Come preparare la documentazione sui prezzi di trasferimento

La documentazione sui prezzi di trasferimento è un requisito di conformità fondamentale per le imprese multinazionali. Dimostra che le transazioni tra entità correlate sono condotte a condizioni di mercato, il che significa che i prezzi praticati sono coerenti con ciò che le parti non correlate accetterebbero in circostanze comparabili. Una documentazione adeguata riduce il rischio di rettifiche fiscali, sanzioni e doppia imposizione. Ecco come affrontarlo.

Perché la documentazione sui prezzi di trasferimento è importante

Le autorità fiscali di tutto il mondo esaminano attentamente le transazioni interaziendali per garantire che i profitti non vengano spostati artificialmente verso giurisdizioni a bassa tassazione. La documentazione sui prezzi di trasferimento fornisce le prove a supporto delle decisioni sui prezzi prese da un'azienda.

Senza una documentazione adeguata, le aziende si trovano ad affrontare diversi rischi. Le autorità fiscali possono imporre aggiustamenti che aumentano il reddito imponibile in una giurisdizione senza una corrispondente diminuzione in un’altra, portando ad una doppia imposizione. Le sanzioni per la non conformità possono essere sostanziali. In molti Paesi, l’assenza di documentazione contemporanea sposta l’onere della prova a carico del contribuente.

L'Azione 13 dell'OCSE sull'erosione della base imponibile e sul trasferimento degli utili (BEPS) ha stabilito un approccio a tre livelli per la documentazione sui prezzi di trasferimento che è stato ampiamente adottato. Comprendere questo quadro è essenziale per la conformità.

La struttura a tre livelli

Il Master File fornisce una panoramica di alto livello delle operazioni commerciali globali del gruppo multinazionale, delle politiche dei prezzi di trasferimento e dell'allocazione del reddito e dell'attività economica. Fornisce alle autorità fiscali il contesto per valutare le singole transazioni infragruppo all'interno della struttura organizzativa più ampia.

I contenuti principali includono la struttura organizzativa del gruppo, una descrizione delle sue operazioni commerciali, delle attività immateriali e del modo in cui vengono sviluppate e utilizzate, le attività finanziarie infragruppo e la situazione finanziaria e fiscale del gruppo.

Il file locale si concentra sulle transazioni interaziendali specifiche di una singola entità all'interno del gruppo. Contiene informazioni dettagliate sulla società locale, sulle sue transazioni controllate, sui metodi di determinazione dei prezzi di trasferimento applicati e un'analisi di comparabilità che dimostra che il prezzo è a condizioni di mercato.

Il file locale in genere include un'analisi funzionale che descrive le funzioni eseguite, le risorse utilizzate e i rischi assunti da ciascuna parte. Presenta inoltre l'analisi economica, compresi studi di benchmark che confrontano i risultati dell'azienda con quelli di imprese indipendenti in transazioni comparabili.

Il Report Paese per Paese (CbCR) richiede ai grandi gruppi multinazionali di fornire dati aggregati su entrate, profitti, imposte pagate e attività economica per ciascuna giurisdizione in cui operano. Questo rapporto viene depositato presso l'autorità fiscale nella giurisdizione dell'entità madre e condiviso con altri paesi attraverso accordi di scambio di informazioni.

Passaggi per preparare la documentazione

Inizia identificando tutte le transazioni interaziendali. Ciò include la vendita di beni, la fornitura di servizi, la concessione di licenze sulla proprietà intellettuale, accordi di finanziamento e accordi di condivisione dei costi. La completezza è essenziale perché le transazioni non documentate creano esposizione al controllo.

Successivamente, esegui un'analisi funzionale per ciascuna transazione. Documentare le funzioni svolte da ciascuna parte, le risorse che ciascuna impiega e i rischi che ciascuna si assume. Questa analisi costituisce la base per la selezione del metodo di determinazione dei prezzi di trasferimento appropriato.

Seleziona il metodo di determinazione dei prezzi di trasferimento più appropriato. Le linee guida dell'OCSE descrivono cinque metodi: il metodo del prezzo comparabile non controllabile, il metodo del prezzo di rivendita, il metodo del costo maggiorato, il metodo del margine netto della transazione e il metodo della ripartizione degli utili. La scelta dipende dalla natura della transazione e dalla disponibilità di dati comparabili affidabili.

Condurre uno studio di benchmarking per identificare transazioni o società comparabili. Utilizza i database commerciali per trovare imprese indipendenti con profili funzionali e caratteristiche finanziarie simili. Applicare aggiustamenti appropriati per migliorare la comparabilità.

Infine, compila la documentazione in un formato chiaro e ben organizzato. Includere tutti i dati di supporto, i calcoli e le motivazioni. Garantire che la documentazione sia preparata contemporaneamente, ovvero che venga creata o aggiornata al momento in cui si verificano le transazioni e non retroattivamente durante un audit.

Mantenimento e aggiornamento della documentazione

La documentazione sui prezzi di trasferimento non è un esercizio una tantum. Dovrebbe essere rivisto e aggiornato annualmente per riflettere i cambiamenti nelle operazioni commerciali, negli accordi interaziendali e nelle condizioni economiche. Gli studi di benchmark dovrebbero essere aggiornati periodicamente, in genere ogni tre anni, con aggiornamenti annuali dei dati finanziari.

Una documentazione coerente e ben conservata dimostra alle autorità fiscali che la società prende sul serio i propri obblighi in materia di prezzi di trasferimento e dispone di una base difendibile per i propri prezzi interaziendali. Questo approccio proattivo è molto più efficace dell’affanno per raccogliere le prove dopo l’inizio di un audit.