Come estrarre i dati dai rendiconti finanziari

L’estrazione dei dati dai rendiconti finanziari è uno dei compiti fondamentali nel lavoro di audit e contabilità. Che tu stia estraendo i saldi da una serie di conti annuali, confrontando cifre periodo per periodo o inserendo dati in procedure analitiche, il processo di estrazione dei numeri dai documenti e nel tuo foglio di calcolo avviene decine di volte per impegno.

Tuttavia, per molti team questo processo è ancora dolorosamente manuale. Ecco una guida pratica per estrarre i dati di bilancio in modo efficiente.

L'approccio manuale e i suoi limiti

Il metodo tradizionale è semplice: apri PDF, leggi i numeri e digitali in Excel. Per un singolo bilancio ci vogliono dai dieci ai quindici minuti. Moltiplicatelo in ogni rendiconto finanziario di un impegno, in ogni impegno in una stagione impegnativa, e le ore si sommano rapidamente.

L’estrazione manuale presenta tre problemi fondamentali:

1. Errori di trascrizione: anche gli auditor più attenti commettono errori quando digitano i numeri. Una cifra fuori posto o un segno negativo mancato possono influenzare la tua analisi.
2. Consumo di tempo: reinserire dati già esistenti in formato digitale è puro spreco. Ogni minuto trascorso a trascrivere è un minuto non dedicato al giudizio e all'analisi.
3. Nessun collegamento alla fonte: una volta digitati i numeri in Excel, la connessione al documento di origine viene persa. Se un revisore mette in dubbio una cifra, il revisore deve tornare indietro e trovarla nel documento originale.

Copia e incolla da PDF: migliore ma imperfetto

Copiare e incollare da PDF a Excel è più veloce della digitazione manuale, ma introduce i suoi problemi. La formattazione PDF raramente si traduce in modo chiaro nelle colonne del foglio di calcolo. I numeri potrebbero unirsi, le righe potrebbero dividersi e i simboli di valuta o i separatori delle migliaia potrebbero corrompere i dati.

I problemi tipici includono:

• Colonne disallineate quando incollate
• Numeri negativi visualizzati come testo anziché come valori
• Intestazioni e note a piè di pagina mescolate con righe di dati
• Tabelle multipagina che si suddividono tra operazioni di incollaggio

La pulizia dei dati copiati spesso richiede tanto tempo quanto la loro riscrittura e introduce il rischio di errore.

Utilizzo di OCR per i documenti scansionati

Molti rendiconti finanziari arrivano come immagini scansionate anziché digitali PDFs. Il copia-incolla standard non funziona affatto con i documenti scansionati. Il software OCR converte l'immagine in testo, ma gli strumenti OCR per scopi generici non sono ottimizzati per i dati finanziari.

Problemi OCR comuni con i rendiconti finanziari:

• Confondere la cifra "1" con la lettera "l" o con il carattere pipe
• Interpretazione errata dei separatori virgola come punti (o viceversa a seconda delle impostazioni locali)
• Lottando con scansioni di bassa qualità o sfondi colorati
• Perdere completamente la struttura della tabella

Per l'estrazione della qualità di audit, è necessario OCR che comprenda i layout dei documenti finanziari e possa preservare la relazione tra le etichette e i valori corrispondenti.

Estrazione basata sull'intelligenza artificiale

I moderni strumenti di estrazione basati sull'intelligenza artificiale rappresentano un miglioramento significativo rispetto allo OCR di base. Questi strumenti utilizzano modelli di machine learning addestrati su documenti finanziari per comprendere il contesto, la struttura della tabella e la formattazione dei numeri.

I vantaggi dell’estrazione basata sull’intelligenza artificiale includono:

• Comprensione strutturale: l'intelligenza artificiale riconosce che un numero in una colonna specifica corrisponde a una voce specifica, anche quando il layout varia tra i documenti.
• Gestione dei formati: diverse valute, formati numerici e convenzioni contabili vengono interpretati correttamente.
• Punteggio di confidenza: buoni strumenti di estrazione indicano quanto sono sicuri di ciascun valore estratto, consentendoti di concentrare la verifica su elementi incerti.
• Elaborazione batch: è possibile elaborare più pagine o documenti in un'unica operazione.

Flusso di lavoro pratico per l'estrazione del rendiconto finanziario

Ecco un flusso di lavoro passo passo che combina efficienza e precisione:

Passaggio 1: organizza i documenti di origine

Prima di estrarli, organizza i rendiconti finanziari per entità e periodo. Assicurati di avere le versioni corrette e che i documenti scansionati siano ragionevolmente chiari.

Passaggio 2: estrazione dei dati mirati

Invece di estrarre interi documenti, concentrati sulle tabelle e sulle figure specifiche di cui hai bisogno. Seleziona lo stato patrimoniale, il conto economico o la nota specifica che contiene i dati target. Strumenti come la funzione Snip di Blast Audit ti consentono di tracciare una selezione esattamente sui dati di cui hai bisogno ed estrarli direttamente nel tuo foglio di lavoro Excel.

Passaggio 3: convalida dei dati estratti

Verificare sempre i dati estratti rispetto alla fonte. Controllare i totali, incrociare ove possibile e prestare particolare attenzione a:

• Convenzioni sui segni (numeri negativi, parentesi per le perdite)
• Unità (migliaia, milioni)
• Valuta
• Date del periodo

Passaggio 4: collegamento alla fonte

Mantenere un chiaro riferimento tra i dati estratti e il relativo documento di origine. Ciò supporta la revisione e fornisce elementi probativi. Gli strumenti che tengono traccia del documento di origine e della posizione di ciascuna estrazione automatizzano questo collegamento.

Passaggio 5: riferimento incrociato

Una volta estratti, utilizzare i dati per lo scopo previsto: procedure analitiche, riconciliazioni o test di convalida. Gli strumenti di corrispondenza automatizzata possono effettuare riferimenti incrociati tra i dati estratti dal rendiconto finanziario e i bilanci di verifica o altri elementi probatori di audit.

Scegliere il metodo di estrazione giusto

Match il tuo metodo di estrazione in base al volume e alla qualità del documento:

• Volume basso, PDFs digitale: il copia-incolla con pulizia manuale può essere sufficiente.
• Volumi elevati o documenti scansionati: gli strumenti di estrazione basati sull'intelligenza artificiale si ammortizzano rapidamente.
• Impegni di audit: utilizza l'estrazione specifica per l'audit che si integra con il flusso di lavoro della tua carta di lavoro e mantiene i collegamenti alle fonti.

L’obiettivo è dedicare il proprio tempo ad analizzare i dati finanziari, non a trascriverli.

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