Planowanie audytu wewnętrznego: najlepsze praktyki
Skuteczne planowanie to różnica między audytem wewnętrznym, który dostarcza znaczących spostrzeżeń, a audytem, który zużywa zasoby, nie dodając wartości. Faza planowania określa, co będzie audytowane, kiedy i jak głęboko. Dopasowuje ograniczone zasoby funkcji audytu wewnętrznego do najważniejszych ryzyk organizacji. W artykule omówiono najlepsze praktyki planowania audytu wewnętrznego zarówno na poziomie strategicznym, jak i na poziomie zaangażowania.
Strategiczne planowanie audytu
Planowanie strategiczne, często nazywane rocznym planem audytu, ustala priorytety funkcji audytu wewnętrznego na nadchodzący rok. Jest on zatwierdzany przez komitet ds. audytu i służy jako plan działania dla wszystkich działań audytowych.
Zacznij od oceny ryzyka. Podstawą każdego planu audytu powinna być kompleksowa ocena ryzyka. Zidentyfikuj kluczowe ryzyka organizacji, dokonując przeglądu celów strategicznych, zmian regulacyjnych, rozwoju operacyjnego, ustaleń z wcześniejszych audytów i pojawiających się trendów branżowych. Uszereguj ryzyko na podstawie jego prawdopodobieństwa i potencjalnego wpływu.
Zaangażuj interesariuszy. Przed sfinalizowaniem planu skonsultuj się z wyższą kadrą kierowniczą, komitetem audytu i kluczowymi właścicielami procesów. Ich spojrzenie na ryzyko i obszary priorytetowe uzupełnia niezależną ocenę zespołu audytowego i buduje poparcie organizacyjne.
Realistycznie alokuj zasoby. Porównaj liczbę dostępnych dni audytu z planowanymi zleceniami. Częstym błędem jest nadmierne zaangażowanie w plan, co prowadzi do pośpiesznych audytów lub odroczenia zadań. Pozostaw czas buforowy na nieplanowane prośby, prace uzupełniające i projekty doradcze.
Wbuduj elastyczność. Krajobraz ryzyka zmienia się w ciągu roku. Plan audytu powinien być żywym dokumentem, który można modyfikować w miarę pojawiania się nowych zagrożeń lub zmiany priorytetów. Kwartalne przeglądy planu przeprowadzane przez komitet audytu zapewniają jego aktualność.
Zgodny ze strategią organizacji. Plan audytu powinien odzwierciedlać strategiczny kierunek organizacji. Jeśli firma rozszerza działalność na nowe rynki, wprowadza nowe produkty lub wdraża nowe systemy, obszary te powinny zająć ważne miejsce w planie.
Planowanie na poziomie zaangażowania
Po wybraniu audytu z planu rocznego rozpoczyna się faza planowania zaangażowania. W tym miejscu zespół audytowy dokładnie określa, co i w jaki sposób zostanie wykonane.
Określ jasne cele. Określ, co ma osiągnąć audyt. Czy jest to ocena zgodności, ocena efektywności operacyjnej, przegląd skuteczności kontroli, czy może kombinacja? Jasne cele przyświecają każdej kolejnej decyzji.
Ustal zakres. Określ procesy biznesowe, działy, okresy i lokalizacje geograficzne objęte zleceniem. Dobrze zdefiniowany zakres zapobiega rozszerzaniu się zakresu i gwarantuje, że zespół skupi się na obszarach, które są najważniejsze.
Zrozumienie procesu. Przed zaprojektowaniem procedur audytu należy dokładnie zrozumieć proces poddawany audytowi. Przejrzyj zasady, procedury, mapy procesów i raporty z wcześniejszych audytów. Przeprowadź wstępne rozmowy z właścicielami procesów. To zrozumienie pozwala na identyfikację kluczowych ryzyk i kontroli.
Identyfikacja kluczowych ryzyk i kontroli. Dla każdego procesu w ramach zakresu należy określić, co może pójść nie tak i jakie istnieją kontrole, aby zapobiec takim awariom lub je wykryć. Ta matryca ryzyka i kontroli staje się podstawą programu audytu.
Zaprojektuj program audytu. Opracuj specjalne procedury w celu przetestowania każdego kluczowego obszaru kontroli i ryzyka. Określ podejście do testowania, wielkość próby, źródła danych i oczekiwane dowody. Dobrze zaprojektowany program audytów zapewnia spójność i kompletność wykonania.
Przygotuj szacunki zasobów i czasu. Oszacuj godziny potrzebne na każdą fazę zaangażowania i przydziel członków zespołu na podstawie ich umiejętności i doświadczenia. Przekaż audytowanemu harmonogram, aby mógł się przygotować.
Typowe błędy planowania
Zbyt duże poleganie na planach z poprzedniego roku. Kopiowanie programu audytów z poprzedniego roku bez ponownej oceny ryzyka prowadzi do audytów, podczas których wielokrotnie testowane są te same elementy, ignorując nowe lub zmieniające się ryzyka.
Niedocenianie czasu przygotowań. Pośpiech w planowaniu, aby szybciej zabrać się do pracy w terenie, często przynosi odwrotny skutek. Niewystarczające planowanie prowadzi do błędnie ukierunkowanych testów, zmian zakresu w połowie zaangażowania i niekompletnych wniosków.
Brak komunikacji z jednostką kontrolowaną. Audyty wewnętrzne najlepiej sprawdzają się w procesie współpracy. Zaskoczenie działu audytem powoduje opór. Wczesna komunikacja na temat harmonogramu, zakresu i potrzeb informacyjnych gwarantuje sukces zaangażowania.
Wykorzystanie technologii w planowaniu
Nowoczesne planowanie audytu korzysta z narzędzi, które pomagają audytorom organizować informacje, zarządzać żądaniami i efektywnie przygotowywać arkusze robocze. Automatyzacja rutynowych zadań na etapie planowania, takich jak kompilowanie wcześniejszych ustaleń, organizowanie żądań PBC i konfigurowanie szablonów dokumentów roboczych, pozwala zespołowi skoncentrować się na pracy analitycznej, która wpływa na jakość audytu.
Efektywniej planuj i przeprowadzaj audyty wewnętrzne dzięki Blast Audit — dodatkowi do Excela, który automatyzuje obsługę dokumentów przez zespoły audytowe.