15 Podstawowe pytania do instrukcji audytu
Przewodniki po audytach to jeden z najskuteczniejszych sposobów zrozumienia, jak proces faktycznie działa od początku do końca. Śledząc pojedynczą transakcję w całym systemie, audytorzy mogą zidentyfikować punkty kontrolne, potencjalne słabości i obszary, w których mogą wystąpić zniekształcenia. Jakość solucji zależy w dużej mierze od zadawanych pytań. Poniżej znajduje się 15 kluczowych pytań, które każdy audytor powinien mieć pod ręką.
Dlaczego instrukcje mają znaczenie
Opis przejścia to więcej niż formalność. Daje audytorowi wgląd z pierwszej ręki w sposób, w jaki transakcje są inicjowane, autoryzowane, rejestrowane, przetwarzane i raportowane. Standardy audytu wymagają od audytorów przeprowadzenia instruktaży w ramach zrozumienia kontroli wewnętrznej jednostki. Dobrze wykonane, ujawniają luki, których sama dokumentacja nie jest w stanie wykryć.
Kluczem jest zadawanie właściwych pytań. Pytania ogólne lub powierzchowne dają ogólne odpowiedzi. Ukierunkowane pytania odkrywają prawdziwą mechanikę procesu.
Pytania dotyczące inicjowania transakcji
1. Kto inicjuje tę transakcję i co ją powoduje? Zrozumienie pochodzenia pomaga audytorowi określić, czy od początku istnieje właściwa autoryzacja.
2. Jakie dokumenty źródłowe są tworzone lub odbierane w tym momencie? Identyfikacja oryginalnych dokumentów ustala ścieżkę audytu od pierwszego łącza.
3. Czy zdarzają się sytuacje, w których proces ten jest omijany lub obsługiwany w inny sposób? Wyjątki od normalnych procedur często powodują błędy i oszustwa.
Pytania dotyczące autoryzacji i zatwierdzenia
4. Kto jest upoważniony do zatwierdzenia tej transakcji i jakie są progi dolara? Pozwala to ustalić, czy obowiązuje podział obowiązków i limity zatwierdzeń.
5. W jaki sposób dokumentuje się zatwierdzenie? Jeśli zatwierdzenie ma charakter ustny lub nieformalny, późniejsza weryfikacja kontroli może być niemożliwa.
6. Co się stanie, jeśli nie zostanie uzyskane wymagane zatwierdzenie? Zrozumienie konsekwencji niepowodzenia kontroli pokazuje, jak poważnie organizacja traktuje zgodność.
Pytania dotyczące przetwarzania i nagrywania
7. W jaki sposób transakcja jest wprowadzana do systemu księgowego? Wprowadzanie ręczne, automatyczne przesyłanie danych i przesyłanie zbiorcze niosą ze sobą różne profile ryzyka.
8. Czy na tym etapie istnieją jakieś automatyczne kontrole lub walidacje systemu? Automatyczne kontrole są na ogół bardziej niezawodne niż ręczne, ale tylko wtedy, gdy są odpowiednio skonfigurowane.
9. W jaki sposób identyfikuje się i koryguje błędy podczas przetwarzania? Procedury obsługi błędów ujawniają, czy organizacja wychwytuje błędy, zanim trafią one do sprawozdania finansowego.
10. Kto ma dostęp do modyfikowania rekordów po pierwszym wprowadzeniu? Nieograniczony dostęp do edycji stanowi istotny czynnik ryzyka nieautoryzowanych zmian.
Pytania dotyczące pojednania i przeglądu
11. Jak często to konto lub proces jest uzgadniany? Czas i częstotliwość uzgadniania wpływają na szybkość wykrywania rozbieżności.
12. Kto dokonuje przeglądu uzgodnienia i jakie istnieją dowody przeglądu? Uzgodnienie bez niezależnego przeglądu jest niekompletne jako kontrola.
13. Co się stanie, jeśli podczas uzgadniania zostaną wykryte rozbieżności? Proces rozstrzygnięcia jest równie ważny jak samo uzgadnianie.
Pytania dotyczące raportowania i końca okresu
14. W jaki sposób ta transakcja wpływa do sprawozdania finansowego? Prześledzenie ścieżki od zapisu księgowego do pozycji sprawozdania finansowego potwierdza kompletność i dokładność raportowania.
15. Czy wiążą się z tym jakieś korekty lub szacunki na koniec okresu? Korekty i szacunki wprowadzają subiektywizm, co zwiększa ryzyko zniekształceń.
Wskazówki dotyczące przeprowadzania skutecznych instruktaży
Porozmawiaj z ludźmi, którzy faktycznie wykonują tę pracę. Menedżerowie mogą opisać proces tak, jak powinien działać. Pracownicy opowiedzą Państwu, jak to faktycznie działa. Obie perspektywy są cenne, ale ta druga jest bardziej odkrywcza.
Prześledź jedną transakcję od końca do końca. Oprzyj się pokusie przeskakiwania między przykładami. Całkowicie prześledzona pojedyncza transakcja zapewnia wyraźniejszy obraz niż fragmenty kilku.
Rób szczegółowe notatki. Zapisz nie tylko odpowiedzi, ale także osobę, która ich udzieliła, jakie dokumenty zaobserwowałeś i wszelkie niespójności pomiędzy opisanym procesem a dowodami.
Wykorzystuj instruktaże, aby określić swoją strategię testowania. Spostrzeżenia zdobyte podczas instruktażu powinny bezpośrednio wpływać na to, które kontrole testujesz, jakie procedury merytoryczne wykonujesz i na czym koncentrujesz pobieranie próbek.
Zwiększanie wydajności instrukcji
Gromadzenie i przeglądanie dokumentów uzupełniających podczas instruktaży może być jedną z najbardziej czasochłonnych części procesu. Narzędzia umożliwiające audytorom szybkie wyodrębnianie danych z dokumentów, dopasowywanie zapisów między źródłami i organizowanie dowodów w ramach Excel mogą znacznie zmniejszyć obciążenie administracyjne.
Spraw, aby instrukcje audytu były szybsze i dokładniejsze dzięki Blast Audit — dodatkowi do Excela, który usprawnia wyodrębnianie i dopasowywanie dokumentów.