Come automatizzare i processi Tick and Tie in Audit
Il "tick and tie" costituisce la struttura portante degli elementi probativi. Ogni numero in un documento di lavoro dovrebbe risalire a un documento di origine e ogni cifra materiale nel rendiconto finanziario dovrebbe collegarsi a prove a sostegno. Questo processo di riferimenti incrociati è essenziale per la qualità dell’audit, ma è anche uno dei compiti più ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo svolti dai revisori.
Automatizzare il tick and tie non significa eliminare il giudizio professionale. Significa eliminare lo sforzo manuale di confrontare i numeri tra i documenti in modo che i revisori possano concentrarsi sull’indagine delle eccezioni che contano.
Cosa comporta effettivamente Tick and Tie
Fondamentalmente, tick and tie è il processo di verifica che un numero in una posizione concorda con un numero in un'altra posizione. Esempi comuni includono:
- L'accordo sul bilancio di verifica ammonta alla contabilità generale
- Legare le voci del rendiconto finanziario alle pianificazioni di supporto
- Corrispondenza dei totali delle fatture con i record di pagamento
- Verifica dei saldi degli estratti conto alle conferme bancarie
- Riferimenti incrociati dei totali dei registri sussidiari per controllare i conti
Ciascuno di questi confronti richiede che il revisore individui entrambi i numeri, li confronti, documenti il risultato e segnali eventuali differenze. In un singolo impegno, questo processo può essere ripetuto centinaia o migliaia di volte.
Perché il Tick and Tie manuale è problematico
Velocità
Il confronto manuale è lento. Trovare un importo specifico in un documento di più pagine, individuare la figura corrispondente nel foglio di lavoro e confermare che sono d'accordo richiede tempo, soprattutto quando i documenti sono in formato PDF e i fogli di lavoro sono in Excel.
Precisione
Gli occhi umani perdono le cose. Dopo aver confrontato centinaia di cifre, inizia la fatica. Piccole differenze, cifre trasposte e variazioni di arrotondamento possono sfuggire. Sono proprio questi i tipi di errori che le procedure di audit sono progettate per individuare.
Documentazione
Contrassegnare un segno di spunta in un foglio di lavoro indica che è stato eseguito un confronto, ma non cattura i dettagli di ciò che è stato confrontato. Se un revisore mette in dubbio il segno di spunta, il revisore spesso deve rifare il confronto per spiegarlo.
Scalabilità
Con l’aumento della complessità del coinvolgimento, il numero di confronti tick and tie cresce in modo esponenziale. Aggiungere più personale per eseguire confronti manuali non è una soluzione efficiente.
Come funziona il Tick and Tie automatizzato
Il tick and tie automatizzato combina l'estrazione dei documenti con la corrispondenza intelligente. Il processo funziona in tre fasi:
Fase 1: estrazione dei dati dai documenti di origine
Il primo passo è estrarre i dati dai documenti di origine e inserirli in un formato strutturato. Ciò include l’estrazione di dati da conferme bancarie, fatture, rendiconti finanziari e altre prove di audit. Gli strumenti di estrazione basati sull'intelligenza artificiale gestiscono questo passaggio, convertendo il contenuto del documento in dati strutturati che possono essere confrontati a livello di programmazione.
Con Blast Audit, la funzione Snip gestisce questa estrazione. I revisori selezionano la sezione pertinente di qualsiasi documento e la estraggono direttamente nel loro foglio di lavoro Excel.
Fase 2: Match Contro i dati della carta di lavoro
Una volta che i dati di origine sono in Excel, il motore di corrispondenza li confronta con le cifre corrispondenti della carta di lavoro. Questo non è un semplice confronto cella per cella. Maniglie abbinate intelligenti:
- Corrispondenza importo: ricerca di valori corrispondenti tra diversi set di dati, anche quando le descrizioni differiscono.
- Corrispondenze parziali: identificazione degli articoli in cui gli importi concordano ma le descrizioni presentano variazioni minori.
- Corrispondenza uno-a-molti: riconoscimento quando più elementi di origine si combinano per equivalere al totale di un singolo foglio di lavoro.
- Soglie di tolleranza: segnalazione delle differenze che superano una soglia di materialità specificata accettando variazioni non materiali.
La funzione Match di Blast Audit esegue questo confronto automaticamente, evidenziando gli elementi corrispondenti, le corrispondenze parziali e le eccezioni.
Fase 3: revisione e documentazione delle eccezioni
L'automazione fa emergere gli elementi che richiedono attenzione. Invece di controllare manualmente ogni cifra, gli auditor si concentrano su:
- Articoli senza corrispondenza che non hanno una fonte corrispondente
- Differenze che superano la soglia di tolleranza
- Partite parziali che potrebbero indicare errori o differenze temporali
Questa revisione mirata è più rapida ed efficace della revisione di ogni confronto.
Passaggi pratici per automatizzare il processo Tick and Tie
Inizia con confronti ad alto volume
Identifica le procedure tick and tie che consumano più tempo nei tuoi impegni. I candidati comuni includono:
- Verifica riconciliazione bancaria
- Test della contabilità fornitori (abbinamento fattura-pagamento)
- Test delle entrate (abbinamento fattura-rimessa)
- Verifica delle immobilizzazioni (programma per la documentazione di supporto)
Standardizza il layout del tuo foglio di lavoro
La corrispondenza automatizzata funziona meglio quando i dati della carta di lavoro sono strutturati in modo coerente. Utilizza intestazioni di colonna e formati di dati standard tra i vari impegni in modo che lo strumento di corrispondenza possa identificare quali colonne contengono importi, date e descrizioni.
Imposta soglie appropriate
Definire le tolleranze di corrispondenza in base alla materialità. Non tutte le differenze di centesimo necessitano di indagini. Configura il tuo strumento di corrispondenza per contrassegnare solo le differenze che potrebbero influenzare la conclusione dell'audit.
Documentare il processo
Registra come è stata configurata la corrispondenza automatizzata, quali soglie sono state applicate e come sono state risolte le eccezioni. Questa documentazione supporta la revisione e dimostra il rigore delle vostre procedure.
L'impatto sulla qualità dell'audit
Il tick and tie automatizzato non fa solo risparmiare tempo. Migliora la qualità dell’audit in modi misurabili:
- Copertura completa: ogni articolo viene controllato, non solo un campione.
- Applicazione coerente: la stessa logica di corrispondenza si applica a ogni confronto, eliminando le incoerenze.
- Migliore attenzione alle eccezioni: i revisori dedicano il loro tempo a indagare sulle discrepanze reali piuttosto che a eseguire confronti di routine.
- Documentazione più chiara: la corrispondenza automatizzata produce una registrazione chiara di ciò che è stato confrontato e di quali sono stati i risultati.
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