Pianificazione dell'audit interno: migliori pratiche
Una pianificazione efficace fa la differenza tra un audit interno che fornisce informazioni significative e uno che consuma risorse senza aggiungere valore. La fase di pianificazione determina cosa verrà controllato, quando e con quale profondità. Allinea le risorse limitate della funzione di audit interno con i rischi più significativi dell'organizzazione. Questo articolo tratta le migliori pratiche per la pianificazione dell'audit interno sia a livello strategico che di coinvolgimento.
Pianificazione strategica dell'audit
La pianificazione strategica, spesso chiamata piano di audit annuale, stabilisce le priorità della funzione di audit interno per l'anno successivo. È approvato dal comitato di audit e funge da tabella di marcia per tutte le attività di audit.
Inizia con una valutazione del rischio. Il fondamento di ogni piano di audit dovrebbe essere una valutazione completa del rischio. Identificare i principali rischi dell'organizzazione esaminando gli obiettivi strategici, le modifiche normative, gli sviluppi operativi, i risultati degli audit precedenti e le tendenze emergenti del settore. Classificare i rischi in base alla loro probabilità e al potenziale impatto.
Coinvolgere le parti interessate. Prima di finalizzare il piano, consultare il senior management, il comitato di audit e i principali proprietari dei processi. Le loro prospettive sui rischi e sulle aree prioritarie completano la valutazione indipendente del gruppo di audit e creano il consenso dell'organizzazione.
Assegnare le risorse in modo realistico. Mappare il numero di giorni di audit disponibili rispetto agli impegni pianificati. Un errore comune è impegnare eccessivamente il piano, il che porta a audit affrettati o impegni rinviati. Lascia tempo libero per richieste non pianificate, lavoro di follow-up e progetti di consulenza.
Crea flessibilità. Il panorama dei rischi cambia nel corso dell'anno. Il piano di audit dovrebbe essere un documento vivo che può essere modificato man mano che emergono nuovi rischi o cambiano le priorità. Le revisioni trimestrali del piano con il comitato di audit ne garantiscono la pertinenza.
Allinearsi alla strategia organizzativa. Il piano di audit deve riflettere la direzione strategica dell'organizzazione. Se l’azienda si sta espandendo in nuovi mercati, lanciando nuovi prodotti o implementando nuovi sistemi, queste aree dovrebbero avere un posto di rilievo nel piano.
Pianificazione a livello di coinvolgimento
Una volta selezionato un audit dal piano annuale, inizia la fase di pianificazione dell’incarico. È qui che il gruppo di audit definisce esattamente cosa sarà fatto e come.
Definire obiettivi chiari. Indicare gli obiettivi dell'audit. Si tratta di una valutazione della conformità, di una valutazione dell'efficienza operativa, di una revisione dell'efficacia dei controlli o di una combinazione di essi? Obiettivi chiari guidano ogni decisione successiva.
Stabilire l'ambito. Specificare i processi aziendali, i dipartimenti, i periodi di tempo e le località geografiche coperti dall'incarico. Un ambito ben definito previene lo spostamento dell’ambito e garantisce che il team si concentri sulle aree che contano di più.
Comprendere il processo. Prima di definire le procedure di audit, acquisire una conoscenza approfondita del processo sottoposto a audit. Esaminare le politiche, le procedure, le mappe dei processi e i rapporti di audit precedenti. Condurre interviste preliminari con i responsabili del processo. Questa comprensione contribuisce all’identificazione dei rischi e dei controlli chiave.
Identificare i rischi e i controlli principali. Per ciascun processo compreso nell'ambito, identificare cosa potrebbe andare storto e quali controlli esistono per prevenire o rilevare tali errori. Questa matrice di rischio e controllo diventa la base per il programma di audit.
Progettare il programma di audit. Sviluppare procedure specifiche per testare ciascuna area chiave di controllo e rischio. Specificare l'approccio del test, le dimensioni del campione, le fonti dei dati e le prove attese. Un programma di audit ben progettato garantisce coerenza e completezza nell’esecuzione.
Preparare stime di risorse e tempo. Stimare le ore necessarie per ciascuna fase dell'incarico e assegnare i membri del team in base alle loro capacità ed esperienza. Comunicare la tempistica all'entità controllata in modo che possa prepararsi.
Errori comuni di pianificazione
Fare eccessivo affidamento sui piani dell'anno precedente. Copiare il programma di audit dell'anno precedente senza rivalutare i rischi porta a audit che testano ripetutamente le stesse cose ignorando rischi nuovi o in evoluzione.
Sottovalutare i tempi di preparazione. Affrettarsi nella pianificazione per arrivare più velocemente al lavoro sul campo spesso si ritorce contro. Una pianificazione insufficiente porta a test mal indirizzati, modifiche dell’ambito nel corso del coinvolgimento e conclusioni incomplete.
Mancata comunicazione con l'entità controllata. Gli audit interni funzionano meglio come processo collaborativo. Sorprendere un dipartimento con un audit crea resistenza. La comunicazione tempestiva su tempistiche, ambito e esigenze informative prepara l’impegno al successo.
Sfruttare la tecnologia nella pianificazione
La moderna pianificazione degli audit trae vantaggio da strumenti che aiutano gli auditor a organizzare le informazioni, gestire le richieste e preparare fogli di lavoro in modo efficiente. L'automazione delle attività di routine durante la fase di pianificazione, come la compilazione dei risultati precedenti, l'organizzazione delle richieste PBC e l'impostazione di modelli di fogli di lavoro, consente al team di concentrarsi sul lavoro analitico che guida la qualità dell'audit.
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