N. 15 Domande essenziali per le procedure dettagliate di audit
Le procedure dettagliate di audit sono uno dei modi più efficaci per comprendere come funziona effettivamente un processo dall'inizio alla fine. Tracciando una singola transazione attraverso l’intero sistema, i revisori possono identificare i punti di controllo, i potenziali punti deboli e le aree in cui potrebbero verificarsi errori. La qualità di una procedura dettagliata dipende fortemente dalle domande poste. Di seguito sono riportate le 15 domande essenziali che ogni auditor dovrebbe avere pronte.
Perché le procedure dettagliate sono importanti
Una procedura dettagliata è più di una formalità. Fornisce al revisore una visione diretta di come le transazioni vengono avviate, autorizzate, registrate, elaborate e riportate. I principi di revisione richiedono ai revisori di svolgere procedure dettagliate come parte della comprensione dei controlli interni dell'entità. Se ben eseguiti, rivelano lacune che la sola documentazione non può far emergere.
La chiave è fare le domande giuste. Domande generiche o superficiali producono risposte generiche. Domande mirate svelano i reali meccanismi di un processo.
Domande sull'avvio della transazione
1. Chi avvia questa transazione e cosa la attiva? Comprendere l'origine aiuta il revisore a identificare se esiste l'autorizzazione adeguata fin dall'inizio.
2. Quali documenti di origine vengono creati o ricevuti a questo punto? L'identificazione dei documenti originali stabilisce l'audit trail dal suo primo collegamento.
3. Ci sono situazioni in cui questo processo viene aggirato o gestito diversamente? Le eccezioni alle normali procedure sono spesso il luogo in cui si nascondono errori e frodi.
Domande su autorizzazione e approvazione
4. Chi è autorizzato ad approvare questa transazione e quali sono le soglie in dollari? Ciò stabilisce se sono in vigore la separazione dei compiti e i limiti di approvazione.
5. Come viene documentata l'approvazione? Se le approvazioni sono verbali o informali, il controllo potrebbe non essere verificabile successivamente.
6. Cosa succede se l'approvazione richiesta non viene ottenuta? Comprendere le conseguenze di un mancato controllo rivela con quanta serietà l'organizzazione tratta la conformità.
Domande sull'elaborazione e la registrazione
7. Come viene inserita questa transazione nel sistema contabile? L'inserimento manuale, i feed automatizzati e i caricamenti batch comportano ciascuno diversi profili di rischio.
8. Sono previsti controlli automatizzati o convalide del sistema in questa fase? I controlli automatizzati sono generalmente più affidabili di quelli manuali, ma solo se configurati correttamente.
9. Come vengono identificati e corretti gli errori durante l'elaborazione? Le procedure di gestione degli errori rivelano se l'organizzazione rileva gli errori prima che raggiungano il rendiconto finanziario.
10. Chi ha accesso per modificare i record dopo l'immissione iniziale? L'accesso illimitato alle modifiche rappresenta un fattore di rischio significativo per modifiche non autorizzate.
Domande sulla riconciliazione e sulla revisione
11. Con quale frequenza viene riconciliato questo account o processo? I tempi e la frequenza delle riconciliazioni influiscono sulla rapidità con cui vengono rilevate le discrepanze.
12. Chi esamina la riconciliazione e quali prove esistono della revisione? Una riconciliazione senza revisione indipendente è incompleta come controllo.
13. Cosa succede quando vengono rilevate discrepanze durante la riconciliazione? Il processo di risoluzione è importante quanto la riconciliazione stessa.
Domande sul reporting e sulla fine del periodo
14. Come confluisce questa transazione nel rendiconto finanziario? Tracciare il percorso dalla registrazione prima nota alla voce del rendiconto finanziario conferma la completezza e l'accuratezza del reporting.
15. Sono previste rettifiche o stime di fine periodo? Le rettifiche e le stime introducono soggettività, che aumenta il rischio di errori.
Suggerimenti per condurre procedure dettagliate efficaci
Parla con le persone che svolgono effettivamente il lavoro. I manager possono descrivere il processo come dovrebbe funzionare. I membri dello staff ti diranno come funziona effettivamente. Entrambe le prospettive sono preziose, ma la seconda è più rivelatrice.
Segui una transazione dall'inizio alla fine. Resisti alla tentazione di saltare da un esempio all'altro. Una singola transazione tracciata completamente fornisce un'immagine più chiara rispetto ai frammenti di più transazioni.
Prendi appunti dettagliati. Registra non solo le risposte ma anche chi le ha fornite, quali documenti hai osservato ed eventuali incoerenze tra il processo descritto e le prove.
Utilizza le procedure dettagliate per definire la tua strategia di test. Le informazioni acquisite durante una procedura dettagliata dovrebbero influenzare direttamente quali controlli sottoponi a test, quali procedure sostanziali esegui e dove concentri il campionamento.
Rendere le procedure dettagliate più efficienti
La raccolta e la revisione dei documenti di supporto durante le procedure dettagliate possono essere una delle parti del processo che richiedono più tempo. Gli strumenti che consentono ai revisori di estrarre rapidamente i dati dai documenti, confrontare i record tra le fonti e organizzare le prove all'interno di Excel possono ridurre significativamente il carico amministrativo.
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