Comment automatiser les processus de tick and tie dans l'audit
Le tick and tie constitue l’épine dorsale des éléments probants. Chaque chiffre contenu dans un document de travail doit remonter à un document source, et chaque chiffre important dans les états financiers doit être lié à des pièces justificatives. Ce processus de recoupement est essentiel pour la qualité de l’audit, mais il s’agit également de l’une des tâches les plus répétitives et les plus chronophages effectuées par les auditeurs.
Automatiser le tick and tie ne signifie pas supprimer le jugement professionnel. Cela signifie éliminer l’effort manuel consistant à comparer les chiffres entre les documents afin que les auditeurs puissent se concentrer sur l’enquête sur les exceptions importantes.
Qu'est-ce que Tick and Tie implique réellement
À la base, le tick and tie est le processus de vérification qu'un numéro situé à un endroit correspond à un numéro situé à un autre endroit. Les exemples courants incluent :
- Accepter les montants de la balance de vérification dans le grand livre
- Lier les postes des états financiers aux calendriers justificatifs
- Faire correspondre les totaux des factures aux enregistrements de paiement
- Vérification des soldes des relevés bancaires par rapport aux confirmations bancaires
- Recoupement des totaux du grand livre des filiales pour contrôler les comptes
Chacune de ces comparaisons nécessite que l'auditeur localise les deux chiffres, les compare, documente le résultat et signale toute différence. Sur un seul engagement, ce processus peut être répété des centaines ou des milliers de fois.
Pourquoi le tick and tie manuel est problématique
Vitesse
La comparaison manuelle est lente. Trouver un montant spécifique dans un document de plusieurs pages, localiser le chiffre correspondant dans le document de travail et confirmer qu'ils sont d'accord prend du temps, en particulier lorsque les documents sont au format PDF et les feuilles de travail au format Excel.
Précision
Les yeux humains manquent des choses. Après avoir comparé des centaines de chiffres, la fatigue s’installe. De petites différences, des chiffres transposés et des écarts d’arrondi peuvent passer. Ce sont précisément les types d’erreurs que les procédures d’audit sont conçues pour détecter.
###Documentations
Le fait de marquer une coche sur un document de travail indique qu'une comparaison a été effectuée, mais cela ne capture pas les détails de ce qui a été comparé. Si un évaluateur remet en question la coche, l'auditeur doit souvent refaire la comparaison pour l'expliquer.
Évolutivité
À mesure que la complexité de l’engagement augmente, le nombre de comparaisons « tick and tie » augmente de façon exponentielle. Ajouter du personnel supplémentaire pour effectuer des comparaisons manuelles n’est pas une solution efficace.
Comment fonctionne le tick and tie automatisé
Le tick and tie automatisé combine l'extraction de documents avec une correspondance intelligente. Le processus fonctionne en trois étapes :
Étape 1 : Extraire les données des documents sources
La première étape consiste à extraire les données des documents sources et à les mettre dans un format structuré. Cela inclut l'extraction de chiffres à partir de confirmations bancaires, de factures, d'états financiers et d'autres éléments probants. Les outils d'extraction basés sur l'IA gèrent cette étape, convertissant le contenu du document en données structurées pouvant être comparées par programme.
Avec Blast Audit, la fonctionnalité Snip gère cette extraction. Les auditeurs sélectionnent la section pertinente de n'importe quel document et l'extraient directement dans leur document de travail Excel.
Étape 2 : Match par rapport aux données du document de travail
Une fois les données sources dans Excel, le moteur de correspondance les compare aux chiffres du document de travail correspondant. Il ne s’agit pas d’une simple comparaison cellule par cellule. Poignées intelligentes assorties :
- Correspondance des montants : recherche des valeurs correspondantes dans différents ensembles de données, même lorsque les descriptions diffèrent.
- Correspondances partielles : identification des éléments dont les montants concordent mais dont les descriptions présentent des variations mineures.
- Correspondance un-à-plusieurs : reconnaissance du moment où plusieurs éléments sources se combinent pour égaler un seul total de papier de travail.
- Seuils de tolérance : signaler les différences qui dépassent un seuil de matérialité spécifié tout en acceptant les écarts immatériels.
La fonctionnalité Match de Blast Audit effectue cette comparaison automatiquement, en mettant en évidence les éléments correspondants, les correspondances partielles et les exceptions.
Étape 3 : Examen et documents des exceptions
L'automatisation fait apparaître les éléments qui nécessitent une attention particulière. Au lieu de vérifier chaque chiffre manuellement, les auditeurs se concentrent sur :
- Éléments sans correspondance qui n'ont pas de source correspondante
- Différences dépassant le seuil de tolérance
- Correspondances partielles pouvant indiquer des erreurs ou des différences de timing
Cet examen ciblé est plus rapide et plus efficace que l’examen de chaque comparaison.
Étapes pratiques pour automatiser votre processus de tick and tie
Commencez par des comparaisons à grand volume
Identifiez les procédures tick and tie qui consomment le plus de temps sur vos engagements. Les candidats courants incluent :
- Vérification du rapprochement bancaire
- Tests des comptes fournisseurs (correspondance facture-paiement)
- Tests de revenus (correspondance facture-remise)
- Vérification des immobilisations (échéancier des pièces justificatives)
Standardisez la mise en page de votre papier de travail
La correspondance automatisée fonctionne mieux lorsque les données des feuilles de travail sont structurées de manière cohérente. Utilisez des en-têtes de colonne et des formats de données standard dans toutes les missions afin que l'outil de correspondance puisse identifier les colonnes contenant des montants, des dates et des descriptions.
Définir des seuils appropriés
Définissez des tolérances de correspondance en fonction de la matérialité. Chaque différence d’un centime n’a pas besoin d’être étudiée. Configurez votre outil de mise en correspondance pour signaler uniquement les différences susceptibles d'affecter la conclusion de votre audit.
Documenter le processus
Enregistrez comment la correspondance automatique a été configurée, quels seuils ont été appliqués et comment les exceptions ont été résolues. Cette documentation prend en charge la révision et démontre la rigueur de vos procédures.
L'impact sur la qualité de l'audit
Le tick and tie automatisé ne fait pas que gagner du temps. Il améliore la qualité de l’audit de manière mesurable :
- Couverture complète : chaque élément est vérifié, pas seulement un échantillon.
- Application cohérente : la même logique de correspondance s'applique à chaque comparaison, éliminant ainsi les incohérences.
- Meilleure concentration sur les exceptions : les auditeurs passent leur temps à enquêter sur de véritables écarts plutôt que d'effectuer des comparaisons de routine.
- Documentation plus claire : la correspondance automatisée produit un enregistrement clair de ce qui a été comparé et des résultats.
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