Zespoły nie zastępują Excela dlatego, że arkusze przestały liczyć. Zastępują go jako warstwę zarządzania, gdy trudno szybko ustalić, kto odpowiada za prośbę, którą wersję sprawdzono, jakie dowody wspierają wniosek i które ustalenia pozostają otwarte.
Excel może nadal służyć do szczegółowych testów, a system zarządzania kontrolować zlecenie wokół skoroszytu. Dostępne są trzy modele: sam Excel, Excel z wyspecjalizowanymi narzędziami albo Excel połączony z platformą zarządzania audytem.
Krótka odpowiedź
| Sytuacja | Zalecany punkt wyjścia |
|---|---|
| Mały zespół, niewiele równoległych audytów, proste zatwierdzenia | Excel, kontrolowane repozytorium i standardowe szablony |
| Testy dokumentów w ustalonych arkuszach roboczych | Excel z dodatkiem do dowodów lub automatyzacji |
| Wiele zleceń, jednostek, próśb, przeglądów i działań | System zarządzania audytem, z Excelem tam, gdzie jest potrzebny |
| Istotne modele ze złożonymi formułami | Excel z dedykowaną kontrolą formuł |
Platforma portfelowa nie jest potrzebna do naprawy jednego ręcznego etapu pracy z PDF. Kolejne karty śledzące nie rozwiążą natomiast problemu odpowiedzialności, dostępu, przeglądu i raportowania w wielu zleceniach.
Co zastępuje system zarządzania audytem
System powinien zastąpić koordynację rozproszoną między rejestrami, pocztą, folderami, kalendarzami i spotkaniami. W zależności od produktu może obejmować:
- plan roczny i planowanie zlecenia;
- przydziały i terminy;
- prośby PBC i zbieranie dowodów;
- przygotowanie i przegląd dokumentacji roboczej;
- ustalenia, działania, właścicieli i terminy naprawy;
- zatwierdzenia i podpisy;
- dostęp oparty na rolach;
- raportowanie portfela.
Excel pozostaje narzędziem obliczeniowym i analitycznym. Współtworzenie w Excelu pozwala wielu osobom edytować zgodny skoroszyt przechowywany w chmurze. Nie tworzy metodyki audytu, modelu zatwierdzeń, rejestru ustaleń ani widoku portfela.
Trzy modele działania
1. Excel jako kompletny system
Ten model może działać w małym zespole z ograniczonym planem. Wymaga wspólnych skoroszytów, kontrolowanych folderów, wskazanych właścicieli, jasnych kolumn przeglądu i opisanej zasady podpisu.
Zaletą jest niski koszt zmiany. Wadą jest narastająca praca kontrolna: ktoś musi uzgadniać wersje, przypominać o dowodach, ograniczać dostęp, zachowywać uwagi i konsolidować raporty.
2. Excel z wyspecjalizowanymi narzędziami
Wybierz ten model, gdy skoroszyt nadal jest właściwym miejscem pracy, ale jeden etap jest wolny lub słabo kontrolowany. Narzędzia mogą obejmować ekstrakcję dowodów, łącza między komórką a źródłem, dopasowanie dokumentów, przegląd formuł, śledzenie PBC, bezpieczne zbieranie plików i porównywanie wersji.
Często jest to najmniejsza użyteczna zmiana. Przewodnik po audycie formuł Excel opisuje ryzyko obliczeń, a przewodnik po narzędziach PBC opisuje prośby i portale.
3. Platforma zarządzania z arkuszami Excel
Platforma jest potrzebna, gdy zlecenie i portfel wymagają wspólnego systemu ewidencji. Planowanie, zadania, stan przeglądu, ustalenia i raporty trafiają do platformy. Excel pozostaje przy testach, które wymagają elastyczności arkusza.
Ten model wymaga wdrożenia, zaprojektowania uprawnień, szkolenia i migracji. Ogranicza jednak zależność od jednego ręcznie aktualizowanego rejestru.
Siedem oznak, że Excel nie wystarcza
- Stan wymaga pytania ludzi. Kierownik nie widzi zadań, blokad, przeglądów i opóźnionych próśb bez wysyłania wiadomości.
- Dowody przeglądu są rozproszone. Recenzent musi znaleźć wykonaną pracę, dowody, wniosek i sposób zamknięcia uwag. Global Internal Audit Standards określają ramy zawodowe, lecz system musi umożliwić wykonanie procesu zespołu.
- Kilka wersji wygląda na ostateczne. Pliki „final”, „final 2” i „final reviewed” wskazują na problem z kontrolą.
- Prośby są przepisywane między systemami. Portal, poczta, folder, rejestr i skoroszyt pokazują inne statusy.
- Raport jest co miesiąc odtwarzany. Każda aktualizacja wymaga kopiowania dat i procentów z oddzielnych plików.
- Dostęp jest zbyt szeroki. Uprawnienia mogą wymagać podziału według klienta, jednostki, zlecenia, roli lub dokumentu roboczego.
- Ustalenia tracą związek z naprawą. Każde ustalenie wymaga właściciela, działania, terminu, statusu, dowodu zamknięcia i zatwierdzenia.
Co sprawdzić przed zakupem
Użyj prawdziwego zlecenia. Utwórz je według obecnej metodyki, wyślij prośby do rzeczywistych uczestników, odrzuć i zastąp dowód, przygotuj dokument roboczy, otwórz i zamknij uwagę z przeglądu oraz podpisz plik.
Przetestuj największy typowy skoroszyt. Sprawdź formuły, makra, łącza, rozmiar, eksport i przejście między platformą a Excelem. Zweryfikuj uprawnienia przygotowującego, recenzenta, kierownika, gościa i administratora.
Odtwórz raporty używane przez kierownictwo. Wyeksportuj całe zlecenie w formacie, który można zachować i sprawdzić po zakończeniu abonamentu.
Punktacja oparta na teście
Oceń każde wymaganie od 0 do 3:
| Ocena | Znaczenie |
|---|---|
| 0 | Brak funkcji lub niekontrolowane obejście |
| 1 | Funkcja wymaga dużo pracy ręcznej |
| 2 | Spełnia zwykły przypadek |
| 3 | Spełnia przypadek i sprawdzone wyjątki |
Nadaj wagi kontroli procesu, przeglądowi, identyfikowalności dowodów, uprawnieniom, raportowaniu, zgodności z Excelem, wysiłkowi wdrożeniowemu, eksportowi i kosztowi całkowitemu. Zachowaj test uzasadniający każdą ocenę. Deklaracja podczas prezentacji nie jest dowodem.
Migracja bez zakłócania wszystkich audytów
Zacznij od powtarzalnego zlecenia. Opisz rzeczywisty proces, także nieformalne kroki. Ustal, który system jest właścicielem próśb, dokumentacji, ustaleń i podpisów. Skonfiguruj minimalny szablon i przeprowadź pilotaż z osobą przygotowującą i recenzentem.
Porównaj czas, opóźnione prośby, obsługę uwag i pracę raportową. Popraw proces przed migracją kolejnych zleceń. Stałe utrzymywanie dwóch rejestrów odtwarza problem uzgadniania.
Rola Blast Audit
Blast Audit jest dodatkiem do Excela do dowodów dokumentowych i automatyzacji dokumentacji roboczej. Wyodrębnia dane, dopasowuje dokumenty do wartości w skoroszycie i utrzymuje łącza między komórkami a plikami źródłowymi.
Nie zastępuje planowania portfela, przydziału zasobów, zarządzania ustaleniami w organizacji ani nadzoru nad audytem. Może działać z kontrolowanymi skoroszytami lub obok platformy. Jeśli decyzja o pozostaniu przy Excelu już zapadła, zobacz Najlepsze oprogramowanie do audytu w Excelu.