Importas documentos en el libro que tienes abierto. Blast Audit lee cada uno (OCR) para que puedas hacer snips de valores, conciliar y extraer a partir de él. Debes haber iniciado sesión: el modo de solo lectura no puede importar.
Importar archivos o una carpeta
- En la pestaña Blast Audit, haz clic en Documentos.
- Haz clic en Importar para elegir archivos. Para elegir una carpeta entera, abre la flecha junto a Importar y elige Importar carpeta. También puedes arrastrar archivos o una carpeta al panel.
- La primera vez, Blast Audit muestra Antes de importar documentos. Haz clic en Continuar si puedes mantener Excel abierto hasta que termine el procesamiento.
- Espera mientras Añadiendo sus documentos… pasa por Subiendo archivos, Preparando análisis y Leyendo documentos.
Una carpeta conserva sus subcarpetas. Dos archivos con el mismo nombre se conservan uno junto al otro, y el segundo se renombra, por ejemplo report (2).pdf.
Mantén Excel abierto y permanece en la página Documentos hasta que termine el procesamiento. Si te vas, el OCR puede detenerse y tendrás que volver a ejecutarlo.
Qué significa cada estado
| Estado | Significado |
|---|---|
| En cola | Espera su turno. |
| Procesando | Se está leyendo. |
| n snips | Listo. El número cuenta los snips ya hechos en él. |
| Texto PDF | Listo. El texto se leyó directamente del PDF. |
| OCR fallido | La lectura falló. Haz clic en Reprocesar OCR en el documento. |
| No iniciado | El OCR no se ha ejecutado. Abre el documento y haz clic en Iniciar OCR. |
Si un documento con Texto PDF da valores incorrectos o ausentes al hacer snips, haz clic en Ejecutar OCR visual en él para leer las imágenes de las páginas.
Formatos que puedes importar
| Tipo | Extensiones |
|---|---|
| Imágenes | .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .bmp, .jfif |
| Word y texto | .doc, .docx, .docm, .odt, .rtf, .txt |
| Excel | .xls, .xlsx, .xlsm, .csv |
| Correos | .msg, .eml |
| Archivos comprimidos | .zip |
| Otros | .xml, .html, .xhtml, .xps, .emf |
Los archivos que no son PDF se convierten primero a PDF. Un correo se convierte en un único PDF con su cuerpo y sus adjuntos. Un archivo ZIP se convierte en un único PDF formado por los archivos que contiene; los archivos que no se pueden convertir se omiten.
Los archivos de PowerPoint y las imágenes .gif, .webp o .heic no se pueden importar. Guárdalos antes como PDF. Formatos de archivo admitidos explica cómo se convierte cada formato y los casos que se rechazan.
Límites de tamaño: 25 MB por archivo (10 MB para un archivo de Excel). Un ZIP puede contener hasta 200 archivos y 100 MB una vez descomprimido. Un documento convertido puede tener hasta 2000 páginas.
Dónde se guardan los documentos
Los documentos importados se guardan dentro del archivo del libro, con una hoja llamada Blast Audit que los enumera. Guarda el libro para conservarlos. Quien reciba el libro recibe también los documentos.
Practica primero
Para probar los pasos sin archivos de clientes, descarga el pack de inicio. Contiene dos facturas y un extracto bancario inventados para hacer pruebas, además de un CSV y un libro con los que hacer snips y conciliar.