoms. Šablonuose nėra duomenų, formatavimo ar dokumentų. Rasite juos skiltyse Mano šablonai ir Įmonė.
Ribos
Vienu paleidimu nuskaitoma iki 512 dokumentų, 2 048 puslapių ir 32 MB OCR teksto. Jei riba viršijama, pasirinkite mažiau dokumentų ir paleiskite kelis sugretinimus.