Auditing continuo: vantaggi e sfide
L'auditing tradizionale opera su base periodica. I rendiconti finanziari vengono controllati annualmente, gli audit interni seguono un programma di rotazione e le revisioni di conformità avvengono a intervalli prestabiliti. L’audit continuo sfida questo modello proponendo che le procedure di audit possano e debbano essere eseguite su base continuativa, fornendo garanzie in tempo reale o quasi. Man mano che le organizzazioni generano più dati e la tecnologia diventa più capace, l’auditing continuo si sta spostando dal concetto alla pratica.
Cos'è il controllo continuo?
L’audit continuo è un approccio che utilizza strumenti e tecniche automatizzati per eseguire procedure di audit su base frequente o continuativa. Invece di rivedere un campione di transazioni mesi dopo che si sono verificate, il controllo continuo analizza le transazioni nel momento in cui si verificano o subito dopo.
Il concetto è distinto dal monitoraggio continuo, sebbene i due siano correlati. Il monitoraggio continuo è una responsabilità del management focalizzata sulla supervisione dei controlli e dei processi in tempo reale. L'audit continuo è un'attività di garanzia indipendente eseguita da revisori interni o esterni che utilizzano una tecnologia simile ma con un obiettivo diverso.
In pratica, il controllo continuo implica la definizione di regole, soglie e procedure analitiche che vengono applicate automaticamente ai dati delle transazioni. Quando vengono rilevate anomalie o eccezioni, vengono contrassegnate per la revisione del revisore.
Vantaggi dell'auditing continuo
Rilevamento anticipato dei problemi. Analizzando le transazioni in modo continuo anziché periodico, i problemi vengono identificati prima. Un pagamento fraudolento o un errore di controllo che potrebbe non essere rilevato per mesi con un modello di audit tradizionale può essere segnalato entro giorni o addirittura ore.
Test completo della popolazione. Gli audit tradizionali si basano sul campionamento perché testare manualmente ogni transazione è poco pratico. Il controllo continuo, alimentato dall'automazione, può testare intere popolazioni di transazioni. Ciò elimina il rischio di campionamento e fornisce una visione più completa dell'ambiente di controllo.
Migliore efficienza dell'audit. Una volta stabilite le regole e i test automatizzati, l'auditing continuo riduce lo sforzo manuale richiesto durante gli incarichi di audit periodici. Gli auditor arrivano al lavoro sul campo con le eccezioni già identificate e possono concentrare il loro tempo sull'investigazione dei problemi piuttosto che sulla raccolta dei dati.
Gestione del rischio migliorata. Il controllo continuo crea un ciclo di feedback tra i risultati dell'audit e la gestione del rischio organizzativo. Quando la funzione di audit identifica rapidamente i rischi emergenti, il management può rispondere prima che tali rischi si materializzino in problemi significativi.
Maggiore valore organizzativo. Fornendo informazioni tempestive anziché report retrospettivi, la funzione di audit interno diventa un partner più prezioso per il management e il comitato di audit.
Le sfide dell'auditing continuo
Accesso e qualità dei dati. Il controllo continuo richiede un accesso affidabile e tempestivo ai dati delle transazioni. Le organizzazioni con sistemi frammentati, formati di dati incoerenti o infrastrutture IT limitate potrebbero avere difficoltà a fornire i feed di dati necessari per l'analisi automatizzata.
Definizione di regole significative. L'efficacia del controllo continuo dipende dalla qualità delle regole e delle soglie applicate. Regole troppo ampie generano un numero eccessivo di falsi positivi, sovraccaricando di rumore il gruppo di audit. Regole troppo restrittive non tengono conto dei problemi reali. La calibrazione di questi parametri richiede una conoscenza approfondita del processo e un perfezionamento continuo.
Investimento in risorse. La creazione di una capacità di controllo continuo richiede investimenti iniziali in tecnologia, competenze di analisi dei dati e progettazione dei processi. Le funzioni di audit interno più piccole potrebbero avere difficoltà a giustificare questo investimento, in particolare se il volume delle transazioni dell'organizzazione non garantisce un monitoraggio continuo.
Gestione delle aspettative. Il controllo continuo non sostituisce il giudizio professionale. Le parti interessate devono comprendere che i test automatizzati rilevano determinati tipi di eccezioni ma non possono valutare questioni complesse che richiedono una comprensione contestuale, come stime del management o valutazioni soggettive.
Cambia gestione. Il passaggio dall'audit periodico a quello continuo richiede cambiamenti nel modo in cui opera il team di audit, nel modo in cui vengono comunicati i risultati e nel modo in cui il management risponde agli avvisi in tempo reale. Questo cambiamento culturale può essere tanto impegnativo quanto l’implementazione tecnica.
Iniziare con il controllo continuo
Le organizzazioni in genere iniziano con un programma pilota incentrato su un processo di volume elevato e ben compreso, ad esempio contabilità fornitori, buste paga o rimborsi spese e viaggi. Questi processi hanno regole chiare, generano grandi volumi di transazioni e sono obiettivi comuni di frodi ed errori.
Il progetto pilota consente al team di audit di sviluppare competenze nell'analisi dei dati, perfezionare le proprie regole e dimostrare valore alle parti interessate prima di espandere il programma ad altre aree.
Il ruolo della tecnologia
Il controllo continuo dipende dalla tecnologia, ma non richiede sistemi su scala aziendale. Gli auditor possono iniziare con strumenti che si integrano con i flussi di lavoro esistenti, estraendo e analizzando i dati all'interno degli ambienti che già utilizzano quotidianamente.
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