N. 5 migliori strumenti software PBC per i team di audit
La gestione delle richieste PBC (preparate dal cliente) è una delle parti che richiede più tempo di qualsiasi incarico di audit. Tenere traccia di ciò che è stato richiesto, di ciò che è stato ricevuto e di ciò che è ancora in sospeso richiede ore che potrebbero essere dedicate a test sostanziali. Il giusto software PBC può trasformare questo processo da un grattacapo dovuto ai fogli di calcolo in un flusso di lavoro semplificato.
Ecco cinque strumenti che aiutano i team di audit a gestire gli elenchi PBC in modo più efficace, insieme a cosa considerare quando se ne sceglie uno.
Ciò che rende un buon software PBC
Prima di confrontare gli strumenti, è utile capire cosa distingue un software PBC efficace da un semplice foglio di calcolo:
- Tracciamento centralizzato delle richieste: tutti gli elementi PBC dovrebbero essere visibili in un unico posto con chiari indicatori di stato.
- Portale rivolto ai clienti: i clienti hanno bisogno di un modo semplice per caricare documenti senza mandare avanti e indietro la posta elettronica.
- Promemoria automatici: lo strumento dovrebbe dare seguito automaticamente agli elementi in sospeso.
- Organizzazione dei documenti: i file ricevuti devono essere organizzati e collegati alla richiesta corrispondente.
- Integrazione con il flusso di lavoro dell'audit: i documenti PBC devono confluire nelle carte di lavoro dell'audit e non restare in un sistema separato.
##1.Blast Audit
Blast Audit si avvicina alla gestione PBC in modo diverso dai tracker delle richieste autonomi. Invece di creare un sistema separato per i documenti PBC, integra la gestione dei documenti direttamente nel flusso di lavoro Excel del revisore.
Quando arrivano i documenti PBC, i revisori utilizzano Snip per estrarre i dati rilevanti direttamente nei loro fogli di lavoro. Match quindi confronta i dati estratti con la contabilità generale o il bilancio di verifica. Probe fornisce un'analisi approfondita dei documenti quando i revisori devono indagare su elementi specifici e Agent risponde alle domande sui documenti nel contesto.
Ideale per: team che desiderano che l'elaborazione dei documenti PBC sia integrata direttamente nel flusso di lavoro di audit basato su Excel anziché gestire un portale di monitoraggio separato.
Prezzo: 45 EUR per utente al mese con tutte le funzionalità incluse.
2. Suralink
Suralink è una piattaforma dedicata alla gestione delle richieste PBC. Fornisce un portale clienti in cui i clienti dell'audit possono caricare documenti rispetto a elementi di richiesta specifici. La piattaforma tiene traccia dello stato, invia promemoria e organizza i file ricevuti.
Ideale per: aziende che necessitano di un portale clienti autonomo incentrato principalmente sulla raccolta di documenti e sul monitoraggio dello stato.
Prezzi: prezzi personalizzati in base alle dimensioni dell'azienda.
3. ShareFile (di Citrix)
ShareFile offre condivisione sicura di file e portali clienti che molte società di contabilità utilizzano per la gestione PBC. Fornisce elenchi di richieste personalizzabili, promemoria automatizzati e archiviazione sicura dei documenti.
Ideale per: aziende già presenti nell'ecosistema Citrix che cercano una condivisione di file sicura e generica con funzionalità PBC.
Prezzo: A partire da circa 50 USD per utente al mese.
4. confirmation.com (parte di Thomson Reuters)
Sebbene noto principalmente per le conferme di terze parti, confirmation.com offre anche funzionalità di gestione PBC. Semplifica il processo di richiesta e ricezione di elementi probativi da parte di clienti e terze parti.
Ideale per: aziende che gestiscono un volume elevato di conferme di terze parti e desiderano consolidare i flussi di lavoro di conferma e PBC.
Prezzi: modello di prezzo per transazione.
5. Microsoft Teams con SharePoint
Molte aziende utilizzano i canali Microsoft Teams combinati con le raccolte documenti di SharePoint come soluzione di gestione PBC. Sebbene non sia stato creato appositamente per l'audit, fornisce strumenti familiari con un'adeguata organizzazione dei file e funzionalità di comunicazione.
Ideale per: aziende con budget limitati che già utilizzano Microsoft 365 e desiderano un'opzione di monitoraggio PBC a basso costo.
Prezzi: Incluso con le licenze aziendali di Microsoft 365.
Considerazioni chiave nella scelta
Integrazione con il flusso di lavoro di audit
Il rischio maggiore con gli strumenti PBC autonomi è la creazione di un flusso di lavoro disconnesso. I documenti arrivano nel portale PBC, ma i revisori devono comunque scaricare, aprire, estrarre manualmente i dati e incollarli nei propri fogli di lavoro. Gli strumenti che colmano questa lacuna fanno risparmiare molto più tempo.
Esperienza del cliente
Anche i tuoi clienti interagiscono con il software PBC. Un portale confuso o macchinoso porta a ritardi, invii incompleti e relazioni frustrate con i clienti. Testa l'esperienza rivolta al cliente prima di impegnarti.
Sicurezza e conformità
I documenti PBC contengono dati finanziari sensibili. Assicurati che lo strumento fornisca crittografia, controlli di accesso e audit trail. Verifica se lo strumento soddisfa i requisiti di residenza dei dati della tua azienda.
Scalabilità durante l'alta stagione
Il volume della PBC aumenta notevolmente durante l'alta stagione. Lo strumento dovrebbe gestire un maggiore utilizzo senza degrado delle prestazioni. Controlla se i prezzi si adattano linearmente al volume o se sono presenti costi aggiuntivi.
Oltre il tracciamento: elaborazione dei documenti PBC
La raccolta dei documenti PBC è solo metà della sfida. L'altra metà li utilizza effettivamente nel tuo lavoro di audit. L'approccio più efficiente combina la gestione PBC con funzionalità di elaborazione dei documenti, in modo che i documenti ricevuti confluiscano direttamente nell'estrazione, nella corrispondenza e nell'analisi senza passaggi intermedi manuali.
È qui che strumenti come Blast Audit si differenziano. Invece di limitarsi a monitorare se un documento è stato ricevuto, aiutano gli auditor a estrarre e utilizzare immediatamente i dati all'interno dei loro fogli di lavoro Excel esistenti.
Prova Blast Audit gratuitamente: tutte le funzionalità incluse a €45/utente/mese.