Qu'est-ce qu'une liste PBC ? Guide complet pour les auditeurs
Si vous avez travaillé ne serait-ce qu'une seule mission d'audit, vous avez rencontré une liste PBC. Abréviation de « Préparé par le client », une liste PBC est le document qui indique au client exactement de quelles informations l'équipe d'audit a besoin et quand elles doivent être fournies. Malgré sa simplicité de concept, la liste PBC est l'un des outils les plus importants dans la gestion de projets d'audit. Une liste bien conçue maintient l’engagement dans les délais. Une mauvaise gestion crée des retards, de la frustration et des heures perdues.
Comprendre la liste PBC
Une liste PBC est essentiellement une demande d’informations. Il détaille chaque document, calendrier, rapport et élément de preuve que l'auditeur demande au client de fournir. Chaque élément comprend généralement une description de ce qui est demandé, le format dans lequel il doit être fourni, la date d'échéance et la personne responsable de sa livraison.
Les listes PBC sont utilisées dans les audits externes et internes, bien qu'elles soient le plus souvent associées aux audits d'états financiers. La liste est généralement envoyée au client bien avant le début des travaux sur le terrain afin que le client ait le temps de rassembler le matériel et que l'auditeur puisse commencer son travail dès son arrivée.
Pourquoi les listes PBC sont importantes
La liste PBC affecte directement l’efficacité de l’audit. Lorsque les éléments sont livrés à temps et dans le bon format, le travail sur le terrain se déroule sans problème. Lorsque les éléments sont en retard, incomplets ou livrés dans des formats inutilisables, l’ensemble de l’engagement ralentit. Les auditeurs finissent par courir après les documents au lieu de les analyser.
Au-delà de la planification, la liste PBC sert également d'outil de communication. Il clarifie les attentes entre l'équipe d'audit et le client, réduisant ainsi les allers-retours résultant de demandes vagues ou ambiguës. Une liste PBC précise démontre le professionnalisme et facilite la mise en conformité du client.
Ce qui figure sur une liste PBC
Les éléments spécifiques dépendent de la nature de la mission, mais les demandes courantes incluent :
Documents financiers tels que les balances de vérification, les détails du grand livre, les relevés bancaires, les rapprochements bancaires et les grands livres auxiliaires pour les comptes clients, les comptes créditeurs et les immobilisations.
Calendriers complémentaires, notamment les calendriers d'endettement, les calendriers de location, les calendriers d'amortissement, les reports de dépenses payées d'avance et les détails des charges à payer.
Documents juridiques et de gouvernance tels que les procès-verbaux du conseil d'administration, les accords de prêt, les contrats et la correspondance juridique.
Informations fiscales, y compris les déclarations de revenus, les feuilles de travail sur les provisions fiscales et la correspondance avec les autorités fiscales.
Données RH et paie telles que les registres de paie, les documents sur les régimes d'avantages sociaux et les données de recensement des employés pour les audits des régimes d'avantages sociaux.
Documentation des systèmes et des processus, y compris des organigrammes, des politiques écrites, des rapports d'accès informatique et des journaux de gestion des modifications pour les audits informatiques ou les engagements SOX.
Meilleures pratiques pour la gestion des listes PBC
Soyez précis dans vos demandes. Au lieu de demander des « informations bancaires », demandez « des relevés bancaires pour tous les comptes pour la période du 1er janvier au 31 décembre, y compris le relevé final indiquant le solde de fin d'année ». La spécificité réduit les questions de suivi.
Fixez des délais réalistes. Échelonnez les dates d'échéance en fonction du moment où les éléments sont réellement nécessaires plutôt que de tout demander en même temps. Cela donne au client une charge de travail gérable et garantit que les éléments les plus critiques arrivent en premier.
Attribuez la propriété des deux côtés. Chaque élément PBC doit avoir un préparateur désigné du côté client et un examinateur désigné au sein de l'équipe d'audit. Une propriété claire empêche les éléments de passer entre les mailles du filet.
Suivez activement l'état. Tenez un journal indiquant si chaque élément a été demandé, reçu, examiné ou toujours en attente. Partagez régulièrement ce tracker avec le client pour que les deux parties restent alignées.
Faites un suivi précoce. N'attendez pas que la date limite soit passée pour vérifier les éléments en suspens. Un bref rappel quelques jours avant la date d’échéance est bien plus efficace qu’une plainte après coup.
Défis courants de la PBC
Le problème le plus fréquent est la livraison tardive des articles demandés. Cela vient souvent du fait que le client sous-estime le temps nécessaire pour rassembler les documents ou que le personnel clé n'est pas disponible pendant la période d'audit. Démarrer le processus PBC tôt et maintenir une communication régulière permet d’atténuer ce risque.
Un autre problème courant est la réception de documents dans des formats nécessitant une conversion manuelle, tels que des documents PDFs numérisés au lieu de feuilles de calcul. Spécifier le format souhaité à l’avance et utiliser des outils capables d’extraire des données de différents types de documents réduit considérablement ces frictions.
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