5 Meilleurs outils logiciels PBC pour les équipes d'audit
La gestion des demandes PBC (préparées par le client) est l’une des parties les plus chronophages de toute mission d’audit. Suivre ce qui a été demandé, ce qui a été reçu et ce qui est encore en attente consomme des heures qui pourraient être consacrées à des tests de corroboration. Le bon logiciel PBC peut transformer ce processus d'un casse-tête de feuille de calcul en un flux de travail rationalisé.
Voici cinq outils qui aident les équipes d’audit à gérer plus efficacement les listes PBC, ainsi que les éléments à prendre en compte lors du choix d’une.
Qu'est-ce qui fait un bon logiciel PBC
Avant de comparer les outils, il est utile de comprendre ce qui différencie un logiciel PBC efficace d'un outil de suivi de feuille de calcul de base :
- Suivi centralisé des demandes : tous les éléments PBC doivent être visibles au même endroit avec des indicateurs d'état clairs.
- Portail orienté client : les clients ont besoin d'un moyen simple de télécharger des documents sans aller-retour de courrier électronique.
- Rappels automatisés : l'outil doit automatiquement assurer le suivi des éléments en suspens.
- Organisation des documents : Les fichiers reçus doivent être organisés et liés à la demande correspondante.
- Intégration avec le flux de travail d'audit : les documents PBC doivent être intégrés aux feuilles de travail d'audit et non placés dans un système séparé.
1. Blast Audit
Blast Audit aborde la gestion PBC différemment des trackers de requêtes autonomes. Plutôt que de créer un système distinct pour les documents PBC, il intègre la gestion des documents directement dans le flux de travail Excel de l'auditeur.
Lorsque les documents PBC arrivent, les auditeurs utilisent Snip pour extraire les données pertinentes directement dans leurs feuilles de travail. Match croise ensuite les données extraites avec le grand livre général ou la balance de vérification. Probe fournit une analyse approfondie des documents lorsque les auditeurs doivent enquêter sur des éléments spécifiques, et Agent répond aux questions sur les documents dans leur contexte.
Idéal pour : les équipes qui souhaitent que le traitement des documents PBC soit intégré directement dans leur flux de travail d'audit basé sur Excel plutôt que de gérer un portail de suivi distinct.
Tarif : 45 EUR par utilisateur et par mois avec toutes les fonctionnalités incluses.
2. Suralien
Suralink est une plateforme dédiée de gestion des demandes PBC. Il fournit un portail client où les clients d'audit peuvent télécharger des documents pour des éléments de demande spécifiques. La plateforme suit le statut, envoie des rappels et organise les fichiers reçus.
Idéal pour : entreprises qui ont besoin d'un portail client autonome axé principalement sur la collecte de documents et le suivi de leur statut.
Tarif : tarification personnalisée basée sur la taille de l'entreprise.
3. ShareFile (par Citrix)
ShareFile propose un partage de fichiers sécurisé et des portails clients que de nombreux cabinets comptables utilisent pour la gestion de la PBC. Il fournit des listes de demandes personnalisables, des rappels automatisés et un stockage sécurisé des documents.
Idéal pour : entreprises déjà présentes dans l'écosystème Citrix et recherchant un partage de fichiers sécurisé à usage général avec des fonctionnalités PBC.
Tarif : commence à environ 50 USD par utilisateur et par mois.
4. Confirmation.com (qui fait partie de Thomson Reuters)
Bien que principalement connu pour les confirmations tierces, Confirmation.com propose également des fonctionnalités de gestion PBC. Il rationalise le processus de demande et de réception d’éléments probants provenant de clients et de tiers.
Idéal pour : entreprises qui gèrent un volume élevé de confirmations tierces et souhaitent consolider les flux de travail de confirmation et de PBC.
Tarif : modèle de tarification par transaction.
5. Microsoft Teams avec SharePoint
De nombreuses entreprises utilisent les canaux Microsoft Teams combinés aux bibliothèques de documents SharePoint comme solution de gestion PBC. Bien qu'il ne soit pas spécialement conçu pour l'audit, il fournit des outils familiers avec des fonctionnalités d'organisation de fichiers et de communication adéquates.
Idéal pour : entreprises disposant de budgets limités qui utilisent déjà Microsoft 365 et souhaitent une option de suivi PBC à faible coût.
Tarif : Inclus avec les licences professionnelles Microsoft 365.
Considérations clés lors du choix
Intégration à votre flux de travail d'audit
Le plus grand risque associé aux outils PBC autonomes est la création d’un flux de travail déconnecté. Les documents arrivent sur le portail PBC, mais les auditeurs doivent toujours télécharger, ouvrir, extraire les données et les coller manuellement dans leurs feuilles de travail. Les outils qui comblent cet écart permettent de gagner beaucoup plus de temps.
Expérience client
Vos clients interagissent également avec le logiciel PBC. Un portail déroutant ou encombrant entraîne des retards, des soumissions incomplètes et des relations clients frustrées. Testez l’expérience client avant de vous engager.
Sécurité et conformité
Les documents de la PBC contiennent des données financières sensibles. Assurez-vous que l'outil fournit un cryptage, des contrôles d'accès et des pistes d'audit. Vérifiez si l'outil répond aux exigences de résidence des données de votre entreprise.
Évolutivité pendant la haute saison
Le volume de la PBC augmente considérablement pendant la saison chargée. L'outil doit gérer une utilisation accrue sans dégradation des performances. Vérifiez si les prix évoluent de manière linéaire avec le volume ou s'il y a des frais de dépassement.
Au-delà du suivi : traitement des documents PBC
La collecte des documents PBC ne représente que la moitié du défi. L’autre moitié les utilise réellement dans votre travail d’audit. L'approche la plus efficace combine la gestion PBC avec des capacités de traitement de documents, de sorte que les documents reçus soient directement extraits, mis en correspondance et analysés sans étapes intermédiaires manuelles.
C'est là que des outils comme Blast Audit se différencient. Plutôt que de simplement vérifier si un document a été reçu, ils aident les auditeurs à extraire et à utiliser immédiatement les données contenues dans leurs feuilles de travail Excel existants.
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