Co to jest lista PBC? Kompletny przewodnik dla audytorów
Jeśli pracowałeś nad choćby jednym zleceniem audytu, zetknąłeś się z listą PBC. W skrócie „Przygotowana przez klienta” lista PBC to dokument, który dokładnie informuje klienta, jakich informacji potrzebuje zespół audytowy i kiedy jest to wymagane. Pomimo swojej prostoty koncepcji, lista PBC jest jednym z najważniejszych narzędzi w zarządzaniu projektami audytowymi. Dobrze sporządzona lista pozwala utrzymać zaangażowanie zgodnie z harmonogramem. Źle zarządzany powoduje opóźnienia, frustrację i zmarnowane godziny.
Zrozumienie listy PBC
Lista PBC jest zasadniczo prośbą o informacje. Wyszczególnia każdy dokument, harmonogram, raport i dowód, których dostarczenia audytor potrzebuje od klienta. Każdy element zazwyczaj zawiera opis przedmiotu zamówienia, format, w jakim należy go dostarczyć, termin płatności i osobę odpowiedzialną za jego dostarczenie.
Listy PBC są wykorzystywane zarówno w audytach zewnętrznych, jak i wewnętrznych, choć najczęściej kojarzone są z audytami sprawozdań finansowych. Lista jest zwykle wysyłana do klienta na długo przed rozpoczęciem prac w terenie, aby klient miał czas na zebranie materiałów, a audytor mógł rozpocząć pracę niezwłocznie po przybyciu na miejsce.
Dlaczego listy PBC mają znaczenie
Lista PBC bezpośrednio wpływa na efektywność audytu. Kiedy elementy są dostarczane na czas i we właściwym formacie, prace w terenie przebiegają sprawnie. Kiedy elementy są spóźnione, niekompletne lub dostarczone w nienadającym się do użytku formacie, całe zaangażowanie ulega spowolnieniu. Audytorzy zamiast analizować dokumenty, gonią za dokumentami.
Oprócz planowania lista PBC służy również jako narzędzie komunikacji. Wyjaśnia oczekiwania pomiędzy zespołem audytowym a klientem, ograniczając wzajemne spory wynikające z niejasnych lub niejednoznacznych żądań. Dokładna lista PBC świadczy o profesjonalizmie i ułatwia klientowi jej przestrzeganie.
Co znajduje się na liście PBC
Konkretne elementy zależą od charakteru zlecenia, ale typowe prośby obejmują:
Dokumenty finansowe, takie jak salda próbne, szczegóły księgi głównej, wyciągi bankowe, uzgodnienia bankowe i księgi pomocnicze dotyczące należności, zobowiązań i środków trwałych.
Harmonogramy pomocnicze obejmujące harmonogramy zadłużenia, harmonogramy leasingu, harmonogramy amortyzacji, przesunięcia kosztów z góry i szczegóły naliczonych zobowiązań.
Dokumenty prawne i zarządcze, takie jak protokoły zarządu, umowy pożyczki, kontrakty i korespondencja prawna.
Informacje podatkowe, w tym zeznania podatkowe, arkusze robocze dotyczące przepisów podatkowych i korespondencja z organami podatkowymi.
Dane dotyczące kadr i płac, takie jak rejestry płac, dokumenty planu świadczeń i dane ze spisu pracowników na potrzeby audytów planów świadczeń.
Dokumentacja systemu i procesu, w tym schematy blokowe, pisemne zasady, raporty dotyczące dostępu do IT i dzienniki zarządzania zmianami na potrzeby audytów IT lub zadań SOX.
Najlepsze praktyki zarządzania listami PBC
Prośby wyrażaj szczegółowo. Zamiast prosić o „dane bankowe”, poproś o „wyciągi bankowe ze wszystkich rachunków za okres od 1 stycznia do 31 grudnia, w tym wyciąg końcowy przedstawiający saldo na koniec roku”. Specyficzność ogranicza liczbę pytań uzupełniających.
Wyznaczaj realistyczne terminy. Rozłóż terminy realizacji na podstawie tego, kiedy elementy są rzeczywiście potrzebne, zamiast żądać wszystkiego na raz. Dzięki temu klient może zarządzać obciążeniem pracą i mieć pewność, że najważniejsze elementy dotrą w pierwszej kolejności.
Przypisz własność obu stronom. Każdy element PBC powinien mieć wyznaczoną osobę sporządzającą po stronie klienta i wyznaczonego recenzenta w zespole audytowym. Wyraźna własność zapobiega wypadaniu przedmiotów przez pęknięcia.
Aktywnie śledź status. Prowadź dziennik pokazujący, czy o każdy przedmiot poproszono, otrzymano, sprawdzono, czy też nadal oczekuje on na realizację. Regularnie udostępniaj ten moduł śledzący klientowi, aby obie strony były zgodne.
Skontaktuj się wcześniej. Nie czekaj do upływu terminu, aby sprawdzić zaległe pozycje. Krótkie przypomnienie na kilka dni przed terminem jest o wiele skuteczniejsze niż skarga składana po fakcie.
Typowe wyzwania PBC
Najczęstszym wyzwaniem jest opóźniona dostawa zamówionych artykułów. Często wynika to z niedoszacowania przez Klienta czasu potrzebnego na zgromadzenie materiałów lub z braku kluczowego personelu w okresie audytu. Wczesne rozpoczęcie procesu PBC i utrzymywanie regularnej komunikacji pomaga ograniczyć to ryzyko.
Innym częstym problemem jest otrzymywanie dokumentów w formatach wymagających ręcznej konwersji, np. zeskanowanego PDFs zamiast arkuszy kalkulacyjnych. Określenie żądanego formatu z góry i użycie narzędzi, które mogą wyodrębnić dane z różnych typów dokumentów, znacznie zmniejsza to tarcie.
Uprość przepływ pracy w PBC dzięki Blast Audit — dodatkowi do Excela, który automatycznie wyodrębnia i dopasowuje dokumenty audytu.