Riconciliazione finanziaria in Excel: manuale o automatizzata
La riconciliazione finanziaria è il processo di confronto di due serie di record per garantire che coincidano. Nell'ambito dell'audit, ciò significa abbinare gli estratti conto ai libri di cassa, i registri secondari ai registri generali, i saldi interaziendali ai registri della controparte e innumerevoli altre combinazioni. La maggior parte di questo lavoro avviene in Excel. La domanda è se debba essere fatto manualmente o con l’automazione.
Come funziona la riconciliazione manuale
Il tradizionale processo di riconciliazione manuale in Excel segue uno schema prevedibile:
- Importa o digita entrambi i set di dati in fogli di lavoro separati
- Ordina entrambi i set per importo, data o numero di riferimento
- Scansiona visivamente gli elementi corrispondenti
- Utilizzare VLOOKUP o INDEX-MATCH per trovare le voci corrispondenti
- Contrassegna gli elementi corrispondenti con un segno di spunta o un indicatore di stato
- Esamina gli elementi senza corrispondenze
- Documentare i risultati ed eventuali elementi di riconciliazione
Per set di dati di piccole dimensioni, questo funziona adeguatamente. Per qualsiasi cosa che coinvolga più di qualche dozzina di elementi pubblicitari, diventa un investimento di tempo significativo.
I problemi con la riconciliazione manuale
Consumo di tempo
Una riconciliazione bancaria con 200 transazioni su ciascuna parte può richiedere da una a due ore a un revisore esperto. Moltiplicandolo per ogni conto bancario, ogni mese e per ogni entità in un audit di gruppo, la riconciliazione diventa una delle procedure più dispendiose in termini di tempo dell'incarico.
Limitazioni della formula
VLOOKUP e INDEX-MATCH sono potenti ma limitati. Richiedono corrispondenze esatte su un singolo valore di ricerca. La riconciliazione nel mondo reale raramente funziona in modo così pulito:
- Le descrizioni nell'estratto conto differiscono dal libro cassa
- Gli importi possono essere suddivisi su più voci su un lato
- Le differenze temporali indicano che le date non si allineano
- I numeri di riferimento possono essere formattati in modo diverso tra i sistemi
Rischio di errore
La riconciliazione manuale è ripetitiva e le attività ripetitive generano errori. Gli errori comuni includono:
- Corrispondenza all'articolo sbagliato quando più voci condividono lo stesso importo
- Corrispondenza mancante perché il valore di ricerca contiene spazi finali o formattazione diversa
- Doppia corrispondenza di un elemento che appare più di una volta
- Trascurare una reale discrepanza a causa dell'affaticamento visivo
Documentazione scarsa
Un foglio di lavoro pieno di formule VLOOKUP e formattazione condizionale mostra il risultato della riconciliazione ma non il processo. Quando un revisore chiede perché un elemento specifico è stato abbinato o non abbinato, spesso l'auditor ha bisogno di rifare l'analisi per spiegarlo.
Come si presenta la riconciliazione automatizzata
La riconciliazione automatizzata in Excel utilizza algoritmi di corrispondenza intelligenti per confrontare set di dati e identificare corrispondenze, corrispondenze parziali ed eccezioni. L'automazione gestisce il confronto mentre il revisore gestisce il giudizio.
Corrispondenza multicriterio
Gli strumenti automatizzati corrispondono su più campi contemporaneamente: importo, data, riferimento e descrizione. Ciò produce risultati più accurati rispetto alla corrispondenza VLOOKUP a campo singolo perché riduce le false corrispondenze.
Corrispondenza fuzzy
Quando le descrizioni differiscono leggermente tra le fonti, come quasi sempre, la corrispondenza fuzzy identifica le corrispondenze probabili che le formule di corrispondenza esatta non potrebbero cogliere. "Pagamento a ABC Corp" e "ABC Corporation - pagamento" sono ovviamente la stessa transazione, ma VLOOKUP non è d'accordo.
Corrispondenza uno-a-molti e molti-a-molti
Le riconciliazioni reali spesso implicano che una voce da un lato corrisponda a più voci dall'altro. Ad un unico deposito bancario possono corrispondere più singoli incassi presenti nel libro cassa. Gli strumenti automatizzati gestiscono questi complessi scenari di corrispondenza che sono estremamente difficili da gestire con le formule.
Segnalazione eccezioni
Invece di evidenziare ogni elemento, la riconciliazione automatizzata mostra solo le eccezioni, gli elementi che non è stato possibile abbinare o che corrispondono a differenze. Ciò focalizza l'attenzione del revisore dove è necessaria.
Implementazione della riconciliazione automatizzata
Passaggio 1: struttura i tuoi dati
Assicurati che entrambi i set di dati abbiano layout di colonna coerenti. Standardizza le intestazioni delle colonne per i campi importo, data, riferimento e descrizione. Questo passaggio è lo stesso sia che si esegua la riconciliazione manualmente o automaticamente.
Passaggio 2: estrazione dei dati di origine
Se un lato della riconciliazione esiste in un PDF o in un documento esterno, estrailo prima in Excel. Strumenti come la funzione Snip di Blast Audit estraggono i dati da estratti conto, conferme e altri documenti di origine direttamente nel tuo foglio di lavoro.
Passaggio 3: esegui Match
Con entrambi i set di dati in Excel, utilizza uno strumento di corrispondenza automatizzato per confrontarli. La funzione Match di Blast Audit confronta i set di dati utilizzando più criteri e identifica:
- Corrispondenze complete (elementi che concordano su tutti i criteri)
- Corrispondenze parziali (voci che concordano sull'importo ma differiscono su altri campi)
- Articoli non abbinati (articoli senza voce corrispondente sull'altro lato)
Passaggio 4: verifica le eccezioni
Concentra il tuo tempo sugli oggetti non abbinati e sulle corrispondenze parziali. Questi sono gli elementi di riconciliazione che richiedono indagine e giudizio. Le corrispondenze complete possono essere accettate con una revisione minima.
Passaggio 5: documentare i risultati
I risultati corrispondenti servono come documentazione di riconciliazione. Mostrano quali elementi sono stati abbinati, su quale base e quali elementi rimangono non riconciliati con le spiegazioni.
Quando utilizzare ciascun approccio
La riconciliazione manuale è accettabile quando:
- Il set di dati contiene meno di 20 elementi per lato
- I criteri di abbinamento sono semplici e inequivocabili
- La riconciliazione è un esercizio che si effettua una sola volta
La riconciliazione automatizzata è preferibile quando:
- I set di dati superano i 50 elementi per lato
- La corrispondenza richiede più criteri o logica fuzzy
- La riconciliazione viene eseguita regolarmente tra gli impegni
- Gli standard di qualità e documentazione degli audit sono elevati
- La pressione del tempo durante l'alta stagione richiede efficienza
L'impatto sull'efficienza dell'audit
I team che passano dalla riconciliazione manuale a quella automatizzata segnalano costantemente un risparmio di tempo compreso tra il 60 e l'80% sulle procedure di riconciliazione. Ancora più importante, la qualità dei risultati migliora perché l’automazione elimina gli errori umani introdotti dalla corrispondenza manuale e fornisce una documentazione completa del processo di corrispondenza.
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