Lista di controllo dell'audit interno: un modello passo dopo passo
Una lista di controllo ben strutturata è uno degli strumenti più pratici che un revisore interno possa avere. Garantisce che nulla venga trascurato, fornisce un quadro coerente tra gli incarichi e aiuta i membri del team meno esperti a seguire le procedure stabilite. Questo articolo fornisce un modello di checklist di audit interno passo dopo passo che può essere adattato praticamente a qualsiasi organizzazione o tipo di audit.
Perché utilizzare una lista di controllo?
Gli audit interni coprono un'ampia gamma di attività, dalla valutazione dei controlli finanziari alla valutazione dell'efficienza operativa e della conformità normativa. Senza un approccio sistematico, è facile perdere passaggi critici o dedicare troppo tempo ad aree a basso rischio. Una lista di controllo disciplina il processo e funge sia da strumento di pianificazione che da meccanismo di garanzia della qualità.
Crea anche responsabilità. Una volta documentata ogni fase, i supervisori possono esaminare i progressi, identificare i colli di bottiglia e verificare che tutte le procedure richieste siano state completate.
Preparazione all'audit preliminare
Definire gli obiettivi dell'audit. Dichiarare chiaramente gli obiettivi dell'audit. Si tratta di una valutazione di routine dei controlli finanziari, di una revisione mirata di un processo specifico o di un follow-up su questioni precedentemente identificate?
Identificare l'ambito e i confini. Specificare quali dipartimenti, processi, account o periodi di tempo saranno coperti. Un ambito chiaramente definito previene lo slittamento dell’ambito e mantiene focalizzato l’impegno.
Esaminare i rapporti di audit precedenti. Esaminare i risultati degli audit precedenti per identificare problemi ricorrenti, raccomandazioni in sospeso e aree in cui la direzione si è impegnata ad adottare azioni correttive.
Raccogli informazioni di base. Raccogli le politiche, le procedure, gli organigrammi, i diagrammi di flusso dei processi e i requisiti normativi pertinenti prima di iniziare il lavoro sul campo.
Preparare il programma di audit. Sviluppare un elenco dettagliato delle procedure da eseguire, inclusi i controlli specifici da testare, le dimensioni del campione e le prove da raccogliere.
Esecuzione del lavoro sul campo
Condurre riunioni di apertura. Incontrare i proprietari dei processi e i responsabili dei dipartimenti per discutere l'ambito dell'audit, la tempistica ed eventuali dubbi. Ciò definisce le aspettative e incoraggia la cooperazione.
Esegui procedure dettagliate. Traccia le transazioni selezionate dall'inizio al completamento per confermare che i processi funzionano come documentato e che i controlli sono in atto.
Testare i controlli chiave. Per ciascun controllo identificato nel programma di audit, eseguire procedure di test appropriate come indagini, osservazioni, ispezioni o riproduzioni.
Raccogli e organizza prove. Raccogli documenti di supporto, screenshot, report di sistema e altre prove a sostegno delle tue scoperte. Organizzare le prove in modo sistematico per facilitare la revisione.
Documentare le eccezioni e le deviazioni. Quando un controllo non funziona come previsto, registrare la natura della deviazione, il potenziale impatto e se si tratta di un'istanza isolata o di uno schema.
Valutare le cause profonde. Per risultati significativi, indagare sulla causa sottostante anziché limitarsi a documentare il sintomo. L’analisi delle cause profonde porta a raccomandazioni più efficaci.
Reporting e follow-up
Stendere il rapporto di audit. Riepilogare i risultati, inclusa la condizione osservata, i criteri rispetto ai quali è stata misurata, la causa di eventuali carenze e il potenziale effetto. Fornire raccomandazioni chiare e attuabili.
Discutere i risultati con il management. Prima di finalizzare il rapporto, condividere la bozza dei risultati con i manager responsabili. Dare loro l'opportunità di rispondere, chiarire i fatti o presentare ulteriori prove.
Ottenere piani d'azione del management. Per ciascun risultato, richiedere un piano d'azione specifico al management che includa cosa verrà fatto, chi è responsabile e la data di completamento prevista.
Finalizzare e distribuire il rapporto. Pubblicare il rapporto finale al comitato di audit, al senior management o ad altri destinatari designati come richiesto dal mandato di audit interno dell'organizzazione.
Pianificare il follow-up. Tieni traccia delle questioni aperte e pianifica le revisioni di follow-up per verificare che la direzione abbia implementato le azioni correttive concordate.
Adattare la lista di controllo
Non esiste una singola lista di controllo che funzioni per ogni organizzazione. Il modello riportato sopra deve essere personalizzato in base al settore, ai requisiti normativi, alle dimensioni dell'organizzazione e al profilo di rischio. L’importante è che la checklist esista e venga utilizzata in modo coerente. Nel tempo, perfezionalo in base alle lezioni apprese da ciascun impegno.
Accelerare il processo
Gran parte del tempo dedicato agli audit interni è dedicato alla raccolta di documenti, al confronto dei record e all'organizzazione delle prove. L'automazione di queste attività consente agli auditor di concentrarsi sull'analisi e sul giudizio, dove aggiungono il massimo valore.
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