Praca w zleceniu z agentem

Zlecenie zbiera w panelu pracę dla jednego klienta: dokumenty, zespół i zadania, które powierzasz agentowi. Agent czyta dokumenty zlecenia na naszych serwerach, więc Excel nie musi być otwarty. Otwórz Zlecenia na pasku bocznym.

Jeśli strona pokazuje „Zlecenia są niedostępne”, nie zostały jeszcze włączone dla Twojej organizacji.

Utwórz zlecenie

1. Na stronie Zlecenia kliknij Nowe zlecenie.
2. W polu Nazwa wpisz nazwę zlecenia. Wypełnij Klient (opcjonalnie), jeśli chcesz mieć klienta na stronie.
3. Kliknij Utwórz zlecenie.

Każdy członek Twojej organizacji z dostępem do produktu może utworzyć zlecenie i ma do niego pełny dostęp. Właściciel lub administrator zaproszony bez opcji Dostęp do produktu, na przykład tylko do zarządzania rozliczeniami, nie może ani tworzyć zleceń, ani otwierać zleceń organizacji. Jeśli widzisz „Twoja organizacja nie ma jeszcze regionu danych”, organizacja potrzebuje go przed pierwszym zleceniem. Nie wybierzesz go w panelu: skontaktuj się ze wsparciem przez czat na blast-audit.com/help.

Dodaj członków

Na karcie Członkowie kliknij Dodaj członka. W polu Osoba wybierz kogoś ze swojej organizacji, a w polu Dostęp jego dostęp:

Właściciele i administratorzy organizacji z dostępem do produktu mają pełny dostęp do każdego zlecenia. Osoba, która utworzyła zlecenie, zachowuje pełny dostęp i nie można jej usunąć, dopóki pozostaje w organizacji. Jeśli opuści organizację i wróci, zaczyna bez dostępu do zlecenia, chyba że wróci jako właściciel lub administrator, którzy mają pełny dostęp do każdego zlecenia; w przeciwnym razie dodaj ją ponownie. Osoba, którą usuniesz, przestaje widzieć dokumenty i zadania, a możesz ją później dodać z powrotem.

Zaimportuj dokumenty

Na karcie Dokumenty upuść pliki lub kliknij Wybierz pliki. Karta przyjmuje PDF, obrazy, pliki Office, e-maile, pliki tekstowe (.txt), CSV lub ZIP, do 100 MB na plik. Dokumenty importują tylko członkowie z pełnym dostępem.

Każdy dokument przechodzi przez Wysyłanie, Skanowanie antywirusowe, Konwersja do PDF i Odczyt, a potem pokazuje Gotowy. Agent może przeczytać dokument, gdy jest gotowy.

Gdy dokument się nie powiedzie, jego wiersz podaje przyczynę, na przykład plik chroniony hasłem, nieobsługiwany typ pliku albo wyczerpane zaawansowane odczyty Twojej organizacji. Jeśli wiersz oferuje Ponów, kliknij ten przycisk. Plik chroniony hasłem albo nieobsługiwanego typu nie ma Ponów: popraw plik i zaimportuj go ponownie. Jeśli skan antywirusowy wykryje zagrożenie, plik jest usuwany.

Menu wiersza zawiera Podgląd, gdy dokument jest gotowy, Pobierz oryginał, gdy plik przeszedł skan antywirusowy, oraz Usuń ze zlecenia dla członków z pełnym dostępem, dopóki zlecenie jest otwarte. Agent nie widzi już usuniętego dokumentu. Dokumenty robocze zadań już wykonanych zachowują wartości i informację o swoich źródłach, ale dokument nie jest już udostępniany: nie otworzysz ani podglądu, ani oryginału, ani strony stojącej za Źródło komórki, które pokazuje wtedy Dokument usunięty ze zlecenia. Pobierz oryginał, zanim usuniesz dokument, który może być potrzebny jako dowód.

Źródła danych

Zlecenie przyjmuje tylko dokumenty. Źródło danych, na przykład FEC albo księga główna wyeksportowane jako CSV, TSV lub tekst, trafia do projektu analizy: otwórz Analizy na pasku bocznym, a potem Nowy projekt. Jeśli nie widzisz Analizy, analizy nie są jeszcze włączone dla Ciebie. Plik CSV lub tekstowy zaimportowany na karcie Dokumenty zlecenia jest dokumentem, a nie źródłem danych.

Uruchom zadanie

Na karcie Zadania kliknij Nowe zadanie. Zadania uruchamiają członkowie z pełnym dostępem, w otwartym zleceniu.

1. W polu Procedura wybierz agenta ze swojej biblioteki albo zostaw Zadanie bez procedury, żeby napisać własne instrukcje. Opublikowana procedura przeszukuje procedury opublikowane przez Twoją organizację. Zadanie zachowuje wybraną wersję, nawet jeśli później opublikowana zostanie nowsza. Agent i opublikowana procedura się wykluczają: ostatni wybór zastępuje poprzedni. Przy agencie z biblioteki Twoje instrukcje mają pierwszeństwo tam, gdzie różnią się od jego instrukcji. Przy opublikowanej procedurze agent stosuje jej reguły tak, jak są napisane; jeśli Twoje instrukcje którejś przeczą, pyta Cię, która z nich obowiązuje, i w tym punkcie nie stosuje żadnej z nich, dopóki nie odpowiesz.
2. Wpisz Tytuł.
3. W polu Instrukcje napisz, co sprawdzić, na jakich dokumentach i czego oczekujesz w zamian. Wiersz nad polem pokazuje dokumenty, które czyta zadanie: domyślnie wszystkie dokumenty zlecenia. Kliknij go, żeby wybrać niektóre. Wpisz @, żeby wskazać dokument lub agenta. Wybranie agenta przez @ czyni go procedurą zadania: zastępuje wybranego wcześniej agenta lub opublikowaną procedurę, a wiersz pod polem o tym informuje.
4. W polu Szablon dokumentu roboczego wybierz, jeśli go masz, skoroszyt .xlsx lub .xlsm z tego zlecenia. Agent wypełnia jego komórki. Przy Brak (pusty dokument roboczy) zaczyna od pustego dokumentu roboczego.
5. W polu Odpowiedzialny wybierz członka z pełnym dostępem albo Bez odpowiedzialnego. Zadanie pojawi się w przeglądach tego członka.
6. Kliknij Uruchom zadanie.

Przyciski Agenci i Procedury u góry strony Zlecenia otwierają bibliotekę Twojej organizacji.

Karta pokazuje zadania w widoku Tablica lub Lista. Tablica grupuje je według stanu, od lewej do prawej: Szkic, W toku, Czeka na odpowiedź, Gotowe do przeglądu i Zakończone. Szkic zawiera zadania jeszcze nieuruchomione. Zadanie wstrzymane z braku kredytów lub z powodu limitu zostaje w W toku. Zadania nieudane i anulowane nie mają kolumny: pod tablicą lub listą Pokaż N zadań nieudanych lub anulowanych je wyświetla, a Ukryj zadania nieudane i anulowane je chowa. Moje przeglądy zostawia zadania, które sam przeglądasz. Przycisk Moje przeglądy na stronie Zlecenia wyświetla je ze wszystkich Twoich zleceń.

Członkowie z pełnym dostępem widzą na tej karcie także Zadania automatyczne. Zadanie automatyczne samo uruchamia zadanie, gdy pojawią się nowe dokumenty określonego typu lub z określonym tagiem. Każde ma odpowiedzialnego i miesięczny limit.

Śledź zadanie

Kliknij zadanie, żeby otworzyć jego stronę. Nagłówek pokazuje stan, dotychczasowy koszt, liczbę kroków i czas pracy. Zadania zużywają kredyty AI Twojej organizacji (zobacz Wybór planu, zakup licencji i wycena).

Kroki agenta pojawiają się jako zdania, na przykład „Odczytano 12 dokumentów” albo „Zapisano 4 komórki”. Kliknij krok, żeby zobaczyć szczegóły: odczytane dokumenty, kod uruchomiony w przestrzeni obliczeniowej, zapisane komórki z wartościami przed i po.

Możesz zamknąć stronę. Zadanie toczy się dalej bez Ciebie. Żeby dodać coś, gdy agent pracuje, użyj Napisz do agenta w trakcie jego pracy, a potem Wyślij. Anuluj zatrzymuje agenta po bieżącym kroku. Wysyłanie i anulowanie wymagają pełnego dostępu do otwartego zlecenia.

Zadanie może mieć te stany:

• W kolejce i W toku.
• Czeka na swoje podzadania. Agent uruchomił podzadania. Działają bez Ciebie, a zadanie toczy się dalej, gdy się skończą.
• Czeka na twoją odpowiedź. Zobacz następną sekcję.
• Wstrzymane: brak kredytów. Zadanie wznawia się samo, od miejsca, w którym stanęło, gdy kredyty zostaną doładowane. Właściciele i administratorzy widzą Kup kredyty. Pozostali członkowie dostają prośbę, żeby zwrócić się do jednego z nich.
• Wstrzymane: osiągnięto limit miesięczny. Zadanie wznawia się, gdy zacznie się następny okres. Żeby podnieść lub usunąć limit wcześniej, właściciel lub administrator zwraca się do wsparcia: panel nie ma do tego ekranu.
• Wstrzymane: osiągnięto limit. To zadanie uruchomiło zadanie automatyczne, którego własny limit miesięczny jest wyczerpany. Zadanie wznawia się samo, gdy członek z pełnym dostępem podniesie limit w sekcji Zadania automatyczne (karta Zadania), albo gdy zacznie się następny miesiąc.
• Zatrzymane przez limit bezpieczeństwa (stan Wstrzymane). Koszt zadania przekroczył wewnętrzny limit bezpieczeństwa, a nasz zespół otrzymał alert. W odróżnieniu od innych wstrzymań zadanie nie wznawia się samo: członek z pełnym dostępem klika Anuluj, a potem uruchamia nowe zadanie. Członek z dostępem tylko do odczytu nie może go anulować.
• Do przeglądu. Agent skończył i czeka na Twój przegląd.
• Zakończone, Nieudane i Anulowane.

Odpowiadaj na pytania agenta

Gdy agent Cię potrzebuje, zadanie pokazuje Czeka na twoją odpowiedź, a strona otwiera się na pytaniu.

• Pytanie w formie tekstu. Strona pokazuje pole. Wpisz tekst w polu Twoja odpowiedź, a potem kliknij Odpowiedz i wznów.
• Zestaw pytań. Przychodzi w karcie, po jednej stronie na pytanie, i może zawierać tylko jedno pytanie. Wybierz opcję albo Coś innego…, żeby napisać własną odpowiedź. Gdy pytanie je przyjmuje, Dołącz dokumenty dodaje do zadania dokumenty zlecenia. Pomiń odkłada pytanie, Odpowiedz później chowa kartę, a Wyślij odpowiedzi je wysyła. Strzałki przechodzą między opcjami, Enter wybiera, a Esc pomija; w wypełnionym polu Coś innego… pierwszy Esc tylko wychodzi z pola.
• Automatyczna pauza. Jeśli agent przestaje robić postępy, strona to pokazuje. Podaj mu wskazówkę i kliknij Wznów z tą wskazówką albo anuluj zadanie.

Możesz też napisać zwykłą wiadomość. Zastępuje ona oczekujące pytania: agent czyta ją zamiast nich. Członkowie z dostępem tylko do odczytu widzą pytanie, ale nie mogą odpowiedzieć.

Czytaj dokument roboczy i jego źródła

Strona zadania ma trzy przyciski: Dokument roboczy, Przegląd i Wyniki.

Dokument roboczy pokazuje plik Excel, który agent wypełnia w tym zadaniu, arkusz po arkuszu. Siatka otwiera się tylko do odczytu. Małe znaczniki w rogu komórki podpowiadają, na co spojrzeć:

• Snip: wartość pochodzi z dokumentu, a komórka ma źródło.
• Do sprawdzenia: wartość zapisano lub wzięto z dokumentu bez snipa, albo kontrola nie ufa formule: używa ona funkcji, której siatka nie oblicza, odwołania cyklicznego, formuły, której kontrola nie mogła odczytać, wyniku, który Excel może zaokrąglić inaczej, albo komórki, która sama jest do sprawdzenia. Lista Do sprawdzenia wskazuje każdą komórkę i powód.
• Błąd: formuła zwraca błąd.

Kliknij komórkę oznaczoną Snip. Jej Źródło komórki otwiera się obok arkusza: strona dokumentu, z ramką wokół słów, z których odczytano wartość. Gdy pozycja nie jest znana, strona otwiera się bez ramki. Jeśli komórka ma kilka źródeł, użyj Poprzednie źródło i Następne źródło. Na wąskim ekranie dokument zajmuje miejsce arkusza, a Wróć do arkusza go przywraca. Zamknij dokument zamyka dokument. Komórka bez snipa nie ma źródła, a panel to mówi.

Członek z pełnym dostępem może wpisywać wartości. Kliknij Edytuj, potem kliknij komórkę dwukrotnie albo zaznacz ją i zacznij pisać. Stan pokazuje Zapisywanie…, potem Zapisano, albo Nie zapisano. Formuły są odrzucane: wpisz wartość. W tym czasie pozostali członkowie widzą dokument roboczy tylko do odczytu, a inny członek z pełnym dostępem może użyć Przejmij edycję. Nikt nie może edytować, gdy agent pisze w dokumencie roboczym, ani po zamknięciu zlecenia czy zakończeniu przeglądu. Zakończ edycję kończy Twoją edycję.

Pobierz (.xlsx) zapisuje plik. W sekcji Wersje każda wersja ma własne pobieranie. Przy pełnym dostępie do otwartego zlecenia przycisk Zapisz wersję zachowuje dokument roboczy w obecnym stanie. Każdy pobrany plik zawiera arkusz dziennika: dokumenty przeczytane przez agenta, zapisane komórki, jego pytania i odpowiedzi. Wyniki zbierają to w jednym miejscu: dokument roboczy z przyciskiem Otwórz i jego pobraniem, zapisane wersje oraz arkusz dziennika. Dopóki agent nic nie zapisze w dokumencie roboczym, ta sekcja jest pusta.

Sprawdź pracę

Gdy zadanie jest Do przeglądu, kliknij Przegląd. Ekran wymienia Punkty do sprawdzenia: wartości zapisane bez snipa, wartości wzięte z dokumentu bez snipa, formuły zwracające błąd, formuły, którym kontrola nie ufa (zob. Do sprawdzenia wyżej), i sugestie czekające na Twoją decyzję. Wybierz punkt, żeby zobaczyć komórkę w jej arkuszu. Jeśli wartość ma dokument źródłowy, dokument pojawia się obok. Wartość bez źródła pokazuje Bez źródła, a formuła Obliczona przez formułę. Potem:

• W porządku zatwierdza wartość zapisaną przez agenta. Nie jest dostępne dla formuły (zwraca błąd albo kontrola jej nie ufa), dla daty ani dla komórki, której agent nie zapisał: zostaw wtedy notatkę. Dopóki w komórce czeka sugestia, rozstrzygnij ją najpierw. Cofnij wycofuje zatwierdzenie.
• Zostaw notatkę zapisuje notatkę dla agenta. Kliknij Dodaj notatkę, żeby ją zachować.
• Przy sugestii Zastosuj zapisuje wartości, Nie stosuj zostawia komórki bez zmian, a Cofnij przywraca to, co zmieniło Zastosuj.

Gdy przejdziesz przez punkty, możesz:

• Kliknąć przycisk Wyślij 3 notatki do agenta (liczba zależy od otwartych notatek). Agent odpowiada na każdą notatkę, a potem oddaje dokument roboczy.
• Kliknąć Zakończ przegląd, a przy otwartych notatkach Zakończ bez wysyłania. Dokument roboczy zostaje zapisany jako nowa wersja, a zadanie przechodzi do stanu Zakończone. Ekran wymienia, co zakończenie zostawia: punkty niezatwierdzone, sugestie bez decyzji i notatki, które nigdy nie zostały wysłane.

Zatwierdzać, zostawiać notatki i kończyć mogą tylko członkowie z pełnym dostępem. Członkowie z dostępem tylko do odczytu mogą czytać przegląd. Po zakończeniu przeglądu zatwierdzenia zostają takie, jak je wydano.

Zamknij i otwórz ponownie zlecenie

Członkowie z pełnym dostępem klikają Zamknij zlecenie. Okno mówi, co się stanie:

• Wszystkie niezakończone zadania zostają wstrzymane: w toku, w kolejce, czekające na odpowiedź lub na kredyty albo do przeglądu. Ich praca jest zachowana.
• Zlecenie przechodzi w tryb tylko do odczytu. Nikt nie może importować dokumentów, uruchamiać zadań ani pisać do agenta.
• Usunięcie jest zaplanowane na dzień pokazany w oknie: dokumenty, dokumenty robocze i historia zadań zostają wtedy usunięte na stałe. Nie można tego cofnąć. Usuwanie działa raz dziennie, a przebieg, który się nie powiedzie, jest powtarzany innego dnia.
• Możesz otworzyć zlecenie ponownie przed tą datą, żeby je zachować.

Zamknięte zlecenie pokazuje baner z datami. Członkowie z pełnym dostępem widzą też przycisk Otwórz ponownie. Ponowne otwarcie nie wznawia wstrzymanych zadań. Otwórz każde z nich, tam gdzie jest napis Wstrzymane przez zamknięcie, i kliknij Odeślij do agenta. Gdy usuwanie się rozpocznie, zlecenia nie da się już otworzyć ponownie.

Pobierz to, czego potrzebujesz, przed datą usunięcia: Pobierz oryginał w menu dokumentu oraz Pobierz (.xlsx) przy dokumencie roboczym lub wersji zadania. Gdzie przechowujemy dane i jak długo wyjaśnia, jak długo treść pozostaje na naszych serwerach.

Gdy nikt nie pracował w zleceniu od 6 miesięcy, osoba, która je utworzyła, jeśli nadal jest w organizacji, oraz właściciele i administratorzy dostają e-mail. Jeśli w ciągu kolejnych 30 dni nikt nic w zleceniu nie zrobi, zostaje ono zamknięte automatycznie i obowiązują wtedy te same zasady co przy zamknięciu ręcznym. Każde działanie w zleceniu utrzymuje je otwarte.

Właściciele i administratorzy mogą usunąć zlecenie od razu. Otwórz Więcej działań, wybierz Usuń zlecenie…, wpisz nazwę zlecenia i kliknij Usuń na stałe. Niezakończone zadania zostają anulowane. Zlecenie od razu znika z listy. Jego treść usuwa codzienne usuwanie; przebieg, który się nie powiedzie, jest powtarzany innego dnia.