¿Qué es una lista PBC? Guía completa para auditores
Si ha trabajado incluso en un solo encargo de auditoría, se ha encontrado con una lista de PBC. Abreviatura de "Preparada por el cliente", una lista PBC es el documento que le dice al cliente exactamente qué información necesita el equipo de auditoría y cuándo debe entregarse. A pesar de su simplicidad conceptual, la lista PBC es una de las herramientas más importantes en la gestión de proyectos de auditoría. Una lista bien elaborada mantiene el compromiso según lo previsto. Una mala gestión genera retrasos, frustración y horas perdidas.
Comprensión de la lista PBC
Una lista de PBC es esencialmente una solicitud de información. Detalla todos los documentos, cronogramas, informes y pruebas que el auditor necesita que el cliente proporcione. Cada elemento suele incluir una descripción de lo que se solicita, el formato en el que se debe proporcionar, la fecha de vencimiento y la persona responsable de entregarlo.
Las listas de PBC se utilizan tanto en auditorías externas como internas, aunque se asocian más comúnmente con auditorías de estados financieros. La lista generalmente se envía al cliente mucho antes de que comience el trabajo de campo para que el cliente tenga tiempo de reunir los materiales y el auditor pueda comenzar a trabajar rápidamente a su llegada.
Por qué son importantes las listas de PBC
La lista del PBC afecta directamente la eficiencia de la auditoría. Cuando los artículos se entregan a tiempo y en el formato correcto, el trabajo de campo se desarrolla sin problemas. Cuando los artículos llegan tarde, están incompletos o se entregan en formatos inutilizables, todo el compromiso se ralentiza. Los auditores terminan persiguiendo documentos en lugar de analizarlos.
Más allá de la programación, la lista del PBC también sirve como herramienta de comunicación. Aclara las expectativas entre el equipo de auditoría y el cliente, reduciendo los intercambios que surgen de solicitudes vagas o ambiguas. Una lista PBC precisa demuestra profesionalismo y facilita el cumplimiento para el cliente.
Qué figura en una lista de PBC
Los elementos específicos dependen de la naturaleza del compromiso, pero las solicitudes comunes incluyen:
Registros financieros como balances de comprobación, detalles del libro mayor, extractos bancarios, conciliaciones bancarias y libros auxiliares de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos.
Programas de respaldo que incluyen programas de deuda, programas de arrendamiento, programas de depreciación, transferencias de gastos prepagos y detalles de responsabilidad acumulada.
Documentos legales y de gobierno como actas de juntas directivas, acuerdos de préstamo, contratos y correspondencia legal.
Información fiscal que incluye declaraciones de impuestos, documentos de trabajo de provisión de impuestos y correspondencia con las autoridades fiscales.
Datos de recursos humanos y nómina, como registros de nómina, documentos de planes de beneficios y datos del censo de empleados para auditorías de planes de beneficios.
Documentación de sistemas y procesos, incluidos diagramas de flujo, políticas escritas, informes de acceso a TI y registros de gestión de cambios para auditorías de TI o compromisos SOX.
Mejores prácticas para gestionar listas de PBC
Sea específico en sus solicitudes. En lugar de solicitar "información bancaria", solicite "extractos bancarios de todas las cuentas para el período del 1 de enero al 31 de diciembre, incluido el estado de cuenta final que muestra el saldo de fin de año". La especificidad reduce las preguntas de seguimiento.
Establezca plazos realistas. Escalone las fechas de entrega según cuándo se necesitan realmente los elementos, en lugar de solicitarlos todos a la vez. Esto le brinda al cliente una carga de trabajo manejable y garantiza que los elementos más críticos lleguen primero.
Asignar propiedad a ambas partes. Cada elemento del PBC debe tener un preparador designado del lado del cliente y un revisor designado en el equipo de auditoría. La propiedad clara evita que los artículos pasen desapercibidos.
Seguimiento activo del estado. Mantenga un registro que muestre si cada artículo ha sido solicitado, recibido, revisado o aún pendiente. Comparta este rastreador con el cliente periódicamente para mantener a ambas partes alineadas.
Haga un seguimiento temprano. No espere hasta que pase la fecha límite para verificar los artículos pendientes. Un breve recordatorio unos días antes de la fecha prevista es mucho más eficaz que una queja a posteriori.
Desafíos comunes de PBC
El desafío más frecuente es la entrega tardía de los artículos solicitados. Esto a menudo se debe a que el cliente subestima el tiempo necesario para reunir los materiales o a que el personal clave no está disponible durante el período de auditoría. Iniciar el proceso de PBC temprano y mantener una comunicación regular ayuda a mitigar este riesgo.
Otro problema común es recibir documentos en formatos que requieren conversión manual, como el PDFs escaneado en lugar de hojas de cálculo. Especificar el formato deseado por adelantado y utilizar herramientas que puedan extraer datos de varios tipos de documentos reduce considerablemente esta fricción.
Simplifique su flujo de trabajo de PBC con Blast Audit, el complemento de Excel que extrae y compara documentos de auditoría automáticamente.