Automazione del reporting finanziario: vantaggi e migliori pratiche

Il reporting finanziario è un processo ad alta posta in gioco, basato su scadenze. Che si tratti della chiusura di fine mese, del reporting trimestrale o del bilancio annuale, la pressione di produrre report accurati in tempo non diminuisce mai. L’automazione può trasformare questo processo da una corsa stressante in un flusso di lavoro gestibile, ma solo se implementato in modo ponderato.

Perché il reporting finanziario ha bisogno di automazione

La necessità di automatizzare il reporting finanziario si basa su tre pilastri:

Velocità

I processi di reporting manuale implicano la raccolta di dati da più fonti, il consolidamento in fogli di calcolo, l'esecuzione di calcoli, la formattazione di report e la revisione degli errori. Ogni passaggio richiede tempo e i ritardi aumentano quando i dati upstream arrivano in ritardo.

L'automazione riduce il tempo che intercorre tra la disponibilità dei dati e il report finito. Le attività che richiedevano ore possono essere completate in pochi minuti.

Precisione

L'immissione e la manipolazione manuale dei dati introducono errori. Una cifra trasposta, un riferimento a una formula non funzionante o un mancato aggiustamento del consolidamento possono produrre report materialmente errati. Questi errori potrebbero non essere rilevati fino alla fase avanzata del processo di revisione, creando rielaborazioni e scadenze non rispettate.

I processi automatizzati applicano ogni volta la stessa logica in modo coerente, eliminando errori di trascrizione ed errori di formula.

Scalabilità

Man mano che le organizzazioni crescono, aumenta la complessità del reporting. Più entità, più account, più requisiti normativi e più parti interessate richiedono visualizzazioni personalizzate degli stessi dati. I processi manuali che funzionano per una singola entità diventano ingestibili per un gruppo.

Aree chiave da automatizzare

Raccolta ed estrazione dei dati

Il primo ostacolo nel reporting finanziario è la raccolta dei dati. I bilanci di verifica, gli estratti conto bancari, i report dei registri secondari e i documenti di supporto arrivano da più fonti in più formati. L'estrazione manuale di questi dati è lenta e soggetta a errori.

Gli strumenti di estrazione basati sull'intelligenza artificiale possono leggere documenti finanziari e convertirli automaticamente in dati strutturati. La funzione Snip di Blast Audit, ad esempio, consente ai team finanziari di estrarre i dati da qualsiasi documento direttamente nelle cartelle di lavoro Excel, eliminando la ricodifica manuale.

Convalida e riconciliazione dei dati

Prima che i dati vengano inseriti in un report, devono essere convalidati. I totali del bilancio di verifica corrispondono alla contabilità generale? I saldi intercompany vengono eliminati correttamente? I totali del registro secondario sono collegati ai conti di controllo?

Gli strumenti di corrispondenza automatizzati eseguono queste convalide istantaneamente, segnalando le discrepanze per l'indagine anziché richiedere il confronto manuale riga per riga. La funzione Match in Blast Audit gestisce questi riferimenti incrociati all'interno di Excel.

Consolidamento

Il reporting di gruppo richiede il consolidamento dei dati di più entità, l'eliminazione delle transazioni interaziendali, la conversione delle valute estere e l'applicazione di politiche contabili coerenti. Si tratta di processi basati su regole che l'automazione gestisce in modo affidabile.

Generazione di rapporti

Anche la fase finale, ovvero la produzione di report formattati, può essere automatizzata. I modelli con origini dati collegate si aggiornano automaticamente quando i dati sottostanti cambiano, eliminando la necessità di ricostruire i report da zero ogni periodo.

Migliori pratiche per l'implementazione

Inizia con il punto dolente più grande

Non cercare di automatizzare tutto in una volta. Identifica il singolo passaggio del processo di reporting che richiede più tempo o produce più errori. Prima automatizzalo, dimostrane il valore, quindi espandi.

I punti di partenza comuni includono:

• Estrazione dati di riconciliazione bancaria
• Consolidamento del bilancio di verifica
• Eliminazione infragruppo
• Analisi della varianza

Mantenere la supervisione umana

L'automazione dovrebbe gestire l'esecuzione ripetitiva mentre gli esseri umani gestiscono il giudizio e la gestione delle eccezioni. Non automatizzare mai un processo per poi smettere di rivederne l'output. Crea checkpoint di revisione nel tuo flusso di lavoro automatizzato.

Standardizzare prima di automatizzare

L’automazione amplifica qualunque processo a cui viene applicata. Se il tuo processo attuale è incoerente o scarsamente definito, automatizzandolo produrrà risultati incoerenti o scarsamente definiti più velocemente. Documenta e standardizza il tuo processo di reporting prima di introdurre strumenti di automazione.

Utilizza strumenti adatti al tuo flusso di lavoro esistente

Le implementazioni di automazione di maggior successo funzionano con gli strumenti che i team già utilizzano. Per la maggior parte dei team finanziari, ciò significa Excel. Le soluzioni che richiedono il passaggio a piattaforme completamente nuove devono affrontare resistenze all’adozione e una ripida curva di apprendimento.

I componenti aggiuntivi Excel come Blast Audit migliorano i flussi di lavoro esistenti anziché sostituirli. I team continuano a lavorare sui fogli di calcolo che conoscono e allo stesso tempo acquisiscono funzionalità di estrazione, corrispondenza e analisi basate sull'intelligenza artificiale.

Documenta i tuoi processi automatizzati

Crea una documentazione chiara di ciò che fa ogni passaggio automatizzato, quali input si aspetta e quali output produce. Questa documentazione è essenziale per:

• Onboarding di nuovi membri del team
• Risoluzione dei problemi quando i risultati sembrano inattesi
• Soddisfare le domande dei revisori sul processo di rendicontazione
• Aggiornamento del processo quando cambiano i requisiti

Integrazione della gestione degli errori

I processi automatizzati dovrebbero gestire con garbo le situazioni impreviste. Cosa succede quando manca un'origine dati? Quando un formato cambia? Quando un importo non rientra negli intervalli previsti? Crea controlli di convalida e avvisi nel tuo flusso di lavoro automatizzato in modo che i problemi vengano rilevati tempestivamente.

Misurare l'impatto

Tieni traccia di questi parametri per quantificare il valore dell'automazione dei report:

• Ora di chiusura: giorni dalla fine del periodo alla finalizzazione dei report
• Tasso di errore: numero di correzioni richieste dopo la produzione iniziale del report
• Ore del personale: totale delle ore-persona spese nel processo di reporting
• Frequenza di riformulazione: la frequenza con cui i numeri pubblicati necessitano di correzione

La maggior parte delle organizzazioni vede i tempi di chiusura ridursi del 30-50% entro i primi due cicli di reporting dopo l'implementazione dell'automazione. I tassi di errore in genere diminuiscono in modo ancora più drammatico.

Insidie ​​​​comuni da evitare

• Eccessiva automazione: non tutti i passaggi beneficiano dell'automazione. Alcuni richiedono un giudizio umano che non dovrebbe essere rimosso.
• Ignorare la gestione del cambiamento: gli strumenti sono efficaci solo se le persone li utilizzano. Investi nella formazione e comunica chiaramente i vantaggi.
• Scegliere la complessità rispetto alla semplicità: la migliore automazione è l'automazione più semplice che risolve il problema. Resistere alla tentazione di costruire sistemi elaborati quando basteranno strumenti semplici.

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