Cos'è una lista PBC? Guida completa per i revisori dei conti
Se hai lavorato anche su un singolo incarico di revisione, ti sei imbattuto in un elenco PBC. Abbreviazione di "Preparato dal cliente", un elenco PBC è il documento che indica al cliente esattamente di quali informazioni ha bisogno il team di audit e quando sono dovute. Nonostante la sua semplicità concettuale, la lista PBC è uno degli strumenti più importanti nella gestione dei progetti di audit. Un elenco ben realizzato mantiene l'impegno nei tempi previsti. Una gestione mal gestita crea ritardi, frustrazione e ore sprecate.
Comprendere l'elenco PBC
Una lista PBC è essenzialmente una richiesta di informazioni. Elenca in dettaglio ogni documento, pianificazione, rapporto e prova che il revisore deve fornire al cliente. Ogni articolo in genere include una descrizione di ciò che è richiesto, il formato in cui deve essere fornito, la data di scadenza e la persona responsabile della consegna.
Gli elenchi PBC vengono utilizzati sia negli audit esterni che interni, sebbene siano più comunemente associati agli audit dei rendiconti finanziari. L'elenco viene solitamente inviato al cliente molto prima dell'inizio del lavoro sul campo in modo che il cliente abbia il tempo di raccogliere i materiali e l'auditor possa iniziare il lavoro tempestivamente all'arrivo.
Perché gli elenchi PBC sono importanti
L'elenco PBC influisce direttamente sull'efficienza dell'audit. Quando gli articoli vengono consegnati in tempo e nel formato giusto, il lavoro sul campo procede senza intoppi. Quando gli articoli arrivano in ritardo, sono incompleti o vengono consegnati in formati inutilizzabili, l'intero coinvolgimento rallenta. I revisori finiscono per rincorrere i documenti invece di analizzarli.
Oltre alla programmazione, l’elenco PBC funge anche da strumento di comunicazione. Chiarisce le aspettative tra il team di audit e il cliente, riducendo lo scambio che deriva da richieste vaghe o ambigue. Un elenco PBC preciso dimostra professionalità e facilita il rispetto da parte del cliente.
Cosa va inserito in una lista PBC
Gli elementi specifici dipendono dalla natura dell'incarico, ma le richieste comuni includono:
Registrazioni finanziarie quali bilanci di verifica, dettagli della contabilità generale, estratti conto, riconciliazioni bancarie e registri sussidiari per contabilità clienti, contabilità fornitori e cespiti.
Programmi di supporto inclusi programmi di debito, programmi di locazione, programmi di ammortamento, rollforward di spese prepagate e dettagli di passività maturate.
Documenti legali e di governance come verbali del consiglio, contratti di prestito, contratti e corrispondenza legale.
Informazioni fiscali comprese dichiarazioni dei redditi, fogli di lavoro sulle disposizioni fiscali e corrispondenza con le autorità fiscali.
Dati sulle risorse umane e sulle buste paga come registri delle buste paga, documenti dei piani di benefit e dati di censimento dei dipendenti per gli audit dei piani di benefit.
Documentazione di sistema e processo inclusi diagrammi di flusso, policy scritte, report di accesso IT e registri di gestione delle modifiche per audit IT o impegni SOX.
Migliori pratiche per la gestione degli elenchi PBC
Sii specifico nelle tue richieste. Invece di chiedere "informazioni bancarie", richiedi "estratti conto bancari per tutti i conti per il periodo dal 1° gennaio al 31 dicembre, compreso l'estratto conto finale che mostra il saldo di fine anno". La specificità riduce le domande di follow-up.
Imposta scadenze realistiche. Scagliona le date di scadenza in base a quando gli articoli sono effettivamente necessari anziché richiedere tutto in una volta. Ciò offre al cliente un carico di lavoro gestibile e garantisce che gli articoli più critici arrivino per primi.
Assegnare la proprietà a entrambe le parti. Ogni elemento PBC dovrebbe avere un preparatore designato dal lato cliente e un revisore designato dal team di audit. La proprietà chiara impedisce agli oggetti di cadere nelle fessure.
Traccia attivamente lo stato. Mantieni un registro che mostra se ogni elemento è stato richiesto, ricevuto, rivisto o ancora in sospeso. Condividi questo tracker con il cliente regolarmente per mantenere allineate entrambe le parti.
Follow up in anticipo. Non aspettare fino allo scadere della scadenza per controllare gli elementi in sospeso. Un breve sollecito qualche giorno prima della scadenza è molto più efficace di un reclamo a fatto avvenuto.
Sfide PBC comuni
La sfida più frequente è la consegna tardiva degli articoli richiesti. Ciò spesso deriva dal fatto che il cliente sottovaluta il tempo necessario per raccogliere i materiali o dalla non disponibilità del personale chiave durante il periodo di audit. Avviare tempestivamente il processo PBC e mantenere una comunicazione regolare aiuta a mitigare questo rischio.
Un altro problema comune è la ricezione di documenti in formati che richiedono la conversione manuale, come PDFs scansionato anziché fogli di calcolo. Specificare in anticipo il formato desiderato e utilizzare strumenti in grado di estrarre dati da vari tipi di documenti riduce notevolmente questo attrito.
Semplifica il flusso di lavoro PBC con Blast Audit — il componente aggiuntivo Excel che estrae e abbina automaticamente i documenti di audit.