Comment extraire des données des états financiers

L’extraction de données des états financiers est l’une des tâches les plus fondamentales du travail d’audit et de comptabilité. Que vous extrayiez les soldes d'un ensemble de comptes annuels, que vous compariez des chiffres d'une période à l'autre ou que vous introduisiez des données dans des procédures analytiques, le processus d'extraction des chiffres des documents et de leur feuille de calcul se produit des dizaines de fois par mission.

Pourtant, pour de nombreuses équipes, ce processus reste douloureusement manuel. Voici un guide pratique pour extraire efficacement les données des états financiers.

L'approche manuelle et ses limites

La méthode traditionnelle est simple : ouvrez le PDF, lisez les chiffres et saisissez-les dans le Excel. Pour un seul bilan, cela prend dix à quinze minutes. Multipliez cela sur chaque état financier d’une mission, sur chaque mission d’une saison chargée, et les heures s’additionnent rapidement.

L'extraction manuelle présente trois problèmes fondamentaux :

1. Erreurs de transcription : Même les auditeurs prudents commettent des erreurs lors de la saisie des chiffres. Un chiffre égaré ou un signe négatif manqué peut se répercuter sur votre analyse.
2. Consommation de temps : La nouvelle saisie de données qui existent déjà sous forme numérique est un pur gaspillage. Chaque minute passée à transcrire est une minute non consacrée au jugement et à l’analyse.
3. Aucun lien vers la source : Une fois les nombres saisis dans Excel, la connexion avec le document source est perdue. Si un examinateur remet en question un chiffre, l'auditeur doit revenir en arrière et le retrouver dans le document original.

Copier-Coller depuis PDF : meilleur mais défectueux

Copier et coller d'un PDF vers un Excel est plus rapide que la saisie manuelle, mais cela introduit ses propres problèmes. Le formatage PDF se traduit rarement clairement dans les colonnes d'une feuille de calcul. Les nombres peuvent fusionner, les lignes peuvent se diviser et les symboles monétaires ou les séparateurs de milliers peuvent corrompre les données.

Les problèmes typiques incluent :

• Colonnes mal alignées une fois collées
• Nombres négatifs affichés sous forme de texte plutôt que de valeurs
• En-têtes et notes de bas de page se mélangeant avec les lignes de données
• Tableaux multipages répartis sur les opérations de collage

Le nettoyage des données copiées prend souvent autant de temps que leur saisie et introduit son propre risque d'erreur.

Utilisation de OCR pour les documents numérisés

De nombreux états financiers arrivent sous forme d’images numérisées plutôt que sous forme numérique PDFs. Le copier-coller standard ne fonctionne pas du tout avec les documents numérisés. Le logiciel OCR convertit l'image en texte, mais les outils OCR à usage général ne sont pas optimisés pour les données financières.

Problèmes OCR courants avec les états financiers :

• Confondre le chiffre "1" avec la lettre "l" ou le caractère barre verticale
• Interprétation erronée des séparateurs virgules en tant que points (ou vice versa selon les paramètres régionaux)
• Aux prises avec des numérisations de mauvaise qualité ou des arrière-plans colorés
• Perdre complètement la structure de la table

Pour une extraction de qualité audit, vous avez besoin de OCR qui comprend la présentation des documents financiers et peut préserver la relation entre les étiquettes et leurs valeurs correspondantes.

Extraction basée sur l'IA

Les outils d'extraction modernes basés sur l'IA représentent une amélioration significative par rapport au OCR de base. Ces outils utilisent des modèles d'apprentissage automatique formés sur des documents financiers pour comprendre le contexte, la structure des tableaux et le formatage des nombres.

Les avantages de l’extraction basée sur l’IA incluent :

• Compréhension structurelle : l'IA reconnaît qu'un nombre dans une colonne spécifique correspond à un élément de ligne spécifique, même lorsque la mise en page varie d'un document à l'autre.
• Gestion des formats : les différentes devises, formats numériques et conventions comptables sont interprétés correctement.
• Score de confiance : de bons outils d'extraction indiquent leur degré de confiance dans chaque valeur extraite, vous permettant de concentrer la vérification sur les éléments incertains.
• Traitement par lots : plusieurs pages ou documents peuvent être traités en une seule opération.

Flux de travail pratique pour l'extraction des états financiers

Voici un flux de travail étape par étape qui allie efficacité et précision :

Étape 1 : Organisez vos documents sources

Avant l'extraction, organisez vos états financiers par entité et par période. Assurez-vous que vous disposez des versions correctes et que les documents numérisés sont raisonnablement clairs.

Étape 2 : Extraire les données ciblées

Plutôt que d’extraire des documents entiers, concentrez-vous sur les tableaux et figures spécifiques dont vous avez besoin. Sélectionnez le bilan, le compte de résultat ou la note spécifique qui contient vos données cibles. Des outils tels que la fonctionnalité Snip de Blast Audit vous permettent de faire une sélection autour exactement des données dont vous avez besoin et de les extraire directement dans votre document de travail Excel.

Étape 3 : Valider les données extraites

Vérifiez toujours les données extraites par rapport à la source. Vérifiez les totaux, croisez les pieds si possible et portez une attention particulière à :

• Conventions de signes (nombres négatifs, parenthèses pour les pertes)
• Unités (milliers, millions)
• Devise
• Dates des règles

Étape 4 : Lien vers la source

Maintenez une référence claire entre les données extraites et leur document source. Cela soutient l’examen et fournit des éléments probants. Les outils qui suivent le document source et l'emplacement de chaque extraction automatisent cette liaison.

Étape 5 : Références croisées

Une fois extraites, utilisez les données aux fins prévues : procédures analytiques, rapprochements ou tests de corroboration. Les outils de mise en correspondance automatisés peuvent croiser les données extraites des états financiers avec les balances de vérification ou d'autres éléments probants.

Choisir la bonne méthode d'extraction

Match votre méthode d'extraction selon votre volume et la qualité de vos documents :

• Faible volume, numérique PDFs : un copier-coller avec nettoyage manuel peut suffire.
• Documents volumineux ou numérisés : les outils d'extraction basés sur l'IA s'amortissent rapidement.
• Missions d'audit : utilisez une extraction spécifique à l'audit qui s'intègre à votre flux de travail et maintient les liens sources.

Le but est de passer votre temps à analyser des données financières, pas à les retranscrire.

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