Jak zautomatyzować procesy zaznaczania i remisu w audycie
Zasada zaznaczania i remisu stanowi podstawę dowodów kontroli. Każda liczba w dokumencie roboczym powinna odnosić się do dokumentu źródłowego, a każda istotna liczba w sprawozdaniu finansowym powinna zawierać odniesienia do dowodów potwierdzających. Ten proces powiązań jest niezbędny dla jakości kontroli, ale jest także jednym z najbardziej powtarzalnych i czasochłonnych zadań wykonywanych przez audytorów.
Automatyzacja zaznaczania i remisu nie oznacza rezygnacji z profesjonalnego osądu. Oznacza to wyeliminowanie ręcznego porównywania liczb w dokumentach, dzięki czemu audytorzy mogą skupić się na badaniu istotnych wyjątków.
Z czym właściwie wiąże się gra typu „tick i remis”.
U podstaw tej zasady leży proces sprawdzania, czy liczba w jednym miejscu zgadza się z numerem w innym miejscu. Typowe przykłady obejmują:
- Uzgadnianie salda próbnego stanowi kwotę księgi głównej
- Powiązanie pozycji sprawozdania finansowego z harmonogramami pomocniczymi
- Dopasowywanie sum faktur do zapisów płatności
- Weryfikacja sald wyciągów bankowych z potwierdzeniami bankowymi
- Powiązanie sum księgi pomocniczej z rachunkami kontrolnymi
Każde z tych porównań wymaga od audytora zlokalizowania obu liczb, porównania ich, udokumentowania wyniku i zaznaczenia wszelkich różnic. Podczas jednego zlecenia proces ten można powtórzyć setki lub tysiące razy.
Dlaczego ręczne zaznaczanie i wiązanie jest problematyczne
Prędkość
Ręczne porównywanie jest powolne. Znalezienie określonej kwoty w wielostronicowym dokumencie, zlokalizowanie odpowiedniej liczby w dokumencie roboczym i potwierdzenie ich zgodności wymaga czasu, zwłaszcza gdy dokumenty są w formacie PDF, a arkusze robocze są w formacie Excel.
Dokładność
Ludzkie oczy przeoczają różne rzeczy. Po porównaniu setek cyfr pojawia się zmęczenie. Małe różnice, transpozycje cyfr i zaokrąglenia mogą się prześlizgnąć. Właśnie do wychwytywania tego rodzaju błędów służą procedury kontroli.
Dokumentacja
Zaznaczenie znacznika w dokumencie roboczym oznacza, że przeprowadzono porównanie, ale nie oddaje szczegółów porównania. Jeśli recenzent kwestionuje tę kwestię, audytor często musi powtórzyć porównanie, aby to wyjaśnić.
Skalowalność
W miarę wzrostu złożoności zaangażowania liczba porównań typu „tick and tie” rośnie wykładniczo. Dodawanie większej liczby pracowników do przeprowadzania ręcznych porównań nie jest skutecznym rozwiązaniem.
Jak działa automatyczne zaznaczanie i wiązanie
Zautomatyzowane zaznaczanie i wiązanie łączy wyodrębnianie dokumentów z inteligentnym dopasowywaniem. Proces przebiega w trzech etapach:
Etap 1: Wyodrębnij dane z dokumentów źródłowych
Pierwszym krokiem jest pobranie danych z dokumentów źródłowych do ustrukturyzowanego formatu. Obejmuje to wyciąganie danych z potwierdzeń bankowych, faktur, sprawozdań finansowych i innych dowodów kontroli. Narzędzia do ekstrakcji oparte na sztucznej inteligencji obsługują ten etap, konwertując treść dokumentu na ustrukturyzowane dane, które można porównywać programowo.
W przypadku Blast Audit funkcja Snip obsługuje tę ekstrakcję. Audytorzy wybierają odpowiednią sekcję dowolnego dokumentu i wyodrębniają ją bezpośrednio do swojego dokumentu roboczego Excel.
Etap 2: Match w oparciu o dane w dokumencie roboczym
Gdy dane źródłowe znajdą się w Excel, silnik dopasowujący porównuje je z odpowiednimi danymi w dokumencie roboczym. Nie jest to proste porównanie komórka po komórce. Inteligentne dopasowanie uchwytów:
- Dopasowanie kwoty: Znajdowanie odpowiednich wartości w różnych zestawach danych, nawet jeśli opisy się różnią.
- Częściowe dopasowania: Identyfikacja elementów, których kwoty są zgodne, ale opisy zawierają niewielkie różnice.
- Dopasowanie jeden do wielu: Rozpoznawanie, kiedy wiele elementów źródłowych łączy się, tworząc sumę pojedynczego dokumentu roboczego.
- Progi tolerancji: Oznaczanie różnic przekraczających określony próg istotności przy akceptowaniu odchyleń nieistotnych.
Funkcja Match Blast Audit wykonuje to porównanie automatycznie, podkreślając pasujące elementy, częściowe dopasowania i wyjątki.
Etap 3: Przejrzyj i udokumentuj wyjątki
Automatyzacja wyłania elementy wymagające uwagi. Zamiast ręcznie sprawdzać każdą liczbę, audytorzy skupiają się na:
- Niedopasowane elementy, które nie mają odpowiedniego źródła
- Różnice przekraczające próg tolerancji
- Częściowe dopasowania, które mogą wskazywać na błędy lub różnice w czasie
Ta ukierunkowana recenzja jest szybsza i skuteczniejsza niż przeglądanie każdego porównania.
Praktyczne kroki automatyzacji procesu zaznaczania i remisu
Zacznij od porównań o dużej liczbie publikacji
Zidentyfikuj procedury zaznaczania i remisu, które pochłaniają najwięcej czasu podczas Twoich zleceń. Typowymi kandydatami są:
- Weryfikacja uzgodnień bankowych
- Testowanie zobowiązań (dopasowanie faktury do płatności)
- Testowanie przychodów (dopasowanie faktury do przekazu)
- Weryfikacja środków trwałych (harmonogram do dokumentacji uzupełniającej)
Standaryzacja układu papieru roboczego
Automatyczne dopasowywanie działa najlepiej, gdy dane w dokumencie roboczym mają spójną strukturę. Używaj standardowych nagłówków kolumn i formatów danych w przypadku wszystkich zleceń, aby narzędzie dopasowujące mogło zidentyfikować, które kolumny zawierają kwoty, daty i opisy.
Ustaw odpowiednie progi
Zdefiniuj pasujące tolerancje w oparciu o istotność. Nie każda różnica w groszach wymaga zbadania. Skonfiguruj narzędzie dopasowujące, aby zaznaczać tylko te różnice, które mogą mieć wpływ na wnioski z audytu.
Udokumentuj proces
Zapisz, jak skonfigurowano automatyczne dopasowywanie, jakie zastosowano progi i jak rozwiązano wyjątki. Dokumentacja ta ułatwia przegląd i ukazuje rygorystyczność procedur.
Wpływ na jakość audytu
Zautomatyzowane zaznaczanie i wiązanie nie tylko oszczędza czas. Poprawia jakość audytu w wymierny sposób:
- Pełny zakres: Sprawdzany jest każdy element, a nie tylko próbka.
- Spójne zastosowanie: Ta sama logika dopasowania ma zastosowanie do każdego porównania, eliminując niespójności.
- Lepsze skupienie się na wyjątkach: Audytorzy spędzają czas na badaniu rzeczywistych rozbieżności, zamiast na przeprowadzaniu rutynowych porównań.
- Jasniejsza dokumentacja: Automatyczne dopasowywanie tworzy przejrzysty zapis tego, co zostało porównane i jakie były wyniki.
Wypróbuj Blast Audit bezpłatnie — wszystkie funkcje w cenie 45 EUR/użytkownika/miesiąc.