Sie importieren Dokumente in die Arbeitsmappe, die Sie geöffnet haben. Blast Audit liest jedes davon (OCR), damit Sie Werte snippen, abgleichen und extrahieren können. Sie müssen angemeldet sein: Im Lesemodus ist kein Import möglich.
Dateien oder einen Ordner importieren
- Klicken Sie auf der Registerkarte Blast Audit auf Dokumente.
- Klicken Sie auf Importieren, um Dateien auszuwählen. Um einen ganzen Ordner auszuwählen, öffnen Sie den Pfeil neben Importieren und wählen Sie Ordner importieren. Sie können Dateien oder einen Ordner auch auf den Aufgabenbereich ziehen.
- Beim ersten Mal zeigt Blast Audit Vor dem Import von Dokumenten. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie Excel geöffnet lassen können, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Warten Sie, während Ihre Dokumente werden hinzugefügt… die Schritte Dateien hochladen, Analyse vorbereiten und Dokumente lesen durchläuft.
Ein Ordner behält seine Unterordner. Zwei Dateien mit demselben Namen bleiben nebeneinander erhalten, die zweite wird umbenannt, zum Beispiel report (2).pdf.
Lassen Sie Excel geöffnet und bleiben Sie auf der Seite Dokumente, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Wenn Sie die Seite verlassen, kann die OCR abbrechen, und Sie müssen sie erneut ausführen.
Was jeder Status bedeutet
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| In Warteschlange | Wartet, bis es an der Reihe ist. |
| In Bearbeitung | Wird gelesen. |
| n Snips | Bereit. Die Zahl gibt die bereits erstellten Snips an. |
| PDF-Text | Bereit. Der Text wurde direkt aus dem PDF gelesen. |
| OCR fehlgeschlagen | Das Lesen ist fehlgeschlagen. Klicken Sie beim Dokument auf OCR erneut ausführen. |
| Nicht gestartet | Die OCR ist nicht gelaufen. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf OCR starten. |
Liefert ein Dokument mit PDF-Text beim Snippen falsche oder fehlende Werte, klicken Sie dort auf Visuelle OCR ausführen, um stattdessen die Seitenbilder zu lesen.
Formate, die Sie importieren können
| Typ | Endungen |
|---|---|
| Bilder | .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .bmp, .jfif |
| Word und Text | .doc, .docx, .docm, .odt, .rtf, .txt |
| Excel | .xls, .xlsx, .xlsm, .csv |
| E-Mails | .msg, .eml |
| Archive | .zip |
| Sonstige | .xml, .html, .xhtml, .xps, .emf |
Dateien, die keine PDFs sind, werden zuerst in PDF umgewandelt. Eine E-Mail wird zu einem PDF mit Text und Anhängen. Eine ZIP-Datei wird zu einem PDF aus den enthaltenen Dateien; Dateien, die sich nicht umwandeln lassen, werden übersprungen.
PowerPoint-Dateien und Bilder im Format .gif, .webp oder .heic lassen sich nicht importieren. Speichern Sie sie zuerst als PDF. Unterstützte Dateiformate erklärt, wie jedes Format umgewandelt wird und welche Fälle abgelehnt werden.
Größenlimits: 25 MB pro Datei (10 MB für eine Excel-Datei). Ein ZIP kann entpackt bis zu 200 Dateien und 100 MB enthalten. Ein umgewandeltes Dokument kann bis zu 2.000 Seiten haben.
Wo die Dokumente aufbewahrt werden
Importierte Dokumente werden in der Arbeitsmappendatei gespeichert, mit einem Blatt namens Blast Audit, das sie auflistet. Speichern Sie die Arbeitsmappe, um sie zu behalten. Wer die Arbeitsmappe von Ihnen erhält, bekommt die Dokumente mit.
Zuerst üben
Um die Schritte ohne Mandantendateien auszuprobieren, laden Sie das Starterpaket herunter. Es enthält zwei Rechnungen und einen Kontoauszug, die für Tests erfunden wurden, außerdem eine CSV-Datei und eine Arbeitsmappe zum Snippen und Abgleichen.