Jak wyodrębnić dane ze sprawozdań finansowych

Wydobywanie danych ze sprawozdań finansowych jest jednym z najbardziej podstawowych zadań w pracy audytorskiej i księgowej. Niezależnie od tego, czy wyciągasz salda z zestawu rocznych sprawozdań finansowych, porównujesz dane liczbowe między okresami, czy też wprowadzasz dane do procedur analitycznych, proces pobierania liczb z dokumentów do arkusza kalkulacyjnego odbywa się dziesiątki razy podczas jednego zlecenia.

Jednak dla wielu zespołów proces ten jest nadal boleśnie ręczny. Oto praktyczny przewodnik dotyczący efektywnego wyodrębniania danych ze sprawozdań finansowych.

Podejście ręczne i jego ograniczenia

Tradycyjna metoda jest prosta: otwórz PDF, przeczytaj liczby i wpisz je w Excel. W przypadku pojedynczego bilansu zajmuje to od dziesięciu do piętnastu minut. Pomnóż to przez każde zestawienie finansowe w ramach zlecenia, przez każde zlecenie w pracowitym sezonie, a godziny szybko się sumują.

Ekstrakcja ręczna wiąże się z trzema podstawowymi problemami:

1. Błędy w transkrypcji: Nawet uważni audytorzy popełniają błędy podczas wpisywania liczb. Błędnie umieszczona cyfra lub pominięty znak ujemny mogą zostać uwzględnione w analizie.
2. Czas: Ponowne wprowadzanie danych, które już istnieją w formie cyfrowej, to czysta strata. Każda minuta spędzona na transkrypcji to minuta niewydana na osąd i analizę.
3. Brak łącza do źródła: Po wpisaniu liczb w Excel, połączenie z dokumentem źródłowym zostaje utracone. Jeśli recenzent kwestionuje jakąś liczbę, audytor musi wrócić i znaleźć ją w oryginalnym dokumencie.

Kopiuj-wklej z PDF: Lepsze, ale wadliwe

Kopiowanie i wklejanie z PDF do Excel jest szybsze niż pisanie ręczne, ale stwarza własne problemy. Formatowanie PDF rzadko przekłada się czysto na kolumny arkusza kalkulacyjnego. Liczby mogą się łączyć, wiersze mogą dzielić, a symbole walut lub separatory tysięcy mogą uszkodzić dane.

Typowe problemy obejmują:

• Kolumny nie są wyrównane po wklejeniu
• Liczby ujemne wyświetlane jako tekst, a nie wartości
• Nagłówki i przypisy mieszają się z wierszami danych
• Tabele wielostronicowe dzielące się na operacje wklejania

Czyszczenie skopiowanych danych często zajmuje tyle samo czasu, co ich ponowne wpisanie i wiąże się z ryzykiem wystąpienia błędu.

Używanie OCR do zeskanowanych dokumentów

Wiele sprawozdań finansowych jest dostarczanych w postaci zeskanowanych obrazów, a nie w formie cyfrowej PDFs. Standardowe kopiowanie i wklejanie w ogóle nie działa w przypadku zeskanowanych dokumentów. Oprogramowanie OCR konwertuje obraz na tekst, ale narzędzia OCR ogólnego przeznaczenia nie są zoptymalizowane pod kątem danych finansowych.

Typowe problemy OCR ze sprawozdaniami finansowymi:

• Mylenie cyfry „1” z literą „l” lub znakiem potoku
• Błędne odczytywanie separatorów przecinków jako kropek (lub odwrotnie, w zależności od ustawień regionalnych)
• Masz problemy ze skanami o niskiej jakości lub kolorowym tłem
• Całkowita utrata struktury tabeli

Do ekstrakcji o jakości audytowej potrzebny jest OCR, który rozpoznaje układy dokumentów finansowych i potrafi zachować relacje między etykietami i odpowiadającymi im wartościami.

Ekstrakcja wspomagana sztuczną inteligencją

Nowoczesne narzędzia do ekstrakcji oparte na sztucznej inteligencji stanowią znaczną poprawę w porównaniu z podstawowym OCR. Narzędzia te korzystają z modeli uczenia maszynowego przeszkolonych na dokumentach finansowych, aby zrozumieć kontekst, strukturę tabeli i formatowanie liczb.

Zalety ekstrakcji opartej na sztucznej inteligencji obejmują:

• Rozumienie struktury: sztuczna inteligencja rozpoznaje, że liczba w określonej kolumnie odpowiada określonej pozycji, nawet jeśli układ różni się w zależności od dokumentu.
• Obsługa formatu: Różne waluty, formaty liczb i konwencje księgowe są interpretowane poprawnie.
• Ocena pewności: Dobre narzędzia do ekstrakcji wskazują, na ile są pewne każdej wyodrębnionej wartości, umożliwiając skupienie weryfikacji na niepewnych elementach.
• Przetwarzanie wsadowe: Wiele stron lub dokumentów można przetwarzać w jednej operacji.

Praktyczny proces wyodrębniania sprawozdań finansowych

Oto procedura krok po kroku, która łączy wydajność z dokładnością:

Krok 1: Zorganizuj swoje dokumenty źródłowe

Przed wyodrębnieniem uporządkuj swoje sprawozdania finansowe według jednostek i okresu. Upewnij się, że masz prawidłowe wersje i że zeskanowane dokumenty są w miarę wyraźne.

Krok 2: Wyodrębnij docelowe dane

Zamiast wyodrębniać całe dokumenty, skup się na konkretnych tabelach i rysunkach, których potrzebujesz. Wybierz bilans, rachunek zysków i strat lub konkretną notatkę zawierającą dane docelowe. Narzędzia takie jak funkcja Snip w Blast Audit umożliwiają zaznaczenie dokładnie tych danych, których potrzebujesz i wyodrębnienie ich bezpośrednio do dokumentu roboczego Excel.

Krok 3: Zweryfikuj wyodrębnione dane

Zawsze sprawdzaj wyodrębnione dane względem źródła. Sprawdź sumy, jeśli to możliwe, krzyżowo i zwróć szczególną uwagę na:

• Konwencje znakowe (liczby ujemne, nawiasy oznaczające straty)
• Jednostki (tysiące, miliony)
• Waluta
• Daty okresu

Krok 4: Link do źródła

Zachowaj jasne odniesienie pomiędzy wyodrębnionymi danymi a ich dokumentem źródłowym. Wspiera to przegląd i dostarcza dowodów audytu. Narzędzia śledzące dokument źródłowy i lokalizację każdej ekstrakcji automatyzują to powiązanie.

Krok 5: Odsyłacz

Po wyodrębnieniu danych należy je wykorzystywać zgodnie z ich przeznaczeniem: procedurami analitycznymi, uzgodnieniami lub badaniami bezpośrednimi. Zautomatyzowane narzędzia dopasowujące mogą porównywać wyodrębnione dane ze sprawozdań finansowych z saldami próbnymi lub innymi dowodami audytu.

Wybór właściwej metody ekstrakcji

Match Twoja metoda ekstrakcji do wolumenu i jakości dokumentu:

• Mała głośność, cyfrowa PDFs: Kopiuj-wklej z ręcznym czyszczeniem może wystarczyć.
• Dokumenty o dużej objętości lub zeskanowane: narzędzia do ekstrakcji oparte na sztucznej inteligencji szybko się zwracają.
• Zadania audytowe: Korzystaj z ekstrakcji specyficznej dla audytu, która integruje się z przepływem pracy w dokumentach roboczych i zachowuje łącza źródłowe.

Celem jest spędzenie czasu na analizowaniu danych finansowych, a nie na ich przepisywaniu.

---

Wypróbuj Blast Audit bezpłatnie — wszystkie funkcje w cenie 45 EUR/użytkownika/miesiąc.