Vous importez les documents dans le classeur ouvert. Blast Audit lit chacun d’eux (OCR) pour que vous puissiez y faire des snips, des rapprochements et des extractions. Vous devez être connecté : le mode lecture seule ne permet pas d’importer.
Importer des fichiers ou un dossier
- Dans l’onglet Blast Audit, cliquez sur Documents.
- Cliquez sur Importer pour choisir des fichiers. Pour un dossier entier, ouvrez la flèche à côté d’Importer et choisissez Importer un dossier. Vous pouvez aussi glisser des fichiers ou un dossier dans le volet.
- La première fois, Blast Audit affiche Avant d’importer des documents. Cliquez sur Continuer si vous pouvez garder Excel ouvert jusqu’à la fin du traitement.
- Patientez pendant qu’Ajout de vos documents… passe par Envoi des fichiers, Préparation de l’analyse et Lecture des documents.
Un dossier garde ses sous-dossiers. Deux fichiers portant le même nom sont tous deux conservés, le second étant renommé, par exemple rapport (2).pdf.
Gardez Excel ouvert et restez sur la page Documents jusqu’à la fin du traitement. Si vous la quittez, l’OCR peut s’interrompre et il faudra le relancer.
Ce que signifie chaque statut
| Statut | Signification |
|---|---|
| En file d’attente | Le document attend son tour. |
| En cours | Le document est en cours de lecture. |
| n snips | Prêt. Le nombre indique les snips déjà faits sur ce document. |
| Texte PDF | Prêt. Le texte a été lu directement dans le PDF. |
| Échec OCR | La lecture a échoué. Cliquez sur Relancer l’OCR sur le document. |
| Non démarré | L’OCR n’a pas été lancé. Ouvrez le document et cliquez sur Lancer l’OCR. |
Si un document Texte PDF donne des valeurs fausses ou manquantes quand vous faites un snip, cliquez sur Lancer l’OCR visuel pour lire plutôt les images des pages.
Formats acceptés
| Type | Extensions |
|---|---|
| Images | .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .bmp, .jfif |
| Word et texte | .doc, .docx, .docm, .odt, .rtf, .txt |
| Excel | .xls, .xlsx, .xlsm, .csv |
| E-mails | .msg, .eml |
| Archives | .zip |
| Autres | .xml, .html, .xhtml, .xps, .emf |
Les fichiers qui ne sont pas des PDF sont d’abord convertis en PDF. Un e-mail devient un seul PDF avec le corps du message et ses pièces jointes. Un fichier ZIP devient un seul PDF composé des fichiers qu’il contient ; ceux qui ne peuvent pas être convertis sont ignorés.
Les fichiers PowerPoint et les images .gif, .webp ou .heic ne peuvent pas être importés. Enregistrez-les d’abord en PDF. Formats de fichiers acceptés explique comment chaque format est converti, et les cas refusés.
Limites de taille : 25 Mo par fichier (10 Mo pour un fichier Excel). Un ZIP peut contenir jusqu’à 200 fichiers et 100 Mo une fois décompressé. Un document converti peut compter jusqu’à 2 000 pages.
Où sont conservés les documents
Les documents importés sont enregistrés dans le fichier du classeur, avec une feuille nommée Blast Audit qui en dresse la liste. Enregistrez le classeur pour les conserver. Toute personne à qui vous envoyez le classeur reçoit les documents avec.
S’entraîner d’abord
Pour essayer sans fichiers clients, téléchargez le pack de démarrage. Il contient deux factures et un relevé bancaire fictifs, ainsi qu’un CSV et un classeur sur lesquels faire des snips et un rapprochement.