Il miglior software di estrazione di documenti per i team di audit
I team di audit trascorrono una quantità impressionante di tempo estraendo manualmente i dati dai documenti. Conferme bancarie, fatture, contratti, rendiconti finanziari e dichiarazioni fiscali arrivano tutti come PDFs, scansioni o immagini. Ottenere tali dati in un formato utilizzabile all'interno di Excel è uno dei maggiori colli di bottiglia nel processo di audit.
Il software di estrazione dei documenti risolve questo problema utilizzando OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e l'intelligenza artificiale per leggere i documenti e convertirne i contenuti in dati strutturati. Ma non tutti gli strumenti di estrazione sono progettati per l’audit. Ecco cosa cercare e come confrontare le opzioni principali.
Di cosa hanno bisogno i revisori dei conti dal software di estrazione
Gli strumenti di estrazione generici sono progettati per documenti ripetitivi e di volume elevato come fatture o ricevute. Il lavoro di audit è diverso. I revisori si occupano di un'ampia varietà di tipi di documenti, formati e layout. Lo strumento di estrazione ideale per l'audit dovrebbe gestire:
- Diversi tipi di documenti: rendiconti finanziari, conferme bancarie, contratti di locazione, verbali del consiglio e altro ancora.
- Tabelle e dati strutturati: molti documenti di audit contengono tabelle complesse che devono essere estratte con la struttura intatta.
- Note e timbri scritti a mano: i documenti scansionati spesso includono annotazioni scritte a mano che mancano allo OCR di base.
- Documenti multipagina: i pacchetti di prove di audit possono contenere decine o centinaia di pagine. Lo strumento deve gestirli in modo efficiente.
- Integrazione diretta Excel: i dati estratti dovrebbero essere inseriti nel foglio di calcolo su cui stanno già lavorando i revisori, non in un'applicazione separata.
Caratteristiche principali da confrontare
Quando valuti il software di estrazione dei documenti per il tuo team di audit, concentrati su queste funzionalità:
Precisione e affidabilità
Il fattore più importante è la precisione dell’estrazione. Se lo strumento estrae i numeri sbagliati, crea più lavoro di quanto ne risparmia. Cerca soluzioni che utilizzino modelli di intelligenza artificiale moderni anziché il solo OCR di base. L'estrazione potenziata dall'intelligenza artificiale può interpretare il contesto, gestire vari layout e correggere errori OCR comuni.
Velocità ed elaborazione batch
Durante l'alta stagione, gli auditor elaborano centinaia di documenti per incarico. Lo strumento dovrebbe supportare l'elaborazione batch e restituire rapidamente i risultati. Una soluzione che richiede minuti per pagina non sarà scalabile.
Convalida dei dati
Un buon software di estrazione segnala risultati incerti anziché inserire errori silenziosamente. Cerca punteggi o evidenziazioni di affidabilità che consentano ai revisori di verificare a colpo d'occhio le estrazioni discutibili.
Sicurezza e conformità
I documenti di audit contengono dati finanziari sensibili. Lo strumento di estrazione deve gestire questi dati in modo sicuro, con crittografia in transito e a riposo, e rispettare le normative pertinenti sulla protezione dei dati.
Integrazione con i flussi di lavoro di audit
L’estrazione è solo una fase del processo di audit. Gli strumenti migliori collegano l'estrazione direttamente all'abbinamento, alla riconciliazione e alla preparazione della carta di lavoro. Gli strumenti di estrazione autonomi creano silos di dati.
Come Blast Audit gestisce l'estrazione dei documenti
Blast Audit adotta un approccio diverso rispetto agli strumenti di estrazione autonomi incorporando l'estrazione direttamente nel flusso di lavoro di audit all'interno di Excel. La funzione Snip consente agli auditor di selezionare qualsiasi regione di un PDF, di una scansione o di un'immagine ed estrarne i dati direttamente nel foglio di calcolo.
Principali vantaggi di questo approccio:
- Estrazione mirata: invece di elaborare un intero documento e ordinare l'output, i revisori selezionano esattamente i dati di cui hanno bisogno.
- Contesto immediato: i dati estratti arrivano direttamente nel foglio di lavoro dove verranno utilizzati, eliminando i passaggi di copia-incolla.
- Funziona con qualsiasi documento: Snip gestisce rendiconti finanziari, fatture, conferme bancarie e qualsiasi altro tipo di documento senza richiedere la configurazione del modello.
- Si abbina a Match: una volta estratti i dati, la funzione Match può automaticamente confrontarli con altri dati di carta di lavoro, completando la catena delle prove di audit.
Insidie comuni nella scelta del software di estrazione
Evita questi errori quando selezioni uno strumento:
- Scelta basata solo su documenti dimostrativi: prova con i tuoi documenti di controllo reali, comprese scansioni di scarsa qualità e layout insoliti.
- Ignorare la curva di apprendimento: uno strumento potente che richiede settimane per essere appreso non verrà adottato durante l'alta stagione.
- Trascurando i costi correnti: alcuni strumenti addebitano costi per pagina o per documento. Calcola il costo in base al volume effettivo.
- Selezione di uno strumento autonomo: l'estrazione che non si collega al flusso di lavoro di corrispondenza e revisione crea passaggi manuali aggiuntivi.
Effettua la tua selezione
Inizia identificando le attività di estrazione con il volume più elevato. Conferme bancarie, fatture fornitore e rendiconti finanziari sono punti di partenza comuni. Metti alla prova ogni strumento rispetto a questi documenti e misura sia la precisione che il tempo trascorso dal documento ai dati utilizzabili nel tuo foglio di lavoro.
Il miglior software di estrazione per l’audit non è necessariamente il più ricco di funzionalità. È quello che si adatta in modo naturale al modo in cui già lavora il tuo team e rimuove gli attriti dal passaggio dal documento alla prova.
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