Import księgi głównej do projektu analizy

W skrócie

Projekt analizy czyta księgę główną klienta za pomocą profilu. Profil mówi, jak zapisany jest dany rodzaj eksportu: która kolumna zawiera konto, datę zapisu lub kwoty, jak zapisane są daty i liczby oraz które teksty oznaczają Wn lub Ma. Blast Audit dostarcza profile dla kilku urzędowych formatów. Dla każdego innego eksportu raz przypisujesz jego kolumny albo pozwalasz, by zaproponowała je AI, i zapisujesz wynik jako profil swojej kancelarii.

Jeśli Przegląd projektu nie pokazuje listy Profil, profile księgi głównej nie są jeszcze włączone dla Twojej organizacji, a projekt importuje FEC tak jak dotąd.

Formaty odczytywane dziś

Blast Audit dostarcza profil dla każdego z tych eksportów:

Kraj: Francja · Eksport: FEC

Kraj: Litwa · Eksport: i.SAF-T 2.01

Kraj: Norwegia · Eksport: SAF-T Financial 1.30 i 1.40

Kraj: Polska · Eksport: JPK_KR_PD

Kraj: Portugalia · Eksport: SAF-T (PT) 1.04_01

Kraj: Rumunia · Eksport: SAF-T D406

Kraj: Holandia · Eksport: XAF 3.2 (XML Auditfile Financieel)

Kraj: Dowolny · Eksport: Raport General Ledger z QuickBooks Online, wyeksportowany do CSV z angielskimi nazwami kolumn

Lista Profil może pokazywać też inne profile. Na początku, pod Pasuje do tego pliku, stawia profile, które rozpoznają plik po jego nagłówku.

Dla każdego innego eksportu sam wybierasz kolumnę każdego pola (Przypisz kolumny) albo pozwalasz, by zaproponowała je AI (Zaproponuj z AI). Działa to dla:

pliku CSV lub tekstowego, którego pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn rozdzielone tabulatorem, średnikiem, przecinkiem lub kreską pionową;

skoroszytu Excel (.xlsx lub .xlsm): wybierz arkusz z księgą główną.

Przy eksporcie GoBD dodaj indeks i jego pliki tabel, ich folder albo archiwum ZIP eksportu. Jeśli żaden profil z listy go nie czyta, wybierz tabelę z księgą główną i przypisz jej kolumny. AI nie proponuje przypisania dla eksportu GoBD. Plik XML można odczytać tylko jednym z profili wymienionych wyżej.

Import księgi głównej

Potrzebujesz pełnego dostępu do projektu.

1. Otwórz projekt, potem Dane, i dodaj plik.
2. Otwórz Przegląd. W polu Profil wybierz profil, który czyta plik, albo kliknij Przypisz kolumny lub Zaproponuj z AI.
3. Jeśli profil zostawia Ci wybór, na przykład kodowanie albo rodzaj księgi, dokonaj go.
4. Kliknij Sprawdź plik. Sprawdzenie czyta cały plik i pokazuje liczbę wierszy i zapisów, sumę Wn i sumę Ma oraz to, czy są równe, daty, to, co wykrył import, i pierwsze wiersze tak, jak czyta je import.
5. Przy przypisaniu zrobionym przez Ciebie lub zaproponowanym przez AI porównaj te wiersze i sumy z plikiem, a potem kliknij Zatwierdź. Jeśli kolumna jest błędna, zmień ją i sprawdź plik ponownie.
6. Kliknij Uruchom testy.

Testy niewykonane

Niektóre testy potrzebują kolumny, której plik może nie mieć, na przykład użytkownika, który wprowadził zapis, albo godziny jego wprowadzenia. Przed uruchomieniem ekran wymienia testy, które nie zostaną wykonane na tym pliku, i podaje powód. Wyniki pokazują je potem jako Niewykonany, z powodem: brak kolumny, godziny nie w czasie lokalnym albo ustawienie pozostawione puste.

Profile kancelarii

Po zatwierdzeniu przypisania zrobionego przez Ciebie lub zaproponowanego przez AI możesz zachować je dla kancelarii: wpisz Nazwę profilu i kliknij Zapisz dla kancelarii. Może to zrobić każdy członek z pełnym dostępem do projektu.

Każdy członek Twojej organizacji znajdzie go potem na liście Profil jako „nazwa, profil kancelarii”. Gdy plik ma kolumny, które czyta profil, lista proponuje go pod Pasuje do tego pliku. Każdy plik jest i tak sprawdzany przed uruchomieniem testów.

Panel nie pozwala jeszcze zmienić nazwy profilu kancelarii, zmienić go ani wycofać.

Co przechowuje profil kancelarii i jak długo

Profil kancelarii nie zawiera żadnego wiersza księgi głównej. Zawiera to, czego potrzeba do odczytu pliku, skopiowane z przypisanego pliku: nazwy kolumn, sposób zapisu dat i kwot, teksty oznaczające Wn lub Ma oraz nadaną mu nazwę, a także to, kto go zapisał i kiedy.

Profil kancelarii należy do Twojej organizacji, a nie do projektu: zamknięcie lub usunięcie projektu go nie usuwa. Jest przechowywany przez cały czas trwania umowy i usuwany razem z pozostałymi danymi Twojej organizacji po jej zakończeniu, zgodnie z Umową o przetwarzaniu danych. Dziennik każdego uruchomienia przechowuje kopię profilu, którym odczytano plik, aby uruchomienie można było powtórzyć tak samo, nawet jeśli profil później się zmieni. Ta kopia jest usuwana razem z projektem.

Co otrzymuje AI, gdy proponuje przypisanie

Zaproponuj z AI działa dla pliku CSV, tekstowego lub skoroszytu. Kod Blast Audit najpierw sam odczytuje kodowanie, separator, formaty dat i formaty liczb pliku. Potem AI dostaje pytanie, jakie pole zawiera każda kolumna. Otrzymuje:

nazwę każdej kolumny i jej wartości z co najwyżej 20 pierwszych wierszy pod nagłówkiem, bez pustych wartości, przy czym każda nazwa i wartość jest obcięta do 200 znaków;

gdy kwoty są w jednej kolumnie ze znakiem, drugie pytanie o te same wiersze: konto, nazwę konta, opis i kwotę każdego wiersza, aby ustalić, czy kwota dodatnia to Wn czy Ma.

Plik mający więcej niż 64 kolumny nie jest wysyłany. AI nie otrzymuje ani nazwy pliku, ani nazwy projektu lub klienta, ani nazwy Twojej organizacji. Zapytania trafiają do Azure OpenAI w strefie danych UE. Microsoft tymczasowo przechowuje zapytania wysyłane do Azure OpenAI i jego odpowiedzi na potrzeby monitorowania nadużyć; te kopie nie są usuwane razem z projektem (zobacz Gdzie przechowujemy dane i jak długo).

Pola wypełnione przez AI są oznaczone AI. Pole, którego była mniej pewna, zostaje dla Ciebie. Nic nie jest importowane ani zapisywane, dopóki nie sprawdzisz pliku i nie zatwierdzisz. Propozycja zużywa kredyty AI Twojej organizacji.